Home-theater-designers
Hay bạn nên sử dụng cả hai? Microsoft Access và Excel đều có tính năng lọc, đối chiếu và truy vấn dữ liệu, nhưng chương trình nào phù hợp với yêu cầu công việc của bạn và làm cách nào để bạn tận dụng tối đa cả hai thế giới?
Hiểu mỗi công cụ dùng để làm gì
Bảng trên sẽ cung cấp cho bạn sơ lược về những so sánh chính giữa việc sử dụng Microsoft Access hoặc Excel cho các yêu cầu dữ liệu của bạn. Trong một thế giới lý tưởng, tất cả chúng ta đều sử dụng Microsoft Excel và Access thay thế cho nhau, một loại dùng cho các phép tính toán học nâng cao và so sánh thống kê, loại còn lại cho khả năng sắp xếp và hiển thị các nhóm dữ liệu theo cách có cấu trúc.
Các câu hỏi chính trước sự lựa chọn của bạn
Bạn nên tự hỏi mình những câu hỏi quan trọng này trước khi bắt tay với phần mềm này hơn phần mềm khác:
- Bạn muốn tổ chức dữ liệu của mình như thế nào?
- Lặp đi lặp lại? Sao chép?
- Theo dõi hành động / quản lý sự kiện?
- Bạn đang lưu trữ và quản lý, hay lưu trữ và phân tích?
- Bạn có bao nhiêu dữ liệu?
- Chữ?
- Số?
- Bạn có yêu cầu định dạng cho đầu ra có thể chia sẻ không?
Excel dành cho phân tích dữ liệu
Excel vượt trội về dữ liệu số, khả năng lưu trữ của nó và nhiều phép phân tích hoán vị mà bạn có thể yêu cầu để phát hiện ra bất kỳ mẫu, xu hướng hoặc từ sai nào trong dữ liệu của bạn. Đường cong học tập cho Excel khá ngắn - khi bắt đầu có vẻ cực kỳ khó khăn, nhưng bạn sẽ nhanh chóng uốn cong bảng tổng hợp để sử dụng ngay lập tức.
tệp đang mở trong một chương trình khác
Các phiên bản mới nhất đến hoàn toàn bị kẹt với đầy đủ các mẫu , các phím tắt tiện dụng và GUI rất thân thiện, nhưng cần phải cân nhắc. Excel là một công cụ tuyệt vời khi sử dụng một vài bảng tính cùng một lúc, nhưng khi bạn bắt đầu mở rộng quy mô cơ sở dữ liệu của mình, chẳng hạn như với tập dữ liệu của chính phủ, Excel sẽ bắt đầu gặp khó khăn.
Việc duy trì một bảng tính Excel khổng lồ với hàng nghìn, nếu không muốn nói là hàng chục nghìn mục nhập ngày càng trở nên khó khăn và khi dữ liệu của bạn phát triển, nhu cầu cập nhật công thức, phạm vi tóm tắt và macro có thể dẫn đến lỗi xuất hiện trong dữ liệu của bạn.
Tài nguyên Excel
Dưới đây là một số tài nguyên, hướng dẫn và mẫu trực tuyến tuyệt vời để cung cấp cho bạn lợi thế khi làm quen với Excel:
- Học Excel mà không tốn một xu - danh sách tham khảo cho các hướng dẫn về Excel, bao gồm mọi thứ bạn cần thông qua một trong các liên kết
- Mẫu cho Excel - Microsoft Office lưu trữ cho các mẫu Excel. Excel 2013 có một danh sách mở rộng khi bạn mở phần mềm - hãy duyệt qua để có thêm tùy chọn!
- Chandoo.org - rất nhiều thông tin miễn phí bao gồm tất cả các cấp độ học tập
- MrExcel - tương tự như Chandoo, có hàng nghìn video và hướng dẫn thực hành
- Youtube: Howcast Tech - loạt bài giới thiệu tuyệt vời, hướng tới một số công cụ Excel trung gian
Chandoo, MrExcel và chuỗi video YouTube từ Howcast Tech đặc biệt tốt, mỗi bộ đều cung cấp các hướng dẫn nổi bật bao gồm khá nhiều công cụ mà bạn có thể gặp phải trong Excel, các nguồn tài nguyên tuyệt vời dành cho những người mới bắt đầu khiêm tốn ngay cả với những người am hiểu về Excel trong chúng ta.
Truy cập Vượt trội tại Quản lý Dữ liệu
Microsoft Access là một con thú hơi khác so với Excel. Trong trường hợp Microsoft Excel duy trì sự tập trung vào chuỗi dữ liệu số, có khả năng xảy ra một lần, Access cung cấp giải pháp lưu trữ thông tin có thể được gọi lại và tham chiếu ở nhiều nơi. Tôi sẽ thừa nhận đường cong học tập cho Access là vấn đề ở nhiều nơi, nhưng một khi bạn đã học được những kiến thức cơ bản về phần mềm, bạn sẽ thấy những kỹ năng đó tương đối có thể hoán đổi cho nhau với hầu hết mọi phần mềm cơ sở dữ liệu.
Có lẽ sự khác biệt lớn nhất giữa Microsoft Access và Excel là phương pháp lưu trữ hồ sơ. Bản ghi Microsoft Access được miễn phí để sửa đổi bất kỳ lúc nào. Hình trên cho thấy Microsoft Access (trên cùng) và Excel (dưới) để so sánh. Lưu ý, khi sử dụng Microsoft Access, mỗi bản ghi riêng lẻ được cấp một số ID cụ thể - cột đầu tiên - để cho phép bạn sắp xếp, lọc và truy vấn toàn bộ cơ sở dữ liệu của mình. Và cơ sở dữ liệu của bạn chỉ có vậy - một kho thông tin kỹ thuật số. Việc bổ sung thêm thông tin, sửa đổi, xóa, lọc và truy vấn thông tin đó không ảnh hưởng đến bản ghi hiện có cũng như các công thức, phạm vi tóm tắt, bảng và báo cáo bạn đã thiết lập. Khi sử dụng một tập dữ liệu lớn trong Excel, có khả năng việc thực hiện bất kỳ tác vụ nào đã nói ở trên có thể bị hỏng một cái gì đó, ở đâu đó.
Xa hơn một bước so với Excel
Microsoft Access tiến một bước xa hơn Excel về khả năng lưu trữ dữ liệu thuần túy, có các công cụ nội bộ cụ thể để đảm bảo chất lượng dữ liệu:
- Sử dụng danh sách tra cứu và quy tắc xác thực cho các trường riêng lẻ ở cấp bảng
- Biểu mẫu có thể thêm các quy tắc bổ sung vào bảng Access của bạn trong quá trình nhập dữ liệu
- Đáp ứng lựa chọn của người dùng và các sự kiện được xác định trước
- Tính toàn vẹn tham chiếu giữa các bảng được Microsoft Access duy trì nhất quán - đảm bảo mọi dữ liệu của bạn luôn có ý nghĩa, gần như mọi lúc
Việc tổng hợp các cơ sở dữ liệu khổng lồ cũng tương đối đơn giản trong Microsoft Access. Truy vấn và lọc có thể diễn ra bất kể chế độ lưu trữ của bạn như thế nào với Microsoft Access cung cấp các giải pháp phân tích dữ liệu mạnh mẽ - nhưng không có bảng tổng hợp!
Tài nguyên truy cập của Microsoft
Tương tự như các dịch vụ Microsoft Excel của chúng tôi, đây là một số tài nguyên, hướng dẫn và mẫu trực tuyến tuyệt vời để cung cấp cho bạn lợi thế khi nắm bắt rõ hơn về Access:
- Dễ dàng truy cập với các mẫu - hướng dẫn chính thức của MS Office để sử dụng các mẫu Access để tăng tốc công việc của bạn
- Giới thiệu về Mẫu Access 2010 - giới thiệu về cách chọn và triển khai các mẫu Access
- GCF Học miễn phí - 14 phần hướng dẫn bao gồm nhập dữ liệu đến trình bày dữ liệu và hơn thế nữa
- Mọi thứ đều có quyền truy cập - chắc chắn rồi to lớn danh sách các câu hỏi và hướng dẫn về Access
- Baycon Group [Đã xóa URL bị hỏng] - hướng dẫn chuyên sâu từ nhập dữ liệu của bạn đến các bảng truy vấn nâng cao
Và người chiến thắng là...
Không!
Ồ, thật đáng tiếc, xin lỗi… nhưng tôi hy vọng rằng chúng tôi đã minh họa từng phần mềm để quyết định lưu trữ / phân tích dữ liệu tiếp theo của bạn sẽ dễ dàng hơn. Bạn có thể nhập dữ liệu Microsoft Access vào Excel và ngược lại theo một số cách, mở rộng vô hạn tiềm năng của cả hai phần mềm. Các giải pháp được cung cấp bởi Microsoft Access và Excel cung cấp một loạt các kỹ thuật quản lý dữ liệu phát triển cùng với yêu cầu dữ liệu của chúng tôi.
CPU sẽ nóng đến mức nào
Thanh trên cùng minh họa các tùy chọn nhập và xuất có sẵn qua Microsoft Access> Dữ liệu bên ngoài chuyển hướng. Màn hình thứ hai hiển thị các tùy chọn xuất tương tự qua Excel> Dữ liệu chuyển hướng. Cả hai tab dữ liệu đều cung cấp cho người dùng một chức năng chéo mở rộng cho phép bạn tận dụng tối đa cả hai thế giới: tính toán toán học cao cấp, định dạng và bảng, cùng với khả năng quản lý, phân tích và phóng sự dữ liệu tuyệt vời.
Những độc giả tinh mắt sẽ nhận thấy thiếu tab xuất Excel.> CTRL + C hoặc CMD + C!
Chỉ hiểu những gì mỗi công cụ có thể làm cho bạn và dữ liệu của bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn, vì vậy hãy sử dụng cả hai để làm lợi thế của bạn bằng cách đọc và xem một số hướng dẫn để có được một số kinh nghiệm thực hành với các công cụ dữ liệu mạnh mẽ này.
Chúng tôi đã bỏ lỡ bất cứ điều gì? Các lựa chọn thay thế Microsoft Access và Excel yêu thích của bạn là gì? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới!
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách thay đổi giao diện của màn hình Windows 10 của bạnBạn muốn biết cách làm cho Windows 10 trông đẹp hơn? Sử dụng các tùy chỉnh đơn giản này để biến Windows 10 của riêng bạn.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- các cửa sổ
- Năng suất
- Microsoft Excel
- Quyền truy cập của Microsoft
Gavin là Junior Editor cho Windows and Technology Explained, người đóng góp thường xuyên cho Podcast Thực sự Hữu ích và là người đánh giá sản phẩm thường xuyên. Anh ấy có bằng Cử nhân (Hons) Viết đương đại với Thực hành nghệ thuật kỹ thuật số bị cướp đoạt từ những ngọn đồi của Devon, cũng như hơn một thập kỷ kinh nghiệm viết văn chuyên nghiệp. Anh ấy thích uống nhiều trà, trò chơi trên bàn và bóng đá.
Xem thêm từ Gavin PhillipsTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký