Home-theater-designers
Mail Merge có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, vì vậy hãy tìm hiểu quy trình từ đầu đến cuối với hướng dẫn này.
Tất cả những người quen thuộc với bộ Office đều đã nghe nói về Mail Merge, nhưng nhiều người không biết chính xác quá trình này được thực hiện như thế nào. Nó dễ dàng hơn bạn có thể nghĩ - miễn là bạn hiểu rõ cách thiết lập tài liệu của mình trước đó và hợp nhất chúng trong Word.
Sau khi thiết lập và chạy, bạn sẽ sử dụng tính năng này để tạo mọi thứ từ thẻ chỉ mục tùy chỉnh gửi thư hàng loạt tại nơi làm việc của bạn. Mail Merge chỉ gây khó khăn cho lần đầu tiên và bạn có thể tự mình chứng minh điều đó bằng cách thực hiện thông qua hướng dẫn này.
Chúng tôi đã sử dụng Office 2016 mới cho hướng dẫn này, nhưng quy trình áp dụng cho các phiên bản Microsoft Word và Excel cũ hơn.
Cách thiết lập tài liệu nguồn
Mail Merge hoạt động bằng cách điền các trường được chỉ định vào tài liệu với dữ liệu từ một nguồn khác, thường là cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính . Bước đầu tiên để kết hợp thư thành công là thiết lập tài liệu nguồn và đảm bảo rằng nó được định dạng theo cách mà Word có thể hiểu được.
Cho rằng đó là cách sử dụng phổ biến nhất của kỹ thuật này, ví dụ của chúng tôi sẽ xoay quanh việc đặt các tên và địa chỉ riêng lẻ trên một thư hàng loạt chung. Các trường chúng tôi sẽ bao gồm Tên, Công ty, Địa chỉ, Thành phố, Tiểu bang và Mã Zip - nhưng những chi tiết cụ thể này không cần thiết, miễn là bạn đang tuân theo quy trình tổng thể.
Sử dụng Excel
Nếu bạn đang sử dụng Excel để xây dựng tài liệu nguồn của mình, bạn chỉ cần tạo một bảng gồm tất cả các thông tin thích hợp có thể được bao gồm trong Kết hợp Thư này hoặc một thư trong tương lai.
Ý tưởng cơ bản ở đây là chia các phần thông tin khác nhau của bạn thành các cột riêng biệt và cung cấp cho mỗi cột một tiêu đề thích hợp. Điều này giúp bạn dễ dàng chọn và chọn từ những chi tiết đó sau này, giúp bạn có thể sử dụng cùng một tài liệu nguồn để tạo bất kỳ thứ gì từ huy hiệu ID đến nhãn địa chỉ.
Tiếp theo, chọn tất cả dữ liệu của bạn (bao gồm cả tiêu đề cột), điều hướng đến Công thức tab và chọn Xác định tên .
Bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho tập dữ liệu của mình, vì vậy hãy chọn tên phù hợp. Nếu bạn có khả năng giám sát nhiều dự án Mail Merge cho các thư khác nhau, bạn nên thêm một thứ gì đó dễ nhận biết để phân biệt chúng hơn nữa. Sau khi hoàn tất, hãy lưu công việc của bạn và đóng bảng tính.
Sử dụng Word
Bạn cũng có thể sử dụng tệp Word làm tài liệu nguồn của mình, nhưng nó đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn một chút. Bạn sẽ cần phải thiết lập một cái bàn để giữ cho mọi thứ được sắp xếp , vì vậy hãy đi đến Chèn tab, tìm Những cái bàn và nhấp vào menu thả xuống. Quy định kích thước bảng cần thiết cho dự án của bạn, và sau đó bắt đầu điền vào nó với dữ liệu của bạn.
cách chọn nhiều bài hát trên Spotify
Không cần phải lo lắng quá nhiều về việc định dạng ở đây, vì tài liệu này hoàn toàn nhằm mục đích hoạt động như một tệp nguồn cho Kết hợp Thư của bạn. Tuy nhiên, độ chính xác là chìa khóa, vì vậy hãy đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn đã được đặt vào đúng cột và được đặt đúng tiêu đề. Khi bạn hoàn thành, hãy lưu tài liệu và đóng nó trong thời gian này.
Bắt đầu kết hợp thư của bạn
Mở Word và tạo một tài liệu mới. Đi đến Thư từ và nhấp vào Bắt đầu kết hợp thư thả xuống để chọn dự án mong muốn của bạn.
Đây là nơi mà quá trình có thể khác đi một chút, tùy thuộc vào những gì bạn đang muốn thực hiện. Nếu tôi đang làm một nhãn hoặc thứ gì đó khác có thể được in trên giấy không tiêu chuẩn, tôi sẽ được đưa ra một màn hình khác cho phép tôi quy định một số tùy chọn in bổ sung.
làm thế nào để biết khi nào tài khoản google được tạo
Trong trường hợp này, hãy chọn Vỡ nợ , trừ khi bạn có lý do để làm khác, và sau đó chọn số sản phẩm thích hợp để Word có thể áp dụng đúng mẫu.
Nhập dữ liệu nguồn
Với những nền tảng đó, bây giờ chúng ta có thể bắt đầu nhập thông tin mà chúng ta đã nhập vào tài liệu nguồn khi bắt đầu quá trình. Đi đến Thư từ một lần nữa, nhấp vào Chọn người nhận và lựa chọn Sử dụng danh sách hiện có .
Điều hướng đến tài liệu nguồn của bạn, cho dù nó được tạo bằng Word hay Excel - bộ Office của Microsoft sẽ hoạt động tốt với nhau trong hầu hết các tình huống. Nếu bạn đang sử dụng bảng tính, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận bảng bạn đang chọn và bạn nên đảm bảo hộp được đánh dấu Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột được đánh dấu. Bây giờ đi đến Viết & Chèn trường phần của Thư từ tab và nhấp vào Khối địa chỉ (hoặc bất cứ điều gì có ý nghĩa đối với dự án của bạn).
Tại đây, bạn sẽ có thể tinh chỉnh chính xác những trường nào được chuyển từ tài liệu nguồn của bạn sang thư cuối cùng của bạn. Để có nhiều tùy chọn hơn nữa ở giai đoạn này, chúng tôi có thể đã thêm họ, tên đệm và họ của người nhận dưới dạng các cột riêng lẻ, điều này sẽ mở rộng danh sách các lựa chọn có sẵn trong Chèn tên người nhận ở định dạng này đồng ruộng. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn là tùy chọn.
Công cụ Khối địa chỉ rất tuyệt vời cho bất kỳ ai muốn tăng tốc độ thông qua Kết hợp Thư của họ, nhưng nếu bạn muốn quy định chính xác cách tài liệu của bạn được trình bày , hãy xem xét việc sử dụng Chèn trường hợp nhất tùy chọn dưới Viết & Chèn trường phần để đặt từng lĩnh vực bằng tay. Khi bạn đã chèn các trường của mình vào tài liệu, bạn có thể sử dụng Xem trước kết quả để xem nó sẽ in như thế nào sau khi được điền.
Bây giờ là lúc để thực hiện bất kỳ chỉnh sửa định dạng nào mà bạn có thể cần thực hiện; thay đổi phông chữ, điều chỉnh cách mỗi trường sẽ hiển thị trên trang và bất kỳ điểm khởi sắc nào về mặt thẩm mỹ mà bạn muốn thêm vào. Sau khi hoàn tất, hãy điều hướng đến tab Thư một lần nữa và nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất Bên dưới Kết thúc phần. Các tài liệu đã hoàn thành của bạn đã sẵn sàng và đang chờ bạn in và gửi qua đường bưu điện.
Đối với điều gì đó đơn giản hơn một chút, hãy xem các nhà sản xuất nhãn tốt nhất mà bạn có thể mua.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 5 mẹo để nạp đầy năng lượng cho máy VirtualBox Linux của bạnBạn mệt mỏi với hiệu suất kém do các máy ảo cung cấp? Đây là những gì bạn nên làm để tăng hiệu suất VirtualBox của mình.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Phần mềm soạn thảo văn bản
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Mail Merge
- Microsoft Office 2016
Nhà văn Anh hiện đang sống ở Mỹ. Tìm tôi trên Twitter qua @radjonze.
Xem thêm từ Brad JonesTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký