Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Gửi email đến một nhóm phổ biến hơn trong cả công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Bạn có thể sử dụng các nhóm cho nhóm dự án của mình tại nơi làm việc và các thành viên gia đình trực tiếp của bạn ở nhà. Tạo nhóm email cho danh sách phân phối trong Microsoft Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.





Sau khi nhóm được thiết lập, bạn có thể chỉ cần đưa nó vào email và liên hệ với nhiều người bằng một tin nhắn. Nếu bạn chưa từng làm điều này trước đây, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Đây là cách tạo một nhóm trong Outlook cho cả Windows và Mac.



Sự khác biệt giữa Nhóm liên hệ, Danh sách liên hệ, Nhóm email và Danh sách phân phối

Thực sự không có sự khác biệt giữa nhóm liên hệ, danh sách liên hệ, nhóm email hoặc danh sách phân phối khi nói về Microsoft Outlook. Các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau.





Trên thực tế, Trang web hỗ trợ Microsoft Office bây giờ đưa ra thuật ngữ 'Nhóm liên hệ' thay vì 'Danh sách phân phối':

Sử dụng nhóm liên hệ (trước đây được gọi là 'danh sách phân phối') để gửi email cho nhiều người…



Bản thân ứng dụng Outlook sử dụng các thuật ngữ Nhóm Liên hệ (Windows) và Danh sách Liên hệ (Mac) trên ruy-băng, trong các menu và trong các tài liệu hỗ trợ của nó. Vì vậy, khi chúng ta chuyển qua các bước bên dưới, đó là những cụm từ bạn sẽ thấy thường xuyên nhất.

Và trước khi bạn chuyển sang các bước, nếu bạn cần trợ giúp xuất danh bạ Outlook của bạn tại một số điểm, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi.



Cách tạo nhóm liên hệ trong Outlook trên Windows

Mở Outlook trên máy tính Windows của bạn và chuẩn bị tạo nhóm liên hệ của bạn.

  1. Lựa chọn Mọi người từ dưới cùng bên trái của cửa sổ Outlook.
  2. Nhấp chuột Nhóm liên hệ mới từ dải băng.
  3. Đặt tên cho nhóm của bạn.

Bạn cũng có thể chọn Hàng mới > Các mặt hàng khác > Nhóm liên hệ từ Nhà tab menu.



Để thêm địa chỉ liên hệ vào nhóm của bạn, hãy nhấp vào Thêm thành viên từ dải băng. Bạn có thể thêm thành viên từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ của mình hoặc bạn có thể tạo liên hệ mới.

Để thêm thành viên từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ của bạn, chỉ cần bấm đúp vào tên của họ trong cửa sổ bật lên và tên đó sẽ được thêm vào Các thành viên khu vực ở dưới cùng. Khi bạn hoàn thành, hãy nhấp vào VÂNG .

Đối với các liên hệ mới, hãy nhập tên bạn muốn hiển thị cho họ trong cửa sổ, chèn địa chỉ email của họ và nhấp vào VÂNG .

Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên vào nhóm, hãy nhấp vào Lưu & Đóng từ dải băng.

Không nhìn thấy các nút này hoặc quan tâm đến việc tùy chỉnh dải băng của bạn? Dưới đây là cách tận dụng tối đa ruy-băng và menu trong Office 2016.

Soạn Email Nhóm Outlook trên Windows

Sau khi bạn tạo nhóm email của mình trong Outlook, bạn có một số phương pháp để gửi thư cho các thành viên.

mã lỗi của trung tâm trợ giúp Disney + 83

Soạn Email từ Phần Thư

Trong phần Thư của Outlook, bạn có thể gửi email đến nhóm liên hệ mà bạn đã tạo bằng cách thực hiện như sau.

  1. Nhấp chuột Email mới .
  2. bên trong Đến , bắt đầu nhập tên bạn đã đặt cho nhóm liên hệ. Hoặc, bạn có thể nhấp vào Đến và tìm kiếm nhóm hoặc chọn tên nhóm từ danh sách.
  3. Khi bạn nhìn thấy nhóm, hãy chọn nó và nhấp vào VÂNG .

Soạn email từ mục Mọi người

Nếu bạn đang ở trong phần Mọi người của Outlook, hãy bấm vào nhóm liên hệ trong danh sách của bạn. Sau đó, chọn Biểu tượng email và một email mới sẽ mở ra với nhóm được điền trong Đến lĩnh vực cho bạn.

Cách tạo danh sách liên hệ trong Outlook trên Mac

Mở Outlook trên máy Mac của bạn và sẵn sàng tạo danh sách liên hệ của bạn.

  1. Lựa chọn Mọi người từ dưới cùng bên trái của cửa sổ Outlook.
  2. Nhấp chuột Danh sách Liên hệ Mới từ dải băng.
  3. Đặt tên cho danh sách của bạn.

Bạn cũng có thể chọn Tập tin > Mới > Danh sách liên hệ từ thanh menu.

Để thêm địa chỉ liên hệ vào danh sách của bạn, chỉ cần bắt đầu nhập Tên và E-mail các trường trong cửa sổ bật lên. Nếu bạn thêm tên được nhận dạng là một liên hệ hiện có, bạn sẽ thấy đề xuất cho hiển thị liên hệ đó. Sau đó, bạn có thể chỉ cần chọn nó để thêm liên hệ đó vào danh sách.

Nếu bạn đang thêm các liên hệ mới, chỉ cần nhập tên và địa chỉ email của họ. Trước khi thoát, bạn cũng có thể chỉ định một Loại vào nhóm từ dải băng. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như gia đình, bạn bè và nhóm.

Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên vào danh sách, hãy nhấp vào Lưu & Đóng từ dải băng.

Nút danh sách liên hệ mới bị xám trên máy Mac?

Nếu bạn không thể nhấp vào nút Danh sách Liên hệ Mới trong ruy-băng của phần Mọi người, đây là một cách khắc phục đơn giản.

  1. Nhấp chuột Quan điểm > Sở thích từ thanh menu.
  2. Lựa chọn Tổng quan .
  3. Bỏ chọn hộp bên cạnh Ẩn trên máy tính của tôi

Soạn Email Nhóm Outlook trên Mac

Sau khi bạn tạo nhóm email của mình trong Outlook, bạn có một số cách để gửi thư cho họ.

Soạn Email từ Phần Thư

Có thể bạn sẽ ở trong phần Thư của Outlook thường xuyên nhất, vì vậy, để gửi email đến danh sách phân phối mà bạn đã tạo, hãy làm theo các bước sau.

  1. Nhấp chuột Email mới .
  2. bên trong Đến , bắt đầu nhập tên bạn đã chỉ định cho danh sách liên hệ. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Tìm kiếm nút ở phía bên phải của trường. Tìm kiếm danh sách trong hộp ở trên cùng.
  3. Khi danh sách hiển thị, hãy chọn nó và nó sẽ xuất hiện ngay.

Soạn email từ mục Mọi người

Nếu bạn tình cờ ở trong phần Mọi người của Outlook, chỉ cần di chuột qua danh sách liên hệ và khi bạn thấy Biểu tượng email hiển thị, nhấp vào nó.

Một email mới sẽ mở ra với danh sách liên hệ đó trong Đến dòng, sẵn sàng để bạn soạn tin nhắn của mình.

Tăng tốc mọi thứ với các nhóm Outlook

Việc tạo một nhóm trong Outlook thật dễ dàng đến mức nếu bạn thường xuyên gửi email cho những người giống hệt nhau, điều đó thực sự có thể đẩy nhanh quá trình của bạn.

Để làm được nhiều việc hơn nữa với email và hộp thư đến của bạn, hãy xem 10 mẹo này để hoàn thiện Outlook tốt hơn.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 6 lựa chọn thay thế có thể nghe được: Ứng dụng sách nói miễn phí hoặc giá rẻ tốt nhất

Nếu bạn không thích trả tiền cho sách nói, đây là một số ứng dụng tuyệt vời cho phép bạn nghe chúng miễn phí và hợp pháp.

Đọc tiếp Chủ đề liên quan
  • Năng suất
  • Mẹo về Email
  • Quản lý liên hệ
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office 365
  • Mẹo Microsoft Office
  • Microsoft Office 2019
Giới thiệu về tác giả Sandy Writtenhouse(452 bài báo đã xuất bản)

Với bằng Cử nhân Công nghệ Thông tin, Sandy đã làm việc nhiều năm trong ngành CNTT với tư cách là Giám đốc dự án, Giám đốc bộ phận và Trưởng ban PMO. Sau đó, cô quyết định theo đuổi ước mơ của mình và hiện viết về công nghệ toàn thời gian.

Xem thêm từ Sandy Writtenhouse

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký