Home-theater-designers
Chia sẻ tài liệu trên Google Drive không còn là điều mới lạ nữa. Và nó chỉ trở nên tốt hơn khi công việc từ xa chạm đến tất cả các nơi trên thế giới. Đó là tin tốt cho chúng tôi khi một thư mục chia sẻ Google Drive đơn giản mở ra rất nhiều ý tưởng hợp tác trên nhiều miền khác nhau.
Bạn vẫn hiểu nó? Mười mẹo này sẽ giúp bạn quản lý các tệp được chia sẻ tốt hơn một chút kể từ hôm nay.
Khái niệm cơ bản về Chia sẻ Google Drive
Bạn có thể chia sẻ bất kỳ tệp hoặc thư mục nào. Nhưng bạn phải chú ý đến những người bạn đang chia sẻ và mức độ quyền chia sẻ mà bạn cho phép trên Google Drive.
Đoạn video dài hai phút tóm tắt quá trình này.
Với tư cách là chủ sở hữu, bạn có thể cấp cho người khác quyền sở hữu hoàn toàn đối với tệp hoặc một số cấp quyền truy cập xem và chỉnh sửa.
- Có thể chỉnh sửa: Bảng tính cộng tác mà bạn đang làm việc với nhóm của mình.
- Có thể bình luận: Bản thảo cuốn sách bạn đang viết. Những người khác có thể xem và thêm nhận xét vào tệp, nhưng không thể chỉnh sửa tệp. Thư mục không có bình luận.
- Có thể xem: Lời mời dự tiệc cuối tuần mà bạn vừa thực hiện với Bản trình bày.
Đây là biểu đồ so sánh quyền truy cập dành cho người xem, người bình luận, người chỉnh sửa hoặc chủ sở hữu:
Nguồn: Bộ phận hỗ trợ của Google
1. Làm cách nào để tắt tính năng Sao chép, Tải xuống và In các Tệp Chia sẻ?
Bạn có thể không cho phép tải xuống, in và sao chép các tệp được chia sẻ. Tính năng quản lý quyền thông tin nâng cao loại bỏ các tùy chọn này khỏi menu của trình xem. Đây là một lớp kiểm soát khác đối với tài liệu của bạn.
Mở Google Drive. Chọn tệp được chia sẻ và nhấp vào Đăng lại biểu tượng ở trên cùng bên phải.
Trên Chia sẻ với mọi người và nhóm hộp thoại, thêm tên của các cộng tác viên. Đặt cấp độ quyền của cộng tác viên của bạn từ menu thả xuống bên cạnh trường tên. Quyền chia sẻ của Google Drive là Biên tập viên , Người xem , Bình luận .
Gửi thông báo và tin nhắn cá nhân là tùy chọn. Bây giờ, bạn có thể muốn tắt tải xuống, in hoặc sao chép tệp được chia sẻ. Nhấp vào biểu tượng Bánh răng để hiển thị thêm hai quyền mà bạn có thể bỏ chọn để tăng cường tính bảo mật cho tài liệu của mình.
Quay lại hộp thoại trước bằng một cú nhấp chuột vào mũi tên, sau đó gửi tệp cho cộng tác viên của bạn.
Người xem sẽ thấy Tùy chọn xuất bị vô hiệu hóa thông báo ở đầu menu Tệp và Chỉnh sửa. Các tùy chọn Tạo bản sao, In và Tải xuống cũng có màu xám cho các tài liệu, bảng tính và bản trình bày cụ thể.
Xin lưu ý rằng những người có quyền 'chỉnh sửa' sẽ vẫn có thể tải xuống, in và sao chép tệp của bạn, ngay cả khi cài đặt này được bật.
2. Chia sẻ thư mục với người dùng không phải của Google
Bạn bè và đồng nghiệp của bạn không cần tài khoản Google để xem thư mục hoặc tài liệu trên Google Drive. Bạn có thể gửi lời mời đến địa chỉ email của họ. Hoặc sử dụng một liên kết có thể chia sẻ.
Người dùng không phải tài khoản Google và cộng tác viên chỉ có thể xem tệp bất kể bạn đã đặt quyền gì.
Chia sẻ qua liên kết công khai là một rủi ro bảo mật đối với các tài liệu nhạy cảm vì bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp. Vì vậy, hãy sử dụng nó trong cuộc trò chuyện công khai, email hoặc mạng xã hội chỉ khi bất kỳ ai cũng có thể xem tài liệu.
3. Tải xuống Thư mục Google Drive được chia sẻ
Google Drive cho phép bạn tải xuống toàn bộ nội dung của thư mục được chia sẻ dưới dạng lưu trữ ZIP. Điều này rất hữu ích để lưu các bản sao cục bộ của các tài liệu được chia sẻ. Cấu trúc thư mục với bất kỳ thư mục con nào được giữ lại trong kho lưu trữ.
tôi có thể thay đổi tên gốc của mình được không
Đi đến Chia sẻ với tôi Trên Google Drive của bạn. Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Tải xuống .
Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng ba chấm trên thanh công cụ để tải xuống thư mục.
Nếu bạn tải xuống Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, nó sẽ tải xuống dưới dạng tài liệu Office. Tất cả các tệp khác sẽ tải xuống ở định dạng gốc của chúng.
4. Chuyển quyền sở hữu tệp cho người khác
Có nhiều lý do để chuyển quyền sở hữu tài liệu cho người khác. Có thể ai đó đang tiếp quản một dự án. Có thể ai đó đã sa thải bạn. Một lưu ý tốt hơn, bạn đang đi nghỉ và chỉ muốn giao trách nhiệm cho các tài liệu được chia sẻ. Quá trình 'chuyển giao' tài liệu và thư mục Google Drive bằng kỹ thuật số rất dễ dàng.
Mở Google Drive. Chọn thư mục hoặc tệp được chia sẻ trong Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày và nhấp vào Đăng lại biểu tượng ở trên cùng bên phải. Khi chủ sở hữu giả định không có quyền truy cập chia sẻ… hãy mời bằng cách nhập địa chỉ email vào trường 'Chia sẻ với mọi người và nhóm'. sau đó Cứu .
ổ cứng ngoài sẽ không hiển thị windows 10
Nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh tên của người bạn muốn sở hữu tệp hoặc thư mục. Lựa chọn Làm chủ sở hữu .
Vai trò của bạn được hoán đổi từ chủ sở hữu sang người chỉnh sửa sau khi bạn chuyển quyền sở hữu. Một cửa sổ bật lên thông báo cho bạn biết rằng 'Chủ sở hữu mới sẽ được thông báo và có thể xóa bạn. Bạn cũng có thể mất khả năng thay đổi cài đặt chia sẻ. '
Lưu ý: Bạn không thể chuyển quyền sở hữu tệp đã đồng bộ hóa hoặc tải lên (như PDF hoặc tệp hình ảnh).
5. Làm thế nào để yêu cầu quyền truy cập vào tệp được chia sẻ?
Khi bạn cố gắng truy cập một tệp thông qua một liên kết được chia sẻ, bạn có thể thấy một thông báo cho biết 'Bạn cần quyền truy cập.'
Đôi khi, chủ sở hữu chia sẻ một liên kết trước khi họ đặt quyền. Ngoài ra, bạn có thể muốn mở tệp bằng ID Google thay thế. Thật dễ dàng để yêu cầu quyền truy cập chỉ với một cú nhấp chuột.
Trên máy tính để bàn:
- Mở một liên kết đến tệp.
- Nhấp vào Yêu cầu quyền truy cập.
Trên thiết bị di động:
Với ứng dụng Drive dành cho Android hoặc iOS, bạn có thể yêu cầu quyền truy cập bằng một lần nhấn khi thông báo 'Không thể truy cập tài liệu' bật lên. Yêu cầu quyền sẽ gửi một email đến chủ sở hữu từ bên trong ứng dụng. Chủ sở hữu tệp ngay lập tức nhận được thông báo trên Android và iOS.
Tải xuống: Google Drive cho Android | ios (Miễn phí)
6. Tìm kiếm Cộng tác viên
Chia sẻ một tài liệu với 10 thành viên thật dễ dàng. Chia sẻ nó với 50 cuộc gọi để lập kế hoạch nhiều hơn. Quản lý các tệp được chia sẻ cũng có nghĩa là theo dõi cộng tác viên nào đang làm việc trên tài liệu nào.
Đi đến Xem chi tiết (Nhấp vào biểu tượng 'Tôi' trên thanh công cụ). Duyệt qua Hoạt động để nhanh chóng xem bạn đã chia sẻ tệp nào gần đây.
Bấm vào Chia sẻ với tôi trên thanh bên trái của Google Drive. Bạn sẽ nhận được danh sách tất cả các tài liệu mà bạn chia sẻ quyền truy cập.
Sử dụng Tìm kiếm của Google Drive và các bộ lọc nâng cao của nó. Những lợi ích về năng suất sẽ không gây ngạc nhiên cho những người đã quen với bộ lọc Gmail.
Sử dụng hộp tìm kiếm ở đầu Google Drive. Tìm kiếm của Google Drive cũng tìm kiếm nội dung của tài liệu cho những từ bạn muốn nó tìm kiếm.
Bạn có thể tìm kiếm trong 100 trang đầu tiên của bất kỳ tài liệu văn bản nào hoặc các tệp PDF dựa trên văn bản mà bạn đã tải lên. Bạn cũng có thể tìm kiếm văn bản được tìm thấy trên 10 trang đầu tiên của bất kỳ tệp PDF hình ảnh nào. Thay vì đào bới các thư mục, hãy sử dụng tính năng mạnh mẽ này để nhanh chóng truy cập một tệp.
Trong khi ở trong Google Drive, hãy nhấn vào phím gạch chéo để đặt con trỏ của bạn ngay trong hộp tìm kiếm. Nhấp vào mũi tên thả xuống nhỏ trên hộp tìm kiếm để hiển thị các bộ lọc tìm kiếm cơ bản. Tìm hiểu một vài thông số thủ công có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Ví dụ: Để tìm tài liệu bạn đã chia sẻ với ai đó, hãy sử dụng
to:bob@gmail.com.
Trợ giúp của Google có danh sách đầy đủ trong phần 'Tìm kiếm nâng cao trong Google Drive'.
7. Đơn giản hóa việc chia sẻ bằng cách Tạo Nhóm Liên hệ
Với địa chỉ liên hệ qua email, bạn không phải đặt quyền tài liệu riêng lẻ cho các thành viên trong nhóm của mình. Bạn chỉ có thể tạo Nhãn là tập hợp các địa chỉ liên hệ trong các nhóm email cụ thể.
Đăng nhập vào Danh bạ Google . Trên thanh bên trái, hãy nhấp vào Tạo nhãn .
Đặt cho nó một cái tên mô tả theo dự án của nhóm. Hoặc bất kỳ thứ gì khác giúp họ dễ nhớ. Bạn có thể tên nhãn theo quyền để làm cho chúng dễ nhớ. Bất kỳ liên hệ nào cũng có thể là một phần của nhiều nhãn.
Ví dụ: Project.view hoặc Project.edit
Nhập các nhãn vào trường cài đặt chia sẻ tệp hoặc thư mục trên Google Drive.
8. Xem Số lượt xem của Tài liệu Được Chia sẻ
Google duy trì lịch sử phiên bản, nhưng không có cách nào để xem tài liệu được chia sẻ đã được xem bao nhiêu lần. Tôi đã có câu trả lời cho câu hỏi này từ một người cũ Giao dịch cổ phiếu thảo luận.
Gửi liên kết tài liệu của bạn đến http://goo.gl dịch vụ rút ngắn URL và chỉ chia sẻ URL đó. Dịch vụ này cung cấp thông tin về số lần liên kết đó đã được nhấp, gần bằng với mức mà bạn hiện có thể biết được tài liệu của mình đã được truy cập bao nhiêu lần.
Google đã ngừng hỗ trợ cho trình rút gọn URL của riêng mình. Bạn có thể dùng Bitly thay thế. Điều này hữu ích trong những trường hợp bạn có thể muốn chia sẻ tài liệu một cách công khai và kiểm tra phản hồi. Lưu ý rằng tài liệu và tệp công khai hiển thị trong kết quả tìm kiếm.
Một số ý tưởng chia sẻ công khai:
- Tải lên và chia sẻ sách điện tử.
- Kiểm tra phản hồi ban đầu đối với một sản phẩm sáng tạo.
- Phát hành bản trình bày Trang trình bày để xem công khai (như SlideShare).
- Tìm nội dung giáo dục mở.
Mẹo: Bạn có thể sử dụng một Google Site Search đơn giản để tìm kiếm các tài liệu công khai. Ví dụ. trang web từ khóa: drive.google.com
9. Chia sẻ với Slack
Nếu bạn chưa làm việc với Slack, đã đến lúc giới thiệu nó với nhóm của bạn. Có nhiều cách để làm cho các dịch vụ yêu thích của bạn hoạt động với Slack. Tích hợp Google Drive là một trong những tính năng phổ biến.
Slack cho phép bạn nhập tệp Google Drive và chia sẻ chúng qua Slack. Tất cả các tệp Google Drive đã nhập cũng được Slack lập chỉ mục để dễ dàng tìm kiếm và tham khảo. Các tệp không được lưu trữ trên Slack --- chúng tiếp tục nằm trong các thư mục Google Drive của bạn. Slack hoạt động như một ống dẫn.
Một ví dụ nhỏ: Dán liên kết đến tài liệu Google trong phòng trò chuyện Slack. Slack hiển thị một đoạn nội dung từ tệp bên dưới liên kết khi nó được tích hợp. Điều này hữu ích hơn là chỉ chia sẻ các liên kết mù mờ.
Trung tâm trợ giúp Slack cho biết cách bạn có thể kết nối Google Drive của mình với Slack theo hai cách dễ dàng.
10. Chia sẻ Google Tài liệu từ Microsoft Office
Google Drive so với Microsoft Word có thể là cuộc đọ sức hàng ngày của hai dãy phòng làm việc, nhưng cuối cùng hai cường quốc cũng chơi tốt. Bạn có thể tải các tệp Word, Excel và PowerPoint lên Google Drive và làm việc trên chúng trên đám mây như cách bạn làm với bất kỳ tệp được chia sẻ Google Drive nào khác.
Tất cả các bản cập nhật được lưu vào các tệp ở định dạng ban đầu của chúng. Các tài liệu Office được lưu trữ trên Drive cũng được kiểm soát theo phiên bản. Bạn có thể theo dõi các phiên bản trước của tệp Office hoặc quay lại phiên bản cũ hơn.
gửi một yêu cầu không theo dõi
Nếu bạn muốn sử dụng các công cụ cụ thể của Google Drive như tiện ích bổ sung hoặc bản dịch, thì chỉ cần chuyển đổi tệp Microsoft thành Tài liệu Google. Nếu không, bạn không cần phải thay đổi định dạng này sang định dạng khác.
Chia sẻ tệp trên Google Drive thật dễ dàng
Nó cũng trở nên đơn giản hơn. Còn một số nữa Cài đặt Google Drive bạn có thể thay đổi để làm cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy hơn. Hãy dành một chút thời gian với các tính năng cộng tác của Google Drive vì sự hài hòa của tinh thần đồng đội phụ thuộc vào nó.
Là cầu nối cộng tác, Google Drive phải là một phần trong thiết lập công việc từ xa của bạn tại văn phòng tại nhà hoặc bất kỳ nơi nào khác trên thế giới.
Tín dụng hình ảnh: trò chơi lắp hình bởi Rido qua Shutterstock
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 6 lựa chọn thay thế có thể nghe được: Ứng dụng sách nói miễn phí hoặc giá rẻ tốt nhấtNếu bạn không thích trả tiền cho sách nói, đây là một số ứng dụng tuyệt vời cho phép bạn nghe chúng miễn phí và hợp pháp.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Google Tài liệu
- Công cụ cộng tác
- Quản lý tệp
- Chia sẻ file
- Google Drive
- Lưu trữ đám mây
Saikat Basu là Phó tổng biên tập về Internet, Windows và Năng suất. Sau khi loại bỏ những thứ bẩn thỉu của bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài mười năm, anh ấy hiện đang đam mê giúp đỡ những người khác cải thiện kỹ năng kể chuyện của họ. Anh ta tìm kiếm dấu phẩy Oxford bị thiếu và ghét những ảnh chụp màn hình xấu. Nhưng những ý tưởng về Nhiếp ảnh, Photoshop và Năng suất làm dịu tâm hồn anh ấy.
Xem thêm từ Saikat BasuTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký