Sử dụng thủ thuật 'Tạo bản sao' khi chia sẻ tài liệu Google Drive

Sử dụng thủ thuật 'Tạo bản sao' khi chia sẻ tài liệu Google Drive

Thật dễ dàng để tạo bản sao của bất kỳ tài liệu nào trong tài khoản Google Drive của riêng bạn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn cộng tác viên của mình tự động tạo bản sao của Google Tài liệu khi họ nhận được liên kết chia sẻ?





cách tạo đường viền cho văn bản trong photoshop

Hãy thử các mẹo này sử dụng một chỉnh sửa nhỏ đối với URL được chia sẻ.



Tiện ích của bản hack Google Drive gọn gàng này không rõ ràng từ tiêu đề nhưng hãy thử một lần và bạn sẽ thấy lợi ích ngay lập tức khi cộng tác với những người khác trên Google Drive.





Phương pháp này rất hữu ích khi bạn muốn giữ lại tài liệu gốc trong khi cho người khác không gian để chỉnh sửa bản sao của tài liệu trong thư mục Drive của riêng họ.

Nó sẽ tiết kiệm cho họ một chuyến đi đến Tệp> Tạo bản sao ra lệnh và chia sẻ bản sao của Tài liệu Google theo cách thông thường. Đây là cách nó hoạt động.



Tự động chia sẻ bản sao của tài liệu Google

Một trường hợp điển hình là Google Tài liệu cần được điền vào từng người trả lời. Cộng tác viên có thể nhập chi tiết vào bản sao tài liệu của chính họ mà không làm hỏng bản gốc.

Bạn sẽ không phải yêu cầu họ tạo một bản sao. Chỉ cần làm theo các bước sau và bản sao sẽ được tạo tự động cho chúng.



Bản hack này hoạt động trên Google Tài liệu, Google Trang tính và Google Trang trình bày.

  1. Mở tài liệu Google Drive mà bạn muốn chia sẻ.
  2. Nhấp vào màu xanh lam Đăng lại ở trên cùng bên phải của tài liệu.
  3. bên trong Chia sẻ với mọi người và nhóm hộp thoại, nhấp vào bất kỳ đâu trên Nhận được liên kết hộp như được chỉ ra bởi dấu nhắc.
  4. Lấy liên kết tài liệu bằng một cú nhấp chuột vào Sao chép đường dẫn . Bạn có thể gửi liên kết này cho bất kỳ ai qua email hoặc bất kỳ phương tiện nào khác và sau đó có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu. Bạn có thể đặt quyền truy cập bằng cách chọn giữa Người xem , Bình luận , hoặc Biên tập viên bằng một cú nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống nhỏ ở bên phải.
  5. Sao chép-dán liên kết được chia sẻ trong một email. Bây giờ, xóa mọi thứ sau dấu gạch chéo trong liên kết và chèn 'bản sao'. Chỉnh sửa phần nhỏ này của toàn bộ phần liên kết duy nhất. Nếu bạn thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào khác, nó sẽ hiển thị dưới dạng trang lỗi cho người nhận của bạn. Đây là cách liên kết mới trông bây giờ:
  6. Gửi email và công việc của bạn đã hoàn tất. Khi người nhận nhấp vào liên kết, nó sẽ đưa họ đến màn hình Google Drive của họ để nhắc họ tạo một bản sao tài liệu của bạn.

Khi họ nhấp vào Tạo một bản sao , một bản sao cục bộ của tài liệu được lưu trên Google Drive của họ. Ngoài ra, bản sao được nhận mà không có chú thích nếu có trong bản gốc. Nếu bạn muốn gửi một tệp với các nhận xét, hãy đọc mẹo tiếp theo bên dưới.



Các thủ thuật URL khác của Google mà bạn có thể sử dụng để chia sẻ tài liệu trên Google

Có một số biến thể khác mà bạn có thể buộc đối với các liên kết được chia sẻ tùy thuộc vào những gì bạn muốn cộng tác viên của mình làm với nó. Hãy xem qua bốn điều chỉnh URL này.

1. Chia sẻ Bản sao Google Tài liệu bao gồm nhận xét

Đôi khi bạn muốn nhận xét của mình được chuyển sang bản sao để các thành viên trong nhóm của bạn có thể sử dụng nó để làm việc trên phiên bản của họ. Bạn có thể làm điều đó theo hai cách:

  • Thay thế /edit với /copy?copyComments=true trong URL của tệp.
  • Thay thế /edit với includeResolvedCommentsOnCopy=false để tránh sao chép các bình luận đã giải quyết.

2. Chia sẻ Bản sao Google Tài liệu dưới dạng Bản xem trước

Chế độ Xem trước khác với tùy chọn Xem vì nó hiển thị tài liệu trong một giao diện gọn gàng không có thanh menu và nút. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ Trang tính hoặc Bản trình bày với bất kỳ ai bên ngoài nhóm cộng tác của bạn.

Sử dụng chế độ Xem trước bằng cách thay thế

/edit

trong URL tệp Google Drive với

/preview

.

Lưu ý rằng liên kết Xem trước sẽ xóa các menu. Vì vậy, người nhận sẽ không thể sử dụng Tệp> Tạo bản sao tùy chọn để thêm bản sao vào Google Drive của riêng họ.

Để vượt qua hạn chế đó, người nhận có thể đi tới thanh địa chỉ trong trình duyệt của họ và thay thế

/preview

với

/edit

một lần nữa để tạo một bản sao cho ổ đĩa của riêng họ.

3. Chia sẻ Tài liệu Google dưới dạng Mẫu

Bạn có thể chia sẻ tài liệu Google dưới dạng mẫu. Người nhận sẽ nhận được một bản sao tài liệu của bạn không lộn xộn trừ các menu của Google Drive. Họ cũng có thể tạo một bản sao của tài liệu cho ổ đĩa của họ bằng một cú nhấp chuột vào màu xanh lam Sử dụng Mẫu nút e.

Thay thế

giao diện adb tổng hợp android windows 10
/edit

với

/template/preview

Phương pháp này kết hợp tùy chọn Xem trước với tùy chọn 'Tạo bản sao'.

Một liên kết tải xuống trực tiếp hoạt động như nó nói. Thành viên trong nhóm của bạn chỉ cần nhấp vào liên kết và tệp sẽ được tải xuống màn hình của họ.

Thay thế

/edit

với

/export?format=FORMAT

Thêm định dạng tệp (như PDF hoặc CSV) mà tài liệu sẽ được lưu dưới dạng và liên kết tải xuống của bạn đã sẵn sàng. Tùy chọn PDF hoặc CSV là lý tưởng vì đây là định dạng phổ biến và người nhận không cần tài khoản Google để mở và xem tệp.

Ngoài ra, người nhận nhận được một tệp sẵn sàng in mà họ có thể gửi ngay đến máy in. Tính năng này hoạt động với Google Tài liệu và Google Trang tính, nhưng không hoạt động với Google Trang trình bày.

Theo dõi Cài đặt chia sẻ của Google Drive

Google Drive được xây dựng dựa trên sự cộng tác. Nhưng luôn luôn là một ý kiến ​​hay theo dõi người bạn đang chia sẻ tệp của mình . Thật dễ dàng để mất dấu khi bạn đang làm việc trong một nhóm lớn.

Các ví dụ trên cho thấy rằng có thể dễ dàng tinh chỉnh các URL được chia sẻ và truy cập vào các tệp nếu quyền chia sẻ của bạn không được chú ý đến bảo mật. Dành một chút thời gian trong quản lý các tệp được chia sẻ của bạn trong Google Drive và bạn sẽ không phải lo lắng về việc các tập tin rơi vào tay kẻ xấu.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 12 trang web video tốt hơn YouTube

Dưới đây là một số trang video thay thế cho YouTube. Mỗi mục đều chiếm một vị trí thích hợp khác nhau, nhưng đều đáng để thêm vào dấu trang của bạn.

Đọc tiếp Chủ đề liên quan
  • Năng suất
  • Google Tài liệu
  • Công cụ cộng tác
  • Google Drive
  • Lưu trữ đám mây
  • Google Trang tính
Giới thiệu về tác giả Saikat Basu(Đã xuất bản 1542 bài báo)

Saikat Basu là Phó tổng biên tập về Internet, Windows và Năng suất. Sau khi loại bỏ những thứ bẩn thỉu của bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài mười năm, anh ấy hiện đang đam mê giúp đỡ những người khác cải thiện kỹ năng kể chuyện của họ. Anh ta tìm kiếm dấu phẩy Oxford bị thiếu và ghét những ảnh chụp màn hình xấu. Nhưng những ý tưởng về Nhiếp ảnh, Photoshop và Năng suất làm dịu tâm hồn anh ấy.

Xem thêm từ Saikat Basu

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký