Home-theater-designers
Mặc dù hầu hết người dùng PC sẽ tuyên bố mình thành thạo phần mềm Office như Từ và Excel, các mục tiêu xa hơn của gói có lẽ khó khăn hơn một chút. Truy cập và phần mềm cơ sở dữ liệu tương tự có thể là một phần mềm đặc biệt không thân thiện để bắt đầu - nhưng chúng đặt ra ít thách thức hơn nhiều nếu bạn biết mình đang làm gì.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các bước cơ bản để tạo cơ sở dữ liệu của bạn, điền thông tin vào nó và sử dụng Truy vấn để truy cập nhanh. Một khi bạn hiểu các nguyên tắc cơ bản, bạn sẽ đi đúng hướng để đạt được thành thạo Access thực sự.
Tạo cơ sở dữ liệu
Khi mở Access, bạn sẽ thấy một loạt các tùy chọn và mẫu khác nhau. Lựa chọn Cơ sở dữ liệu trống trên màn hình để bắt đầu, và chọn tên tệp và vị trí trên ổ cứng của bạn để lưu vào. Tôi sẽ tạo một cơ sở dữ liệu về những cuốn sách mà tôi sở hữu, nhưng những khái niệm tương tự này có thể được sử dụng cho một danh sách gửi thư, danh bạ điện thoại của bạn hoặc bất kỳ số mục đích nào khác.
Cột đầu tiên trong cơ sở dữ liệu của tôi sẽ chứa tiêu đề của mỗi cuốn sách, vì vậy tôi sẽ sử dụng Nhấp để thêm để quy định rằng đây là một Văn bản ngắn mục nhập - bạn nên chọn bất kỳ loại mục nhập nào phù hợp với dự án của bạn. Sau đó, đổi tên tiêu đề cột thành một cái gì đó thích hợp. Cũng nên đổi tên Bảng đầu tiên của bạn từ 'Table1' mặc định tại thời điểm này.
Làm tương tự cho tất cả các cột khác nhau mà bạn muốn đưa vào. Trong trường hợp của tôi, đó là một mục nhập Văn bản Ngắn khác cho tên tác giả, một ô Số cho năm phát hành và hộp kiểm Có / Không để biết cuốn sách được đề cập có phải là ấn bản bìa cứng hay không. Tôi cũng đã thiết lập trường Ngày Thêm, trường này chúng tôi sẽ tự động hóa trong giây lát. Nếu bạn cần chỉnh sửa bất kỳ kiểu dữ liệu nào sau khi tạo, hãy chuyển đến phần Lĩnh vực trên Ribbon, đánh dấu cột mong muốn và thay đổi nó qua Loại dữ liệu trình đơn thả xuống.
launcher tốt nhất cho android tv box 2018
Bây giờ chuyển sang Chế độ xem thiết kế bằng cách sử dụng biểu tượng ở góc dưới cùng bên phải của màn hình. Để tự động hóa dấu thời gian, hãy chọn Tên trường mong muốn, chọn định dạng ngày qua menu thả xuống và nhập = Bây giờ () bên trong Giá trị mặc định cánh đồng bên dưới. Điều này sẽ tự động điền vào ô với ngày mục nhập được thêm vào bất cứ khi nào một mục mới được nhập vào cơ sở dữ liệu. Phương pháp tương tự có thể được sử dụng để thiết lập các giá trị mặc định khác, cho dù chúng là một mục nhập văn bản tiêu chuẩn hay một công thức như công thức này.
Thiết lập khóa chính
Nếu bạn đang tạo một cơ sở dữ liệu sẽ phát triển và lớn mạnh, thì Khóa chính là rất quan trọng - nhưng đó là một thói quen tốt để thực hiện ngay cả khi bạn đang làm việc ở quy mô nhỏ hơn. Sự nhầm lẫn có thể phát sinh khi hai mục có cùng tên, nhưng Khóa chính đảm bảo rằng luôn có sẵn một số nhận dạng duy nhất khác.
Access 2013 tạo trường ID theo mặc định, trường này sau đó sẽ tự động điền với một số nhận dạng. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ định một Khóa chính khác nếu cảm thấy cần thiết. Để làm như vậy, chỉ cần nhấp chuột phải vào Tên Trường mong muốn trong Dạng xem Thiết kế và chọn Khóa chính. Tuy nhiên, đây cần phải là một mục thực sự duy nhất để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động như bình thường.
Thêm dữ liệu với biểu mẫu
Nếu bạn đang muốn nhập nhiều dữ liệu vào tài liệu Access của mình, thì rất đáng để thiết lập một Biểu mẫu . Đầu tiên, điều hướng đến Tạo ra trong thanh Ribbon và nhấp vào Mẫu đơn . Nó sẽ tạo một bố cục mặc định cho bạn, sau đó bạn có thể chỉnh sửa bằng cách kéo các thành phần riêng lẻ đến vị trí thích hợp.
Để kiểm tra Biểu mẫu của bạn, hãy sử dụng tùy chọn Chế độ xem ở phía bên trái của Ruy-băng để chuyển sang Dạng xem biểu mẫu . Tại đây, bạn sẽ có thể thêm một mục nhập bằng cách điền vào các trường khác nhau - hãy làm điều đó ngay bây giờ để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động như dự định. Để kiểm tra tiến trình của bạn, hãy quay lại Bảng từ Biểu mẫu và chọn Dạng xem biểu dữ liệu . Nếu mục nhập đầu tiên của bạn được hiển thị như dự định, hãy quay lại Biểu mẫu của bạn và lưu công việc của bạn.
Các phương pháp nhập dữ liệu khác
Biểu mẫu là một cách tốt để chuẩn hóa việc nhập dữ liệu, đặc biệt nếu có nhiều người dùng sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, đó không phải là cách duy nhất để điền một tệp trong Access. Phương pháp đơn giản nhất là chỉ cần thêm các mục nhập theo cách thủ công trong khi ở Dạng xem biểu dữ liệu.
Ngoài ra, bạn có thể nhập tệp có chứa dữ liệu đã có từ trước. Access 2013 cung cấp hỗ trợ cho một số loại tệp, bao gồm bảng tính Excel , Tệp CSV, tài liệu XML và HTML. Để nhập dữ liệu từ một nguồn, hãy chọn tab Dữ liệu Ngoài từ Ruy-băng và chọn loại tệp mong muốn. Access sẽ dẫn bạn qua các bước cần thiết để nhập nó vào cơ sở dữ liệu của bạn.
tải nhạc miễn phí cho máy tính một cách hợp pháp
Cần lưu ý rằng Access phân biệt giữa nhập và liên kết dữ liệu. Phương pháp trước là phương pháp chính xác nếu dữ liệu của bạn không thay đổi, nhưng phương pháp sau cho phép một tài liệu riêng biệt liên tục được cập nhật, phản ánh những thay đổi này trong Access. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Sử dụng truy vấn
Khi cơ sở dữ liệu của bạn đã được điền đầy đủ, đã đến lúc bắt đầu gặt hái những lợi ích của việc tổ chức nhiều thông tin. Truy vấn là một phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ để sắp xếp thông qua cơ sở dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để minh họa cách sử dụng của chúng, đây là một Truy vấn đơn giản sẽ tìm kiếm sách trong cơ sở dữ liệu của tôi trong một khoảng thời gian cụ thể.
Để tạo một Truy vấn mới, hãy điều hướng đến Tạo ra trong Ribbon và chọn Thuật sĩ truy vấn , tiếp đó hãy chọn Trình hướng dẫn truy vấn đơn giản . Chọn Bảng mong muốn, cũng như các Trường mà bạn quan tâm - trong trường hợp của tôi, đây là Năm phát hành cũng như Tiêu đề, vì vậy tôi biết mục nhập mà tôi đang xem.
Trên màn hình tiếp theo, hãy quyết định xem bạn muốn xem dạng xem Chi tiết với mọi trường của mọi bản ghi hay chỉ một Bản tóm tắt. Sau đó, chọn Hoàn tất để kết thúc quá trình. Bạn sẽ được hiển thị với dữ liệu mà bạn đã chọn và bạn có thể sử dụng menu thả xuống trong tiêu đề cột để thu gọn mọi thứ hơn nữa. Tôi đang tìm những cuốn sách được viết vào những năm 1970, vì vậy tôi sẽ nhấp vào menu thả xuống Năm phát hành, sau đó điều hướng đến Bộ lọc số> Giữa .
Sau đó, tôi đặt ranh giới trên và ranh giới dưới cho dữ liệu của mình và được giới thiệu danh sách các cuốn sách được phát hành từ năm 1970 đến 1980. Tất nhiên, phương pháp tương tự có thể được sử dụng để đối sánh các chuỗi văn bản, hộp đánh dấu hoặc bất kỳ loại thông tin nào khác mà bạn có thể đã nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Bạn có mẹo nào để bắt đầu với Access không? Bạn đang gặp khó khăn với một khía cạnh cụ thể của việc tạo cơ sở dữ liệu và cần một số trợ giúp? Hãy cho chúng tôi biết về lời khuyên và các vấn đề của bạn trong phần bình luận bên dưới.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Nâng cấp lên Windows 11 có đáng không?Windows đã được thiết kế lại. Nhưng điều đó có đủ thuyết phục bạn chuyển từ Windows 10 sang Windows 11?
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Quyền truy cập của Microsoft
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Nhà văn Anh hiện đang sống ở Mỹ. Tìm tôi trên Twitter qua @radjonze.
Xem thêm từ Brad JonesTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký