Hướng dẫn cơ bản để sử dụng biểu đồ PERT để tăng năng suất dự án

Hướng dẫn cơ bản để sử dụng biểu đồ PERT để tăng năng suất dự án

Kể từ khi bắt đầu các chiến lược quản lý dự án hiện đại vào những năm 1950, một số kỹ thuật quản lý dự án dựa trên biểu đồ đã phát triển. Một trong số đó là biểu đồ Gantt, nhưng nó chỉ có thể hiển thị tiến độ nhiệm vụ và do đó nghiên cứu đã được tiếp tục. Một sáng tạo cuối cùng là biểu đồ PERT hoặc Chương trình, Đánh giá và Xem xét Kỹ thuật.





Công cụ lập kế hoạch, thực hiện và quản lý dự án này hiển thị cho bạn nhiều dữ liệu hơn trong quá trình dự án. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu và triển khai biểu đồ PERT để quản lý dự án hiệu quả.



Biểu đồ PERT là gì?

Biểu đồ PERT là một biểu đồ biểu diễn lịch trình chính và các mốc quan trọng của bất kỳ dự án nào. Kỹ thuật hình dung tiến độ và lập kế hoạch dự án đồ họa này ra đời lần đầu tiên thông qua dự án tàu ngầm Polaris của Hải quân Hoa Kỳ.





Các nhà quản lý dự án kể từ đó đã thử nghiệm sơ đồ mạng PERT trong nhiều dự án. Họ chủ yếu cố gắng tìm ra thời lượng của dự án bằng cách phân tích chuỗi nhiệm vụ trong biểu đồ PERT. Hiện nay, mọi ngành công nghiệp đều sử dụng kỹ thuật này để lập kế hoạch và thực hiện các dự án phức tạp một cách đơn giản nhưng hiệu quả.

Lý do Sử dụng Biểu đồ PERT trong Quản lý Dự án

Người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm sử dụng biểu đồ PERT để ước tính các nguồn lực và thời gian của dự án. Hơn nữa, khi dự án tiếp tục, bạn cũng có thể biết lập kế hoạch nhiệm vụ, thứ tự nhiệm vụ, các mốc quan trọng và các giai đoạn của bất kỳ dự án nào .



Chủ dự án, người quản lý và các thành viên trong nhóm sử dụng biểu đồ PERT vì những lý do sau:

1. Loại bỏ sự phức tạp của dự án

Khi bạn chia nhỏ cấu trúc dự án bằng biểu đồ PERT, bạn sẽ thấy sự phụ thuộc của nhiệm vụ và độ phức tạp của nhiệm vụ. Hình ảnh tổng thể này chuyển đổi hiệu quả các dự án phức tạp thành các dự án đơn giản hơn trong khi quản lý chúng.



2. Dễ dàng thu hút thêm các chuyên gia và nhóm

Khi bạn sử dụng biểu đồ PERT, mọi nhóm chịu trách nhiệm sẽ trở nên hiệu quả trong việc hoàn thành trách nhiệm của họ trong suốt dự án. Bạn cũng có được cái nhìn sâu sắc hơn về các nhiệm vụ của nhóm và khả năng của họ để thực hiện những nhiệm vụ đó.

Do tính đơn giản của nó, mọi bộ phận đều có thể sử dụng công cụ này để giám sát phần dự án của họ. Sau đó, bạn có thể hợp nhất tất cả các biểu đồ PERT từ các nhóm khác nhau để thu thập thông tin tình báo có giá trị của dự án.



làm thế nào để hack các thiết bị kết nối với wifi của tôi

3. Các tình huống giả thuyết thử nghiệm

Các nhà quản lý dự án có thể tạo ra các tình huống xảy ra bằng cách sử dụng biểu đồ PERT. Họ biết điều gì đang hiệu quả và điều gì không hiệu quả trong quá trình dự án đang diễn ra. Họ cũng có thể thử nghiệm với các nguồn lực, thời gian và chi phí mà không ảnh hưởng đến dự án thực tế.

4. Dự đoán chính xác thời hạn

Biểu đồ PERT hiển thị cho bạn thứ tự rõ ràng về tiến độ dự án khi bạn đang lập kế hoạch dự án. Do đó, bạn có thể dự đoán chính xác thời hạn để gây ấn tượng với khách hàng.

cách kết nối bộ điều khiển xbox với xbox

Các thành phần của Biểu đồ PERT

Bước đầu tiên để triển khai biểu đồ PERT là hiểu các thành phần của nó. Hãy xem các yếu tố sau của biểu đồ PERT:

  • Mũi tên đại diện cho cách thức tổ chức nhiệm vụ tuần tự. Tùy thuộc vào bản chất của chuỗi, các mũi tên có thể liền khối hoặc có dấu chấm.
  • Hình tròn hoặc hình tam giác trong biểu đồ PERT là Điểm giao . Các nút trực quan hóa các nhiệm vụ hoặc các mốc quan trọng.
  • Slack hoặc Trôi nổi là thời gian trì hoãn mà một dự án có thể chịu được mà không làm chậm thời hạn tổng thể.
  • Thời gian dẫn đầu là khoảng thời gian mà hai hoạt động chồng lên nhau.
  • Tạo thời gian là độ trễ hoặc thời gian chờ giữa hai tác vụ.
  • Thời gian theo dõi nhanh là kịch bản khi nhiều nhiệm vụ quan trọng tiến hành đồng thời.
  • Bất kỳ nhiệm vụ nào có trình tự dài nhất trong dự án là một Đường dẫn tới hạn . Các đường dẫn quan trọng giúp xác định thời lượng dự án.
  • Sự kiện PERT là điểm mà một nhiệm vụ kết thúc và nhiệm vụ tiếp theo bắt đầu.

Cách vẽ biểu đồ PERT

Bạn cần tạo biểu đồ PERT trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Sau đây là các bước cơ bản để vẽ bất kỳ biểu đồ PERT nào:

  1. Xác định các mốc quan trọng của dự án.
  2. Biến mỗi mốc dự án thành một nhiệm vụ riêng lẻ.
  3. Tìm ra sự phụ thuộc của nhiệm vụ và chuỗi nhiệm vụ.
  4. Thực hiện ước tính thời gian của từng công việc.
  5. Bây giờ, bạn cần phải tính toán đường đi quan trọng và xem liệu dự án có đủ khả năng để thực hiện bất kỳ sự chùng xuống nào hay không.
  6. Vẽ biểu đồ PERT trong công cụ sơ đồ mạng. Hãy cập nhật nó vì nó là tài liệu sống để theo dõi tiến độ dự án của bạn.

Có liên quan: Cách tạo lưu đồ trong Microsoft Word (Cách dễ dàng)

Cách diễn giải biểu đồ PERT

Bằng cách diễn giải biểu đồ PERT, bạn biết được chuỗi các hoạt động xảy ra trong suốt thời gian tồn tại của dự án. Đây là những điểm giúp bạn giải thích bất kỳ biểu đồ PERT nào:

  1. Hướng của một mũi tên chỉ ra trình tự và luồng sự kiện để hoàn thành bất kỳ dự án nào.
  2. Mũi tên chấm là nhiệm vụ giả. Bạn sẽ tìm thấy các nhiệm vụ này trên một đường dẫn PERT khác.
  3. Mỗi vectơ sẽ hiển thị số lượng và thời gian được phân bổ của nó.
  4. Bất kỳ đề cập đến Thời gian lạc quan nghĩa là thời gian ngắn tốt nhất có thể.
  5. Ngược lại, Thời gian bi quan nghĩa là thời gian dài nhất có thể cho bất kỳ nhiệm vụ nào theo nghĩa logic.
  6. Nhiều khả năng là thời gian đề cập đến một dự đoán hợp lý về tình huống tốt nhất.
  7. Thời gian mong đợi có nghĩa là ước tính hoàn thành nhiệm vụ, giả sử sẽ có vấn đề.

Công cụ để tạo biểu đồ PERT

Có nhiều công cụ dựa trên đám mây hiệu quả về chi phí mà bạn có thể sử dụng để tạo biểu đồ PERT. Việc sử dụng các công cụ này sẽ tự động hóa công thức PERT và các tính toán độ lệch chuẩn. Sau đây là một số công cụ tốt nhất mà bạn có thể thử:

Lucidchart

Lucidchart là một trong những ứng dụng lập sơ đồ tốt nhất với AI tích hợp sẵn cho công việc cộng tác. Bạn có thể bắt đầu miễn phí. Gói miễn phí Lucidchart cung cấp cho bạn quyền truy cập vào ba tài liệu và tối đa 100 mẫu chuyên nghiệp.

Công cụ này có một số mẫu biểu đồ PERT trông chuyên nghiệp và hiệu quả cao để bạn lựa chọn.

Cacoo

Cacoo là một ứng dụng lập biểu đồ dòng chảy dựa trên đám mây hàng đầu khác. Bạn có thể động não, lập kế hoạch, thu thập phản hồi và trình bày bất kỳ điều gì liên quan đến biểu đồ PERT mà bạn đang lập. Bạn, nhóm của bạn và khách hàng có thể làm việc trên cùng một biểu đồ PERT trong thời gian thực.

Đăng ký là $ 5 / tháng (thanh toán hàng năm) hoặc $ 6 / tháng (thanh toán hàng tháng) với hai tháng miễn phí. Cacoo cũng cung cấp đăng ký dùng thử không cần thẻ tín dụng.

Visme

Visme là một ứng dụng thịnh hành để vẽ sơ đồ và lưu đồ. Nó cung cấp một Trình tạo biểu đồ PERT để quản lý dự án dễ dàng. Các công cụ này cung cấp nhiều tính năng hiện đại như trình tạo kéo và thả, kết nối các hình dạng và đường nét và tùy chỉnh hầu hết mọi thứ.

Nó cung cấp một đăng ký miễn phí, nơi bạn nhận được tối đa năm dự án, 100 MB dung lượng lưu trữ, chuyển đổi sơ đồ sang JPG và các mẫu giới hạn.

GitMind

Nếu bạn là một người cầu toàn và sẵn sàng tạo biểu đồ PERT của riêng mình từ đầu, bạn có thể dùng thử GitMind. Đây là một công cụ lập bản đồ tư duy miễn phí hỗ trợ việc tạo các sơ đồ và lưu đồ hiện đại.

làm thế nào để bạn kết hợp hai cột trong excel

Công cụ này có một danh sách phức tạp về các yếu tố bản vẽ, chủ đề và các tùy chỉnh. Hơn nữa, bạn có thể chia sẻ biểu đồ PERT với khách hàng để làm việc hợp tác. Nếu bạn cần gửi tệp biểu đồ PERT cho ai đó, hãy xuất tác phẩm của bạn ở một số định dạng như JPG, PNG, DOC, PDF, v.v.

Có liên quan: Ứng dụng biểu đồ Gantt miễn phí tốt nhất để quản lý dự án

Thúc đẩy quản lý dự án hướng tới năng suất cao nhất

Bây giờ bạn đã biết thêm về biểu đồ PERT và các công cụ để tạo chúng, bạn có thể dùng thử công cụ lập kế hoạch hoặc quản lý dự án này. Biểu đồ PERT thực sự hữu ích khi bạn đang thúc đẩy dự án hoàn thành một cách hiệu quả mà không thực hiện bất kỳ bước sai lầm nào. Hơn nữa, bạn có thể coi trọng việc gia tăng năng suất của dự án bằng cách tránh những lỗi thông thường trong quản lý dự án.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 9 sai lầm phổ biến trong quản lý dự án (và phải làm gì thay thế)

Bạn muốn hoàn thành các dự án lớn mà không bị quản lý yếu kém hoặc vượt quá ngân sách? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tránh những sai lầm này.

Đọc tiếp Chủ đề liên quan
  • Năng suất
  • Quản lý dự án
  • Quản lý công việc
  • Mẹo năng suất
  • Sơ đồ
Giới thiệu về tác giả Tamal Das(100 bài báo đã xuất bản)

Tamal là một nhà văn tự do tại MakeUseOf. Sau khi có được kinh nghiệm đáng kể về công nghệ, tài chính và quy trình kinh doanh trong công việc trước đây của mình trong một công ty tư vấn CNTT, anh ấy đã chấp nhận viết lách như một công việc toàn thời gian cách đây 3 năm. Mặc dù không viết về năng suất và tin tức công nghệ mới nhất, anh ấy thích chơi Splinter Cell và say sưa xem Netflix / Prime Video.

Xem thêm từ Tamal Das

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký