Home-theater-designers
Khi điền vào bảng tính, tính năng tự động điền của Excel là cách hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian. Hầu hết mọi người không nhận ra rằng họ có thể tự động hóa nhiều thứ họ làm thủ công trên Excel.
Ví dụ: có thể bạn chỉ muốn áp dụng công thức cho mỗi hàng thứ hai hoặc thứ ba khi bạn kéo xuống để tự động điền. Hoặc có thể bạn muốn điền vào tất cả các chỗ trống trong một trang tính. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn năm cách hiệu quả nhất để tự động điền cột.
1. Tự động điền mọi ô khác trong Excel
Bất kỳ ai đã sử dụng Excel một thời gian đều biết cách sử dụng tính năng tự động điền để tự động điền một ô Excel dựa trên một ô khác.
Bạn chỉ cần nhấp và giữ chuột vào góc dưới bên phải của ô và kéo nó xuống để áp dụng công thức trong ô đó cho mọi ô bên dưới nó (tương tự như sao chép công thức trong Excel ).
Trong trường hợp ô đầu tiên chỉ là một số chứ không phải công thức, Excel sẽ chỉ tự động điền vào các ô bằng cách đếm ngược lên từng ô.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn áp dụng công thức tự động điền của Excel cho từng ô bên dưới nó thì sao? Ví dụ: điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn mọi ô khác tự động điền và nối họ và tên, nhưng bạn muốn giữ nguyên các dòng địa chỉ?
Cách tự động điền vào mọi ô khác trong Excel
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thay đổi một chút quy trình tự động điền của mình. Thay vì nhấp vào ô đầu tiên và sau đó kéo nó xuống từ góc dưới bên phải, thay vào đó bạn sẽ đánh dấu hai ô đầu tiên. Sau đó, đặt chuột ở góc dưới bên phải của hai ô cho đến khi con trỏ chuyển thành ' + '.
Bây giờ giữ và kéo nó xuống giống như bạn thường làm.
Excel không còn tự động điền vào từng ô dựa trên ô đầu tiên, mà giờ đây chỉ điền vào mỗi ô thứ hai trong mỗi khối.
Cách xử lý các tế bào khác
Điều gì sẽ xảy ra nếu những ô thứ hai đó không trống? Trong trường hợp đó, Excel cũng sẽ áp dụng các quy tắc tương tự trong ô thứ hai của khối đầu tiên mà bạn đã đánh dấu cho mọi ô khác.
Ví dụ: nếu ô thứ hai có '1' trong đó, thì Excel sẽ tự động điền vào mọi ô khác bằng cách đếm lên 1.
Bạn có thể tưởng tượng sự linh hoạt này có thể nâng cao đáng kể mức độ hiệu quả của việc bạn có thể tự động điền dữ liệu vào trang tính như thế nào. Đó là một trong nhiều cách Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi xử lý nhiều dữ liệu.
cách thay đổi biểu tượng chương trình windows 10
2. Tự động điền vào cuối dữ liệu trong Microsoft Excel
Một điều mà mọi người thường bắt gặp khi làm việc trên trang tính Excel trong môi trường công ty là xử lý các trang tính lớn.
Thật dễ dàng để kéo con trỏ chuột từ trên xuống dưới của một tập hợp từ 100 đến 200 hàng để tự động điền vào cột đó. Nhưng, nếu thực sự có 10.000 hoặc 20.000 hàng trong bảng tính thì sao? Kéo con trỏ chuột xuống trên 20.000 hàng sẽ mất nhiều thời gian.
Có một mẹo nhanh để làm cho việc này hiệu quả hơn. Đây là cách tự động điền các vùng lớn trong Excel. Thay vì kéo tất cả các cách xuống cột, chỉ cần giữ phím shift trên bàn phím.
Bây giờ bạn sẽ nhận thấy khi bạn đặt chuột vào góc dưới bên phải của ô, thay vì biểu tượng dấu cộng, đó là biểu tượng có hai đường ngang song song.
Bây giờ, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn đúp chuột biểu tượng đó và Excel sẽ tự động điền toàn bộ cột, nhưng chỉ xuống nơi cột liền kề thực sự có dữ liệu.
Một thủ thuật này có thể tiết kiệm vô số giờ lãng phí khi cố gắng kéo chuột xuống hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng.
3. Điền vào chỗ trống
Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ dọn dẹp một bảng tính Excel và sếp của bạn muốn bạn áp dụng một công thức cụ thể đến mọi ô trống trong một cột.
Bạn không thể thấy bất kỳ mẫu có thể dự đoán nào, vì vậy bạn không thể sử dụng thủ thuật tự động điền 'mọi x khác' ở trên. Ngoài ra, cách tiếp cận đó sẽ xóa sạch mọi dữ liệu hiện có trong cột. Bạn có thể làm gì?
Chà, có một thủ thuật khác mà bạn có thể sử dụng để chỉ điền vào ô trống với bất cứ điều gì bạn thích.
Trong trang tính ở trên, sếp của bạn muốn bạn điền vào bất kỳ ô trống nào có chuỗi 'N / A'. Trong một trang tính chỉ có một vài hàng, đây sẽ là một quá trình thủ công dễ dàng. Nhưng trong một trang tính với hàng nghìn hàng, bạn sẽ mất cả ngày.
Vì vậy, đừng làm điều đó một cách thủ công. Chỉ cần chọn tất cả dữ liệu trong cột. Sau đó đi đến Nhà menu, chọn Tìm & Chọn biểu tượng, chọn Chuyển đến Đặc biệt .
Trong cửa sổ tiếp theo, hãy chọn Khoảng trống .
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể nhập công thức vào ô trống đầu tiên. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhập N / A và sau đó nhấn Ctrl + Enter để điều tương tự áp dụng cho mọi ô trống được tìm thấy.
Nếu bạn muốn, thay vì 'N / A', bạn có thể nhập công thức vào ô trống đầu tiên (hoặc nhấp vào giá trị trước đó để sử dụng công thức từ ô ngay trên ô trống).
Khi bạn nhấn Ctrl + Enter , nó sẽ áp dụng cùng một công thức cho tất cả các ô trống khác. Việc dọn dẹp một bảng tính lộn xộn có thể khá nhanh chóng và dễ dàng với tính năng này.
tại sao phím windows của tôi không hoạt động
4. Điền bằng Macro giá trị trước
Thủ thuật cuối cùng đó thực sự mất một vài bước. Bạn cần phải nhấp vào một loạt các mục trong menu — và giảm nhấp chuột là điều trở nên hiệu quả hơn, đúng không?
Vì vậy, hãy thực hiện thủ thuật cuối cùng đó thêm một bước nữa. Hãy tự động hóa nó bằng macro. Macro sau về cơ bản sẽ tìm kiếm qua một cột và kiểm tra ô trống. Nếu trống, nó sẽ sao chép giá trị hoặc công thức từ ô phía trên nó.
Để tạo macro, hãy nhấp vào Nhà phát triển mục menu và nhấp vào Macro biểu tượng.
Đặt tên cho macro và sau đó nhấp vào Tạo Macro cái nút. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ soạn thảo mã. Dán đoạn mã sau vào hàm mới.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Cách tiếp cận trong tập lệnh ở trên là làm cho nó linh hoạt, vì vậy nó sẽ cho phép người dùng trang tính chỉ định cột và hàng nào để bắt đầu. Vì vậy, bây giờ, khi bạn có một trang tính giống như sau:
Khi bạn điền vào ô trống có cùng công thức với ô phía trên nó, bạn có thể chạy macro của mình để lấp đầy khoảng trống trong cột G.
Sau khi bạn trả lời các lời nhắc để bắt đầu cột và hàng, nó sẽ lấp đầy tất cả các khoảng trống trong cột đó mà không cần chạm vào dữ liệu hiện có.
Về cơ bản, nó tự động điền vào cột trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu hiện có. Điều này không dễ thực hiện bằng cách chỉ kéo chuột xuống cột, nhưng bạn có thể sử dụng cách tiếp cận theo hướng menu được mô tả ở trên hoặc cách tiếp cận macro được nêu trong phần này.
5. Macro tính toán lặp lại
Tính toán lặp đi lặp lại dựa trên kết quả của các hàng trước đó. Ví dụ, lợi nhuận của công ty tháng sau có thể phụ thuộc vào lợi nhuận của tháng trước.
Trong trường hợp đó, bạn phải bao gồm giá trị của ô trước đó trong phép tính kết hợp dữ liệu từ khắp trang tính hoặc sổ làm việc. Hoàn thành điều này có nghĩa là bạn không thể chỉ sao chép và dán ô mà thay vào đó, thực hiện tính toán dựa trên kết quả thực tế bên trong ô.
Hãy sửa đổi macro trước đó để thực hiện một phép tính mới dựa trên kết quả từ ô trước đó.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
Trong tập lệnh này, người dùng cung cấp cả số hàng đầu tiên và số cuối cùng. Vì không có dữ liệu trong phần còn lại của cột, nên tập lệnh không biết bắt đầu từ đâu. Khi tập lệnh được cung cấp phạm vi, sau đó tập lệnh sẽ thực hiện một phép tính tương tác bằng cách sử dụng giá trị trước đó và sẽ điền vào toàn bộ cột bằng dữ liệu mới.
Hãy nhớ rằng đây chỉ là một cách tiếp cận thay thế cho các phép tính lặp lại. Bạn có thể làm điều tương tự bằng cách nhập công thức trực tiếp vào ô trống tiếp theo và đưa ô trước đó vào công thức. Sau đó, khi bạn tự động điền vào cột đó, cột đó sẽ kết hợp giá trị trước đó theo cùng một cách.
Lợi ích của việc sử dụng macro là nếu bạn muốn, bạn có thể thêm một số logic nâng cao vào phép tính tương tác, điều mà bạn không thể thực hiện bên trong một công thức ô đơn giản.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về những lỗi cần tránh khi tạo macro Excel tại đây .
cách giơ tay khi thu phóng
Tự động điền các cột Excel là một điều dễ dàng
Như bạn có thể thấy, cách tiếp cận bạn chọn khi tự động điền các cột thực sự có thể làm giảm khối lượng công việc của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn xử lý bảng tính có hàng nghìn cột hoặc hàng. Sau một chút kiên nhẫn và thực hành, bạn sẽ dễ dàng có thể tự động điền các công thức trong Excel.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách sử dụng hàm RANDBETWEEN trong ExcelHàm RANDBETWEEN của Excel trả về một số ngẫu nhiên mới mỗi khi bảng tính của bạn tính toán lại. Đây là cách sử dụng nó!
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Bảng tính
- Microsoft Excel
- Mẹo Microsoft Office
- Mẹo năng suất
Ryan có bằng Cử nhân Kỹ thuật Điện. Anh ấy đã làm việc 13 năm trong lĩnh vực kỹ thuật tự động hóa, 5 năm trong lĩnh vực CNTT và hiện là Kỹ sư ứng dụng. Từng là Biên tập viên quản lý của MakeUseOf, anh ấy đã phát biểu tại các hội nghị quốc gia về Trực quan hóa Dữ liệu và đã được giới thiệu trên đài truyền hình và đài phát thanh quốc gia.
Xem thêm từ Ryan DubeTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký