Home-theater-designers
Mail Merge giống như một trong những người bạn cũ mà bạn đã không gọi trong nhiều năm. Bị đánh giá thấp và bị bỏ qua, cho đến ngày bạn cần họ một cách tồi tệ.
Bạn chỉ không nhận ra tiềm năng của nó cho đến khi bạn được giao công việc quản lý hàng trăm lời mời vào phút cuối. Có thể, chúng là một loạt các lời mời đám cưới hoặc một báo động đỏ cho một ngày tận thế thây ma sắp xảy ra. Hoặc, nó có thể là một cái gì đó vô thưởng vô phạt - như in một loạt nhãn địa chỉ và huy hiệu tên.
Đừng lo lắng. Bạn có thể gửi hàng loạt email được cá nhân hóa bằng Microsoft Outlook 2016 trong vài phút với một vài cú nhấp chuột. Và tiết kiệm trong ngày.
Khi nào bạn nên sử dụng kết hợp thư?
Trước khi tôi đi trước, phối thư được sử dụng khi bạn muốn tạo một số tài liệu về cơ bản giống nhau nhưng trong đó mỗi tài liệu chứa các chi tiết duy nhất. Các email chia sẻ cùng một định dạng và cùng một văn bản và hình ảnh nếu có. Ví dụ: lời mời trong đó văn bản được giữ nguyên nhưng tên, địa chỉ hoặc thậm chí các bit chủ đề là duy nhất cho mỗi lời mời.
Phối thư - không giống như gửi thư cho một nhóm người qua email - làm cho mỗi người nhận tin nhắn trở thành người nhận duy nhất .
Cách sử dụng tốt nhất mà tôi tìm thấy cho đến nay dành cho họ - sử dụng email hàng loạt như một công cụ săn việc làm mạnh mẽ với các chi tiết tùy chỉnh cho từng nhà tuyển dụng.
Tính năng trộn thư sử dụng hai phần:
- Các tài liệu hằng số chính (ở đây: Microsoft Word) nơi bạn viết nội dung email.
- Các nguồn dữ liệu có thể thay đổi (ở đây: Danh bạ Microsoft Outlook) thường là địa chỉ và tên của người nhận.
Hai cái này được 'hợp nhất'. Với Outlook là một phần của bộ Microsoft Office, người ta có thể sử dụng tính năng này để gửi hàng loạt thư, mỗi thư được cá nhân hóa cho một liên hệ khác nhau. Nó không phải là gửi thư rác, mặc dù tôi đoán là nhầm lẫn, kết hợp thư có thể được sử dụng để đánh bom các email không được yêu cầu.
làm thế nào để có thêm bộ nhớ trên mac
Microsoft Office cho phép bạn sử dụng các nguồn dữ liệu khác nhau cho chi tiết địa chỉ - ví dụ: bạn có thể sử dụng bảng tính Excel hoặc thậm chí là cơ sở dữ liệu Access. Tại đây, bạn sẽ sử dụng danh bạ Microsoft Outlook của mình để gửi email.
Chuẩn bị Nhóm Liên hệ của Bạn để Kết hợp Thư
Vì vậy, hãy chia nhỏ các bước sau khi bạn khởi chạy Microsoft Outlook.
1. Mở Mọi người để hiển thị danh sách các liên hệ của bạn.
Chọn địa chỉ liên hệ (CTRL + Nhấp) bạn muốn đưa vào danh sách email được cá nhân hóa. Để quản lý một danh sách khổng lồ dễ dàng hơn, hãy sử dụng Loại các tùy chọn có sẵn (nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Tất cả các ). Để dễ quản lý hơn, bạn có thể sắp xếp theo danh mục thông qua cùng một trình đơn thả xuống.
Lưu ý: Mail Merge không làm việc với danh sách phân phối .
2. Chọn Mail Merge từ Ruy-băng> Trang chủ> Nhóm tác vụ .
3. Trong màn hình Liên hệ Phối thư mà bạn sẽ thấy bây giờ, hãy chọn Chỉ những địa chỉ liên hệ được chọn nếu email được cá nhân hóa dành cho một loạt địa chỉ liên hệ được chọn. Trong phần Tùy chọn hợp nhất ở bên dưới, hãy chọn các thông số sau.
- Loại tài liệu: Thư biểu mẫu
- Đi đến: E-mail
- Dòng chủ đề tin nhắn: Dòng chủ đề sẽ không thay đổi đối với tất cả các email.
4. Nhấp vào VÂNG và sau đó Microsoft Word sẽ khởi chạy để bạn soạn thư được cá nhân hóa.
Viết tin nhắn được cá nhân hóa trong Microsoft Word
Tab Thư trên Ruy-băng ở chế độ xem phía trước và chính giữa. Tại đây, bạn sẽ muốn bắt đầu email hàng loạt của mình bằng một dòng lời chào được cá nhân hóa . Từ Thư từ trong Microsoft Word, chọn Dòng lời chào .
Như bạn có thể thấy, hộp thoại đã được điền sẵn tên của ông Randall. Đây chỉ là một trình giữ chỗ cho các tên từ danh sách liên hệ của bạn. Ngay bên dưới đó, bạn có thể xem trước các tên từ danh sách của mình. Bạn có thể tùy chỉnh các mục nhập với các tùy chọn được cung cấp tại đây.
Lưu ý rằng các trường hợp nhất đến từ các tiêu đề cột trong danh sách gửi thư của bạn. Vì vậy, nếu có sự không khớp, hãy sử dụng Trường phù hợp để đảm bảo rằng hợp nhất vẫn chính xác. Nếu một trường bạn muốn nói là 'Không phù hợp', hãy chọn danh sách thả xuống cho trường đó rồi chọn tên cột phù hợp với cột đó trong danh sách của bạn.
Khi bạn nhấp vào VÂNG và thoát khỏi đây, một chỗ dành sẵn cho dòng lời chào (Kính gửi ông…) được đặt trong tài liệu Word.
Nhớ lấy điều này: Bạn có thể nhập thêm thông tin vào tài liệu với các trường bổ sung.
Bấm vào Chèn Trường Hợp nhất. Dữ liệu này phải có trong nguồn dữ liệu ban đầu của bạn, trong trường hợp này là thông tin Danh bạ trong Microsoft Outlook. Ví dụ bao gồm - địa chỉ nhà riêng, số điện thoại nhà riêng, chức danh công việc, v.v. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ khi nhấp vào mũi tên thả xuống nhỏ.
Định dạng Lời chào. Để định dạng dòng lời chào theo cách bạn muốn, hãy đánh dấu toàn bộ trường, bao gồm cả các dấu ở mỗi đầu. Đi đến Nhà và sử dụng cài đặt Phông chữ. Ngoài ra, hãy đặt Khoảng cách dòng để đảm bảo khoảng cách dòng khớp với khoảng cách trong phần còn lại của tài liệu.
Nhập tin nhắn ngay bây giờ
Đầu tin nhắn là<>trình giữ chỗ và / hoặc bất kỳ trường nào khác mà bạn đã chèn với sự trợ giúp của các trường hợp nhất bổ sung. Soạn tin nhắn của bạn. Hãy nhớ rằng đây là cách tốt nhất để gửi email hàng loạt. Vì vậy, hãy đảm bảo sử dụng tất cả các nghi thức email mà bạn có thể tập hợp.
Khi nội dung email được hoàn thành, hãy nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất> Gửi Tin nhắn E-mail .
Các Đi tới E-mail hộp thoại mở ra. Nhấp chuột VÂNG .
Sau đó, MS Word thực hiện công việc tự động đăng các email trong nháy mắt. Word sẽ gửi một email riêng lẻ đến từng địa chỉ. Bạn không thể CC hoặc BCC những người nhận khác, và bạn không thể thêm tệp đính kèm vào email.
Bạn có thể lưu tài liệu bạn đã sử dụng để phối thư, vì nó cũng lưu liên kết với nguồn dữ liệu, tức là danh bạ. Khi bạn mở tài liệu phối thư, hãy chọn đúng khi Word nhắc bạn giữ kết nối.
làm thế nào để chuyển apple cash vào ngân hàng
Thêm Trình bảo vệ thời gian này vào Bộ công cụ Email của bạn
Khi bạn hiểu rõ, toàn bộ quá trình chỉ mất vài phút từ đầu đến cuối. Đồng thời, bạn chỉ cần soạn email cho một người duy nhất, bây giờ bạn có thể làm như vậy cho một nhóm. Không quan trọng nhóm lớn như thế nào.
Ngoài ra, việc sử dụng tên người nhận làm lời chào cũng là một hành vi email nhóm tốt. Nó tạo ra một liên lạc cá nhân hơn cho email. Một cái gì đó, một email CC-ed rất thiếu.
Tiếp theo, bạn có thể thử phối thư để in thư, nhãn và phong bì. Bạn cũng có thể muốn tìm hiểu về các phương pháp dễ dàng để hợp nhất các tệp Microsoft Outlook PST . Đói để biết thêm các thủ thuật Outlook? Sau đó, đã đến lúc khám phá các tính năng ít được biết đến của Outlook!
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách truy cập Cấp bong bóng tích hợp của Google trên AndroidNếu bạn đã từng cần đảm bảo thứ gì đó ở mức vừa phải, thì giờ đây, bạn có thể có được mức bong bóng trên điện thoại của mình trong vài giây.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Mẹo về Email
- Quản lý liên hệ
- Ứng dụng email trên máy tính để bàn
- Microsoft Outlook
- Mail Merge
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu là Phó tổng biên tập về Internet, Windows và Năng suất. Sau khi loại bỏ những thứ bẩn thỉu của bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài mười năm, anh ấy hiện đang đam mê giúp đỡ những người khác cải thiện kỹ năng kể chuyện của họ. Anh ta tìm kiếm dấu phẩy Oxford bị thiếu và ghét những ảnh chụp màn hình xấu. Nhưng những ý tưởng về Nhiếp ảnh, Photoshop và Năng suất làm dịu tâm hồn anh ấy.
Xem thêm từ Saikat BasuTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký