Home-theater-designers
Năm 1971, email đầu tiên được gửi từ máy tính này sang máy tính khác. Bây giờ, 269 tỷ email được gửi mỗi và mỗi ngày.
Không thể tưởng tượng được có bao nhiêu email trong số này là không cần thiết. Có bao nhiêu phục vụ chỉ để gây ra thêm sự nhầm lẫn. Để thu hút sự chú ý và kiên nhẫn hơn nữa của người nhận.
Nhưng có một điều chắc chắn là: nếu nhiều người bắt đầu trả lời email một cách hiệu quả, tất cả chúng ta sẽ bị ràng buộc vào hộp thư đến của mình ít chặt chẽ hơn một chút và sự lo lắng về email của chúng ta sẽ bớt suy nhược hơn một chút.
Giải pháp rõ ràng nhất ở đây không chỉ là 'trả lời nội tuyến' mà là trả lời nội tuyến đúng . Trả lời nội tuyến là nơi bạn trả lời trong nội dung chính của email, thay vì viết email của riêng bạn từ đầu.
Trả lời nội tuyến là điều mà hầu hết chúng ta đã từng làm. Nhưng chúng ta nên trả lời nội tuyến xa thương xuyên hơn. Và chúng ta nên làm như vậy với một số quy tắc để giữ cho các chuỗi email phức tạp đó được tổ chức và dễ theo dõi.
Chúng tôi đang trả lời email sai
Ngược lại với trả lời nội tuyến là cái thường được gọi là 'đăng hàng đầu'. Đây là nơi bạn nhấn trả lời email và chỉ cần bắt đầu nhập ở đầu hộp văn bản. Đây là cách phần lớn email ngày nay được tạo thành. Nhưng trừ khi bạn đang xử lý các cuộc trò chuyện email cực kỳ đơn giản, việc đăng hàng đầu có thể gây ra tất cả các loại vấn đề.
Trước hết, khi đăng bài đầu tiên, việc tham khảo lại email ban đầu sẽ trở thành một vấn đề phức tạp lớn, liên quan đến việc dò tìm hết email này đến email khác để tìm những gì bạn đang tìm kiếm. Sau đó, bạn phải cuộn xuống email bạn đang soạn để có thể diễn giải những gì bạn vừa tìm thấy, không đúng ngữ cảnh và thường thiếu các điểm nổi bật.
Đôi khi, người nhận có thể trả lời email của bạn trong một chuỗi email hoàn toàn mới, có nghĩa là cuộc trò chuyện của bạn hiện đang diễn ra trong hai hoặc nhiều chuỗi riêng biệt.
Nếu bạn đang trò chuyện nhóm, mọi thứ thậm chí còn lộn xộn hơn. Theo dõi ai trả lời cái gì, khi nào và câu trả lời là gì những thứ kia trả lời trở thành một kỳ tích gần như không thể.
Trả lời nội tuyến là giải pháp
Sau đó, thay vì đăng hàng đầu, chúng tôi nên trả lời nội tuyến - nghĩa là, trong phần nội dung của email gốc. Trong Outlook và Apple Mail, bạn có thể thấy thư gốc ngay sau khi nhấn trả lời. Trong Gmail, chỉ cần nhấn ba dấu chấm ở cuối màn hình soạn thư để hiển thị cuộc trò chuyện.
Mẹo: Để xóa dòng 'trích dẫn' theo chiều dọc khỏi thư trả lời của bạn trong Gmail, hãy đánh dấu toàn bộ email, sau đó nhấp vào thụt lề ít hơn cái nút.
Trả lời nội tuyến giải quyết vấn đề cần phải cuộn qua hàng loạt thư vì email gốc được bao gồm và có thể tìm kiếm được trong thư gần đây nhất mà bạn nhận được trong cuộc trò chuyện đó. Điều này có nghĩa là mọi thứ được giữ trong ngữ cảnh.
Ngoài ra, bạn không phải mất thời gian tổng hợp các câu trả lời của người khác hoặc sao chép các đoạn email chỉ để làm cho câu trả lời của riêng bạn có ý nghĩa. Với câu trả lời nội tuyến, mọi thứ đều có sẵn để mọi người có thể tham khảo lại bất cứ lúc nào.
Và đối với các chủ đề liên quan đến nhiều người, việc phân biệt ai đã nói gì và trả lời ai, rất dễ dàng (nếu được thực hiện đúng cách).
Trả lời nội tuyến đúng cách
Khi hầu hết mọi người trả lời nội tuyến, họ chỉ cần viết câu trả lời của họ cùng với văn bản họ muốn trả lời và họ tô đậm hoặc tô màu đỏ.
Điều này là xa lý tưởng. Ngay sau khi ai đó mở email ở dạng văn bản thuần túy, họ không thể nhìn thấy định dạng này. Và ngay khi có nhiều hơn một vài người trong một chuỗi, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn nhanh chóng.
Vì vậy, đây là hướng dẫn nhanh về đúng trả lời nội tuyến có thể mở rộng và sẽ giữ cho sự nhầm lẫn ở mức tối thiểu.
1. Không dựa vào định dạng
Như đã đề cập, trong một số trường hợp, người nhận có thể không nhìn thấy định dạng mà bạn đưa vào email (ví dụ: họ có thể thích văn bản thuần túy hơn). Nếu ai đó mù màu, họ có thể gặp khó khăn khi theo dõi các chủ đề chứa nhiều màu.
apple music vs google play music
Bằng mọi cách, hãy sử dụng định dạng để giúp tìm thấy thư trả lời dễ dàng hơn khi quét email. Nhưng đừng dựa vào cô độc trên đó.
2. Lời nói đầu Trả lời bằng tên của bạn
Thay vì dựa vào định dạng, hãy tập thói quen đặt trước tất cả các câu trả lời bằng tên của bạn và nếu bạn cần đặc biệt sắp xếp, hãy chọn ngày. Yêu cầu tất cả người nhận làm tương tự.
Hiện tại, trong Gmail, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc nhập tên của mình theo cách thủ công. Điều này cũng đúng với ứng dụng Apple Mail ngày càng nhạt nhẽo.
Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Outlook, có một tính năng tự động mở đầu câu trả lời của bạn bằng tên của bạn. Để làm điều này, hãy đi tới Tệp> Tùy chọn> Thư . Sau đó đi đến Trả lời & Chuyển tiếp , kiểm tra Mở đầu nhận xét với và nhập tên của bạn vào hộp văn bản. Khi bạn trả lời trong phần nội dung email, tên của bạn sẽ tự động xuất hiện trong dấu ngoặc.
Chim đưa thư cũng có tùy chọn này theo mặc định.
3. Sử dụng ngắt dòng, vui lòng
Bất cứ khi nào bạn để lại câu trả lời nội dòng, câu trả lời này phải nằm trên một dòng mới, thay vì được chèn vào giữa câu hoặc ở cuối đoạn văn.
Điều này giúp người khác trả lời nhận xét của bạn dễ dàng hơn nhiều và làm cho việc quét cuộc trò chuyện diễn ra xung quanh từng điểm được sắp xếp hợp lý hơn nhiều.
4. Thụt lề câu trả lời nhiều cấp độ
Khi nhiều điểm được giải quyết trong một email, bạn sẽ có nhiều chuỗi xảy ra trong một thư.
Để giữ cho những câu trả lời này có tổ chức, bạn nên thụt lề các câu trả lời theo chuỗi để rõ ràng những nhận xét nào liên quan đến từng điểm. Cá nhân tôi thấy việc sử dụng dấu ngoặc nhọn (>) là các ký tự trực quan nhất ở đây, vì các dấu đầu dòng có thể không hiển thị trong email văn bản thuần túy.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công sức cố gắng tìm ra phần nào của cuộc trò chuyện mà bạn cần chú ý.
5. Phương án cuối cùng: Sử dụng một công cụ tốt hơn
Không ai giả vờ trả lời nội tuyến là giải pháp hoàn hảo ở đây. Nhưng nếu bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc sử dụng email, hãy dành thời gian để viết những email hiệu quả và hiệu quả. Dựa trên những lý do trên, trả lời nội tuyến là cách tốt nhất để giữ cho các dự án tiến triển. Nó cũng giúp mọi người theo kịp nhiều cuộc trò chuyện trong chuỗi email mà không cần phải mất thời gian xem qua danh sách dài các email trước đây.
Tuy nhiên, nếu bạn thấy các câu trả lời nội tuyến thậm chí trở nên quá phức tạp hoặc nếu đồng nghiệp của bạn không thể có thói quen trả lời nội tuyến đúng cách, thì có thể đã đến lúc bạn nên tìm một công cụ khác.
Các công cụ giao tiếp như Slack , Yammer , và Trò chuyện nhóm làm cho các giao tiếp phức tạp trong nhóm trở nên dễ dàng hơn. Sau đó, thay vì tiếp tục vật lộn với email, có lẽ đã đến lúc thử một trong những thứ này.
Thông báo
Khi bạn áp dụng các quy tắc trả lời nội tuyến đơn giản này, nhiều người nhận sẽ đánh giá cao mức độ hiệu quả của hành vi email này và bắt đầu bắt chước cách tiếp cận của bạn một cách tự nhiên.
Tuy nhiên, nếu họ không tự nhiên sao chép quy tắc gửi email chu đáo của bạn, hãy kéo họ lên. Gửi cho họ bài báo này. Mô tả cách bạn muốn họ trả lời và giải thích rằng điều đó sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thư bị hiểu nhầm, lãng phí thời gian và mất ngữ cảnh.
Thực sự không có nhược điểm.
Bạn có nghĩ rằng những quy tắc này sẽ giúp bạn nắm được các chuỗi email phức tạp không? Có bất kỳ mẹo trả lời nội tuyến nào khác mà bạn nghĩ sẽ hữu ích không?
Tín dụng Hình ảnh: sangoiri / Tiền gửi
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để tạo hoạt ảnh cho bài phát biểuHoạt hình có thể là một thách thức. Nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu thêm đối thoại vào dự án của mình, chúng tôi sẽ chia nhỏ quy trình cho bạn.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Gmail
- Mẹo về Email
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale có bằng Triết học tại Đại học York, Vương quốc Anh. Anh ấy đã làm việc với tư cách là nhà tư vấn và quản lý truyền thông xã hội trong hơn 5 năm, đồng thời tổ chức các cuộc hội thảo ở một số quốc gia. Trong hai năm qua, Rob cũng là một nhà văn công nghệ và là Giám đốc Truyền thông Xã hội của MakeUseOf và Biên tập viên Bản tin. Bạn thường thấy anh ấy đi du lịch khắp thế giới, học cách chỉnh sửa video và thử nghiệm nhiếp ảnh.
Xem thêm từ Rob NightingaleTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
cách tìm số điện thoại của bạnBấm vào đây để đăng ký