Home-theater-designers
Một trong những điều tuyệt vời khi làm việc kỹ thuật số là nó có thể cắt giảm rất nhiều công việc lặp đi lặp lại không cần thiết. Ví dụ: nếu bạn phải điền cùng một nội dung vào nhiều ô trong bảng tính, bạn có thể chỉ cần sao chép và dán các giá trị để tiết kiệm thời gian.
Mặc dù, điều này có thể hơi phức tạp nếu bạn cần sao chép công thức. May mắn thay, Excel có một số cách để sao chép và dán các công thức. Tuy nhiên, có một số điều bạn cần lưu ý khi làm như vậy.
Tham chiếu ô tương đối
Trước khi chúng ta có thể bắt đầu sao chép công thức, bạn cần biết một chút về cách Excel tham chiếu các ô. Excel theo dõi mối quan hệ giữa các ô trong công thức, không phải các ô thực tế.
Ví dụ, trong hình dưới đây, ô C2 chứa công thức A2 + B2. Nhưng nhờ các tham chiếu ô tương đối, Excel đọc điều này dưới dạng: thêm ô có hai vị trí ở bên trái vào ô là một ô ở bên trái.
phim mới miễn phí không cần đăng ký
Các tham chiếu ô tương đối này có thể rất tiện dụng. Nếu bạn muốn thêm các giá trị trên hàng 3 và 4 giống như cách bạn đã làm cho hàng 2, tất cả những gì bạn phải làm là sao chép công thức xuống mà không cần lo lắng về việc tự thay đổi các hàng. Excel cập nhật các hàng trong mỗi công thức để các ô ở bên trái của công thức đó cộng lại với nhau.
Tuy nhiên, đôi khi bạn không muốn vị trí của ô thay đổi khi bạn sao chép công thức.
Ví dụ: giả sử bạn muốn tính thuế bán hàng trên một loạt sản phẩm, như chúng tôi đã thực hiện bên dưới. Nếu bạn thêm thuế bán hàng vào một ô, bạn muốn ô đó giữ nguyên trong công thức cho từng sản phẩm. Để làm điều này, bạn cần cho Excel biết rằng vị trí của ô đó là cố định, không phải là quan hệ. Bạn làm điều này với một $ ký hiệu trước hàng, cột hoặc cả hai.
Việc thêm $ trước chữ B cho Excel biết rằng bất kể chúng ta dán công thức vào đâu, chúng ta đều muốn xem cột B. Để ngăn hàng thay đổi, chúng tôi cũng đã thêm $ vào trước số 1. Bây giờ, bất kể chúng tôi dán công thức ở đâu, nó sẽ luôn tham chiếu B1 cho giá trị thuế.
Khi chúng tôi sao chép công thức xuống cột, vị trí giá sẽ cập nhật, nhưng vị trí thuế bán hàng vẫn giữ nguyên.
Sử dụng phím tắt F4
Có một phím tắt để chuyển đổi qua các tùy chọn tham chiếu của ô. Khi bạn đang viết một công thức và nhấp vào một ô, hãy nhấn F4 để sửa ô đó. Ví dụ: nếu bạn nhấp vào B1 và nhấn F4, nó sẽ thay đổi tham chiếu thành $ B $ 1. Nếu bạn nhấn F4 một lần nữa, tham chiếu ô sẽ thay đổi thành B $ 1, sau đó thành $ B1 và cuối cùng trở lại B1.
Sao chép và dán công thức theo cách thủ công
Cách quen thuộc nhất để sao chép và dán công thức là sao chép và dán văn bản công thức bên trong một ô. Điều này tương tự như cách bạn sao chép và dán văn bản trong Word.
Sao chép văn bản bằng cách chọn ô và nhấp chuột phải vào công thức ở đầu màn hình. Điều này sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên với các tùy chọn khác nhau, hãy chọn Sao chép . Bạn cũng có thể sử dụng nút sao chép trong ruy-băng, nằm trong Bảng tạm phần của Nhà chuyển hướng.
Sau đó, bỏ chọn văn bản bằng cách nhấn Trở lại Chìa khóa. Cuối cùng, nhấp chuột phải vào ô mới bạn muốn dán vào và nhấp vào biểu tượng khay nhớ tạm hoặc sử dụng Dán trong dải băng. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt, Ctrl + C , để sao chép văn bản được đánh dấu và Ctrl + V để dán nó khi bạn chọn một ô mới.
Phương pháp này quen thuộc, nhưng không phải là một trong những cách tốt nhất để sao chép công thức. Nếu bạn phải sao chép một công thức vào nhiều ô thì sẽ rất tốn thời gian. Phương pháp này cũng sao chép văn bản chính xác của bạn, vì vậy bạn không nhận được lợi ích của các tham chiếu ô tương đối mà chúng ta đã nói ở trên.
Bạn chỉ nên sử dụng phương pháp này nếu bạn chỉ cần sao chép công thức vào một vài nơi và bạn muốn các ô giữ nguyên chính xác mỗi lần.
Có liên quan: Mẹo nhanh về Excel: Cách lật ô & chuyển đổi hàng hoặc cột
Cách tốt hơn để sao chép công thức trong Excel
Một cách dễ dàng hơn để sao chép công thức là sử dụng sao chép và dán trên toàn bộ ô thay vì chỉ văn bản bên trong ô đó. Bấm vào ô có công thức bạn muốn sao chép. Sau đó, sao chép nó bằng cách nhấp chuột phải vào ô hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C .
Sau khi bạn sao chép ô, ô đó sẽ có đường viền đứt nét màu xanh lục để cho biết rằng bạn hiện đang sao chép ô đó. Tiếp theo, chọn ô bạn muốn dán công thức vào. Sau đó, dán công thức bằng cách nhấp chuột phải vào ô hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + V .
Lần này, bạn sẽ nhận thấy công thức sử dụng tham chiếu ô tương đối. Thay vì A2 + B2, một công thức ở hàng bên dưới sẽ trở thành A3 + B3. Tương tự, nếu bạn dán công thức vào cột tiếp theo ở hàng bên dưới, nó sẽ cập nhật thành B3 + C3.
Cách kéo một công thức xuống một cột hoặc qua một hàng
Phương pháp trên vẫn có thể quá tốn thời gian nếu bạn cần dán cùng một công thức vào nhiều hàng hoặc cột. May mắn thay, có hai cách thậm chí còn nhanh hơn để làm điều này.
Đầu tiên, bạn có thể sao chép công thức như đã làm ở trên, nhưng thay vì dán nó vào một ô, bạn có thể nhấp và kéo để chọn nhiều ô và dán công thức vào tất cả chúng bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + V .
Cách thứ hai để dán cùng một công thức vào nhiều hàng là kéo nó. Ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn, bạn sẽ thấy một hình vuông màu xanh lục. Nhấp vào hình vuông đó và kéo nó qua các ô bạn muốn sao chép công thức. Đây có lẽ là cách nhanh nhất để sao chép công thức Excel xuống một cột hoặc trên một hàng.
Một lần nữa, bạn sẽ thấy rằng Excel cập nhật công thức để sử dụng tham chiếu ô tương đối cho mỗi hàng hoặc cột thay đổi.
Có liên quan: Thủ thuật tự động điền trong Excel để tạo bảng tính của bạn nhanh hơn
Dán đặc biệt
Một vấn đề bạn có thể gặp phải khi dán công thức là nó cũng dán bất kỳ kiểu nào vào các ô đã chọn. Tạo kiểu bao gồm các yếu tố như kích thước phông chữ, đường viền ô, màu sắc hoặc cài đặt đậm. Dán kiểu dáng sẽ không thuận tiện nếu bạn sử dụng các màu đường thay thế hoặc nếu bạn phác thảo bảng của mình.
Để giải quyết vấn đề này, Excel đã giới thiệu Paste Special.
Sử dụng Dán Đặc biệt để chỉ dán công thức mà không có bất kỳ kiểu nào đã được thêm vào ô. Để sử dụng Dán Đặc biệt, hãy nhấp chuột phải và chọn Dán đặc biệt từ menu bật lên.
Bản tóm tắt về cách sao chép và dán công thức Excel
Excel được tối ưu hóa để giảm số lượng công việc lặp đi lặp lại mà bạn cần phải hoàn thành. Việc thêm cùng một công thức vào nhiều ô rất nhanh chóng và dễ dàng thực hiện trong Excel. Bạn có thể sao chép và dán văn bản công thức, giống như bạn làm trong tài liệu Word. Nhưng nếu bạn muốn tận dụng các tham chiếu ô tương đối, bạn nên sử dụng các phương pháp khác nhau.
Một cách tốt để sao chép công thức là chọn toàn bộ ô có công thức và sao chép công thức đó. Nếu bạn cần sao chép một công thức xuống một cột hoặc qua một hàng, bạn cũng có thể kéo ô qua khu vực bạn muốn sao chép nó, việc này nhanh hơn nhiều.
Cả hai phương pháp đều cho phép bạn sao chép công thức sang nhiều ô một cách nhanh chóng. Lần tới khi bạn tạo bảng tính, hãy nhớ dùng thử và tiết kiệm thời gian quý báu cho mình.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách tạo phím tắt tùy chỉnh trong Microsoft ExcelBạn đang tìm cách biến Excel thành của riêng bạn? Dưới đây là những cách tốt nhất để tạo phím tắt tùy chỉnh.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Bảng tính
- Microsoft Excel
- Năng suất
J. Seaton là một nhà văn khoa học chuyên nghiên cứu về các chủ đề phức tạp. Cô có bằng Tiến sĩ tại Đại học Saskatchewan; nghiên cứu của cô tập trung vào việc sử dụng học tập dựa trên trò chơi để tăng mức độ tương tác trực tuyến của sinh viên. Khi cô ấy không làm việc, bạn sẽ thấy cô ấy đang đọc sách, chơi trò chơi điện tử hoặc làm vườn.
Xem thêm từ Jennifer SeatonTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký