Home-theater-designers
Danh sách thả xuống giới hạn số lượng mục nhập cho một trường đầu vào. Chúng giúp ngăn lỗi chính tả và lỗi chính tả. Và Microsoft Excel hỗ trợ các tính năng danh sách thả xuống linh hoạt đáng ngạc nhiên. Do đó, nếu bạn muốn sử dụng Excel cho biểu mẫu hoặc thu thập dữ liệu, giúp người dùng của bạn dễ dàng hơn để chọn các mục với danh sách thả xuống.
Sử dụng danh sách thả xuống trong một ô khi có các tùy chọn cụ thể cho ô đó. Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách thả xuống chứa các tùy chọn như Nam giới và Giống cái , đúng và Không , Hay bất cứ thứ gì khác danh sách tùy chỉnh của các tùy chọn .
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm danh sách thả xuống vào bảng tính Excel của bạn.
Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel
Tạo danh sách thả xuống rất dễ dàng trong Excel, nhưng quá trình này không rõ ràng. Dưới đây là tóm tắt các bước để tạo danh sách thả xuống tùy chỉnh trong Excel:
- Tạo một Dải ô được Đặt tên: Bước này là cần thiết để tạo danh sách mà chúng tôi sẽ sử dụng trong danh sách thả xuống của bạn.
- Thêm xác thực dữ liệu: Đây là bước không quá rõ ràng, nơi bạn sẽ đặt ô để làm nổi bật danh sách thả xuống.
- Thêm Dải ô được Đặt tên vào Xác thực Dữ liệu: Cuối cùng, bạn sẽ tập hợp tất cả lại với nhau và xác định nguồn của danh sách thả xuống (tức là Phạm vi đã được đặt tên trước đó của bạn).
- Đặt thông báo đầu vào để xác thực dữ liệu: Bước này là tùy chọn. Nó cho phép bạn thêm một thông báo bật lên để hướng dẫn người dùng bảng tính của bạn.
Excel không dễ dàng , nó mạnh mẽ. Điều này có nghĩa là bạn có rất nhiều tùy chọn, như bạn sẽ thấy ngay sau đây. Bây giờ chúng ta hãy xem xét các bước để tạo danh sách thả xuống trong Excel chi tiết hơn.
1. Tạo một phạm vi được đặt tên
Một cách để thêm danh sách các mục vào danh sách thả xuống bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu là thêm danh sách của bạn vào một trang tính và đặt tên cho dải ô chứa danh sách . Bạn có thể thêm danh sách vào cùng một trang tính mà bạn sẽ thêm danh sách thả xuống hoặc một trang tính khác. Sử dụng một dải ô đã đặt tên trong danh sách thả xuống giúp bạn dễ dàng duy trì hơn.
Chúng tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống chứa một số loại thực phẩm khác nhau trên Sheet2 như một ví dụ. Nhập từng mục vào một ô riêng biệt trong một cột hoặc một hàng. Chọn các mục, nhập tên cho phạm vi ô đã chọn trong Hộp tên , và hãy nhấn Vào .
2. Thêm xác thực dữ liệu
Chuyển đến trang tính mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống của mình. Nhấn vào Dữ liệu tab và sau đó nhấp vào Xác nhận dữ liệu bên trong Công cụ dữ liệu phần.
Hãy đảm bảo rằng Cài đặt tab đang hoạt động trên Xác nhận dữ liệu hộp thoại.
3. Thêm Dải ô đã Đặt tên vào Xác thực Dữ liệu
Sau đó, chọn Danh sách từ Cho phép danh sách thả xuống. Chúng tôi sẽ sử dụng tên từ phạm vi ô đã đặt tên mà chúng tôi đã xác định để điền vào danh sách thả xuống. Nhập văn bản sau vào Nguồn hộp.
=FoodThay thế ' Đồ ăn 'với bất kỳ tên nào bạn đã cung cấp cho phạm vi ô của mình. Nhấp chuột VÂNG .
Các Bỏ qua chỗ trống hộp kiểm được chọn theo mặc định. Điều này cho phép bạn chọn ô và sau đó bỏ chọn ô mà không chọn một mục. Nếu bạn muốn yêu cầu một tùy chọn được chọn từ danh sách thả xuống, hãy bỏ chọn Bỏ qua chỗ trống hộp.
4. Đặt thông báo đầu vào để xác thực dữ liệu
Nếu bạn muốn một thông báo bật lên hiển thị khi ô chứa danh sách thả xuống được chọn, hãy nhấp vào Nhập tin nhắn chuyển hướng. Kiểm tra Hiển thị thông báo đầu vào khi ô được chọn hộp và điền vào Tiêu đề và Đầu vào tin nhắn các hộp. Bạn cũng có thể sử dụng Cảnh báo lỗi để thêm thông báo hiển thị khi đầu vào không hợp lệ được nhập vào danh sách thả xuống (ví dụ: nếu ai đó nhập vào ô thay vì chọn một tùy chọn). Kiểm tra Hiển thị cảnh báo Lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ hộp. Chọn một Phong cách và điền vào Tiêu đề và Thông báo lỗi các hộp.
Nhấp chuột VÂNG .
Khi bạn chọn một ô chứa danh sách thả xuống, mũi tên xuống để chọn một tùy chọn hiển thị ở bên phải ô. Nút mũi tên xuống chỉ hiển thị khi ô được chọn. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hiển thị mũi tên xuống bên cạnh danh sách thả xuống ở phần sau của bài viết này.
Nếu danh sách thả xuống chứa nhiều hơn tám mục, bạn sẽ thấy thanh cuộn trên danh sách thả xuống khi bạn nhấp vào mũi tên.
cách di chuyển tệp google drive sang tài khoản khác
Tùy chọn danh sách thả xuống nâng cao
Bây giờ bạn đã có danh sách thả xuống cơ bản, hãy đi sâu vào cài đặt nâng cao của Excel để chỉnh sửa và tùy chỉnh danh sách của bạn.
Chỉnh sửa hoặc Xóa một Dải ô được Đặt tên
Nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc xóa một dải ô đã đặt tên, bạn phải sử dụng Người quản lý tên . Nhấn vào Công thức tab và sau đó nhấp vào Người quản lý tên bên trong Tên được xác định phần.
Để thay đổi phạm vi ô cho một tên trên Người quản lý tên hộp thoại, chọn Tên trong danh sách và sau đó bấm vào nút phạm vi ô ở cuối hộp thoại. Sau đó, chọn phạm vi ô và nhấp lại vào nút phạm vi ô trên phiên bản thu gọn của Người quản lý tên hộp thoại, giống như cách chúng tôi đã mô tả trong phần trên.
Tiếp theo, nhấp vào dấu kiểm màu xanh lục để lưu phạm vi ô mới cho vùng đã chọn Tên .
Bạn cũng có thể thay đổi một Tên bằng cách chọn nó trong danh sách, nhấp vào Chỉnh sửa , chỉnh sửa tên trên Chỉnh sửa tên hộp thoại và nhấp vào VÂNG . Bạn cũng có thể thay đổi phạm vi ô trên Chỉnh sửa tên hộp thoại.
Để xóa tên, hãy chọn Tên trong danh sách và nhấp vào Xóa bỏ .
Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc
Danh sách thả xuống phụ thuộc là danh sách trong đó các tùy chọn thay đổi dựa trên lựa chọn trong một danh sách thả xuống khác.
Ví dụ: khi chúng tôi chọn pizza trong danh sách thả xuống mà chúng tôi đã tạo trong Cách tạo danh sách thả xuống ở trên, danh sách thả xuống phụ thuộc thứ hai chứa các loại bánh pizza khác nhau. Nếu bạn chọn người Trung Quốc , các tùy chọn trong danh sách thả xuống phụ thuộc thứ hai chứa các loại món ăn Trung Quốc khác nhau.
Trước khi tiếp tục, hãy quay lại Cách tạo danh sách thả xuống và tạo phần chính Đồ ăn yêu thích danh sách thả xuống, nếu bạn chưa làm như vậy.
Bây giờ, chúng ta sẽ tạo thêm ba danh sách và đặt tên cho chúng. Nhập danh sách cho từng tùy chọn trong danh sách thả xuống chính của bạn. Chọn một trong các danh sách khác, nhập tên cho danh sách đó trong Hộp tên và hãy nhấn Vào . Lặp lại cho từng danh sách.
Tên của các danh sách khác phải khớp với các tùy chọn trong danh sách thả xuống chính. Ví dụ: một trong ba danh sách khác của chúng tôi chứa các loại cookie và được đặt tên Bánh quy , như hình dưới đây. Hai danh sách khác trong hộp màu đỏ trên hình ảnh dưới đây được đặt tên là pizza và người Trung Quốc .
Trước khi tạo danh sách thả xuống phụ thuộc, bạn phải chọn một mục trong danh sách thả xuống chính. Bạn chọn tùy chọn nào không quan trọng. Sau đó, chọn ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống phụ thuộc.
Nhấn vào Dữ liệu tab và sau đó nhấp vào Xác nhận dữ liệu bên trong Công cụ dữ liệu phần. Lựa chọn Danh sách bên trong Cho phép danh sách thả xuống.
Nhập văn bản sau vào Nguồn hộp. Thay thế ' $ B $ 2 'với tham chiếu đến ô chứa danh sách thả xuống chính của bạn. Giữ các ký hiệu đô la trong tham chiếu ô. Điều đó cho biết một tham chiếu tuyệt đối đến ô sẽ không thay đổi ngay cả khi bạn sao chép hoặc di chuyển công thức tham chiếu đến ô đó.
=INDIRECT($B)Hàm INDIRECT trả về tham chiếu được chỉ định bởi một chuỗi văn bản, trong trường hợp này là văn bản từ tùy chọn được chọn trong danh sách thả xuống chính trong ô B2. Ví dụ: nếu bạn chọn người Trung Quốc từ danh sách thả xuống chính, = INDIRECT ($ B $ 2) trả lại người Trung Quốc thẩm quyền giải quyết. Do đó, danh sách thả xuống thứ hai chứa người Trung Quốc mặt hàng.
Nhấp chuột VÂNG .
Danh sách trong Món ăn yêu thích danh sách thả xuống trong ví dụ bên dưới thay đổi tùy thuộc vào những gì được chọn trong Đồ ăn yêu thích danh sách thả xuống.
Sao chép và dán danh sách thả xuống
Nếu bạn cần sao chép danh sách thả xuống có xác thực dữ liệu sang các ô khác, hãy sao chép và dán ô bằng cách sử dụng Ctrl + C và Ctrl + V . Điều này sao chép danh sách thả xuống và định dạng.
Nếu bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống với xác thực dữ liệu chứ KHÔNG phải định dạng, hãy chọn ô và sao chép nó bình thường bằng cách sử dụng Ctrl + C . Sau đó, đi đến Nhà tab và nhấp vào Dán bên trong Bảng tạm phần. Lựa chọn Dán đặc biệt .
Trên Dán đặc biệt hộp thoại, chọn Thẩm định bên trong Dán phần. Sau đó nhấp vào VÂNG .
Thao tác này sẽ chỉ sao chép danh sách thả xuống chứ không phải định dạng trong ô gốc.
Ghi chú: Hãy cẩn thận khi bạn đang làm việc với danh sách thả xuống trong Excel. Khi bạn sao chép một ô không chứa danh sách thả xuống trên một ô có chứa danh sách thả xuống, danh sách thả xuống sẽ bị mất. Excel không cảnh báo bạn hoặc nhắc bạn xác nhận hành động. Tuy nhiên, bạn có thể hoàn tác hành động bằng cách sử dụng Ctrl + Z .
Chọn tất cả các ô chứa danh sách thả xuống
Bởi vì nút mũi tên xuống không hiển thị trên danh sách thả xuống trừ khi ô đó được chọn, rất khó để biết ô nào chứa danh sách thả xuống. Bạn có thể áp dụng định dạng khác nhau cho các ô có danh sách thả xuống. Tuy nhiên, trước tiên bạn cần phải tìm tất cả các danh sách thả xuống, nếu bạn chưa định dạng chúng. Có một cách để chọn tất cả các ô chứa danh sách thả xuống, cho phép bạn xem chúng ở đâu.
Đầu tiên, chọn một ô chứa danh sách thả xuống. Đi đến Nhà tab và nhấp vào Tìm & Chọn bên trong Chỉnh sửa phần. Sau đó, chọn Chuyển đến Đặc biệt .
Trên Chuyển đến Đặc biệt hộp thoại, chọn Xác nhận dữ liệu . Các Tất cả các tùy chọn bên dưới Xác nhận dữ liệu chọn tất cả các ô có bất kỳ quy tắc xác thực dữ liệu nào được áp dụng cho nó. Các Tương tự tùy chọn chỉ chọn các ô có danh sách thả xuống sử dụng cùng loại quy tắc xác thực dữ liệu với quy tắc trong ô đã chọn.
Chúng tôi sẽ chấp nhận lựa chọn mặc định của Tất cả các bởi vì danh sách thả xuống của chúng tôi có các quy tắc hơi khác nhau. Một sử dụng một phạm vi đã đặt tên để nhận giá trị của nó và một sử dụng hàm INDIRECT.
Nhấp chuột VÂNG .
Hai danh sách thả xuống của chúng tôi đã được chọn.
Bây giờ bạn có thể định dạng các ô này để phân biệt chúng với các ô khác, vì vậy bạn biết tất cả danh sách thả xuống ở đâu. Nếu bạn không muốn áp dụng định dạng khác cho danh sách thả xuống, phần tiếp theo sẽ chỉ cho bạn một cách khác để làm cho chúng luôn hiển thị.
Làm cho Danh sách thả xuống Mũi tên luôn hiển thị
Nút mũi tên xuống trên danh sách thả xuống sẽ biến mất khi ô không được chọn. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách thêm nút mũi tên xuống vĩnh viễn ở bên phải danh sách thả xuống.
Chúng tôi đã chụp ảnh màn hình của nút mũi tên xuống trên danh sách thả xuống trong Excel. Chúng tôi sẽ chèn hình ảnh đó vào ô bên phải danh sách thả xuống, vì vậy bạn sẽ thấy nút mũi tên xuống ngay cả khi danh sách thả xuống không được chọn. Khi chọn danh sách thả xuống, nút mũi tên xuống của danh sách sẽ hiển thị trên hình ảnh chúng tôi đã chèn.
Để bắt đầu, hãy tải xuống drop-down-arrow.png tệp (nhấp chuột phải vào liên kết đó và chọn Lưu liên kết như ). Sau đó, chọn ô ở bên phải danh sách thả xuống và chuyển đến Chèn chuyển hướng.
Sau đó nhấp vào Hình minh họa và chọn Những bức ảnh .
Trên Chèn ảnh hộp thoại, điều hướng đến nơi bạn đã lưu drop-down-arrow.png tập tin và chọn tập tin. Sau đó nhấp vào Chèn .
Hình ảnh được chèn vào bên trái của ô, trông giống như nó được kết nối với danh sách thả xuống trong ô bên trái. Bây giờ, bạn biết danh sách thả xuống đó ở đâu và bạn có thể chọn ô đó và nút mũi tên xuống thực sự hiển thị trên ô giả.
Xóa danh sách thả xuống khỏi ô
Nếu bạn quyết định muốn xóa danh sách thả xuống khỏi một ô, hãy chọn ô và mở Xác nhận dữ liệu hộp thoại như được mô tả trước đó, trong Cách tạo danh sách thả xuống phần (đi đến Dữ liệu tab và nhấp vào Xác nhận dữ liệu bên trong Công cụ dữ liệu phần). Nhấn vào Quet sạch tât cả nút này khả dụng bất kể tab nào hiện được chọn.
Các tùy chọn trên Xác nhận dữ liệu hộp thoại được đặt lại về mặc định của chúng. Nhấp chuột VÂNG .
Danh sách thả xuống bị xóa và ô được khôi phục về định dạng mặc định. Nếu có một tùy chọn được chọn khi bạn xóa danh sách thả xuống, ô sẽ được điền với giá trị của tùy chọn đó.
Nếu bạn không muốn giữ nguyên bất kỳ giá trị nào khi xóa danh sách thả xuống, bạn có thể sao chép một ô trống và dán nó lên ô chứa danh sách thả xuống. Danh sách thả xuống bị xóa và ô trở thành ô trống.
Làm cho danh sách thả xuống phù hợp với bạn
Sử dụng đầy đủ các danh sách thả xuống để nhập dữ liệu vào Excel để làm việc hiệu quả hơn và làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Có nhiều điều khiển biểu mẫu khác có sẵn trong Kiểm soát phần của Nhà phát triển bạn có thể thử nghiệm trong trang tính của mình.
Làm cách nào để bạn sử dụng danh sách thả xuống trong Excel? Chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới. Ngoài ra, có bạn thành thạo các biểu đồ Excel nhưng?
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 6 lựa chọn thay thế có thể nghe được: Ứng dụng sách nói miễn phí hoặc giá rẻ tốt nhấtNếu bạn không thích trả tiền cho sách nói, đây là một số ứng dụng tuyệt vời cho phép bạn nghe chúng miễn phí và hợp pháp.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office 2016
- Mẹo Microsoft Office
- Microsoft Office 2019
Với bằng Cử nhân Công nghệ Thông tin, Sandy đã làm việc nhiều năm trong ngành CNTT với tư cách là Giám đốc dự án, Giám đốc bộ phận và Trưởng nhóm PMO. Sau đó, cô quyết định theo đuổi ước mơ của mình và hiện viết về công nghệ toàn thời gian.
Xem thêm từ Sandy WrittenhouseTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký