Home-theater-designers
Google Drive là một công cụ cộng tác và năng suất tuyệt vời. Tuy nhiên, một khi bạn bắt đầu sử dụng nó nhiều, thật khó để giữ mọi thứ ngăn nắp.
Rất may, Google Drive cung cấp nhiều cách để giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Dưới đây là hướng dẫn tổ chức Google Drive để giảm thời gian lãng phí khi tìm kiếm thông tin.
1. Thiết lập Google Drive cơ bản và thêm tệp
Giống như các trình khám phá tệp tiêu chuẩn, Google Drive cho phép bạn sắp xếp các tệp của mình bằng cách sử dụng các thư mục, điều này rất hữu ích nếu bạn đang làm việc trên các dự án riêng biệt. Tuy nhiên, điều làm cho điều này hơi phức tạp là các tệp của bạn có thể bắt nguồn từ hai nguồn khác nhau.
Bạn sẽ thấy những điều này được liệt kê trong thanh bên trên Ứng dụng web Google Drive . Ổ đĩa của tôi giữ các tệp bạn đã lưu vào Drive, trong khi Chia sẻ với tôi sưu tầm nội dung người khác mời bạn truy cập trên Drive . Chúng có thể bao gồm các thư mục cộng tác nhóm, thư mục Drive công cộng được sử dụng để phân phối và các thư mục tương tự.
Bạn cũng sẽ thấy Máy vi tính ở đây nếu bạn sử dụng tính năng sao lưu của Google Drive, nhưng đó là một chức năng riêng biệt, vì vậy nó không thực sự áp dụng ngay bây giờ.
Tệp bạn muốn tìm có thể thuộc một trong hai danh mục đó, gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông qua trình duyệt. Để đơn giản hóa việc này, bạn có thể thêm phím tắt cho các tệp hoặc thư mục được chia sẻ vào Drive của riêng mình. Thực hiện việc này bằng cách nhấp và kéo tệp tới Ổ đĩa của tôi trên thanh bên hoặc nhấp chuột phải vào nó và chọn Thêm lối tắt vào Drive . Bạn có thể đặt phím tắt ở bất kỳ đâu bạn muốn trong Drive của riêng mình.
Tệp sẽ ở nguyên vị trí ban đầu nhưng lối tắt trong Drive của bạn cho phép bạn dễ dàng truy cập tệp từ hệ thống phân cấp của riêng mình. Điều này giúp bạn không phải lội qua dữ liệu được chia sẻ.
2. Sắp xếp theo ngày và các yếu tố khác
Đây là một mẹo cơ bản, nhưng nó có thể giải thích vì có thể không rõ ràng ngay lập tức để tìm nó ở đâu. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để thay đổi cách sắp xếp tệp ở phía trên bên phải của chế độ xem tệp hiện tại. Nó xuất hiện dưới dạng phương pháp sắp xếp hiện tại, chẳng hạn như Tên .
Nhấp vào văn bản này để đặt một phương pháp sắp xếp khác, chẳng hạn như Sửa đổi lần cuối hoặc Do tôi mở lần cuối . Sử dụng mũi tên để thay đổi giữa sắp xếp tăng dần và giảm dần.
Tuy đơn giản nhưng đây là một cách tiện dụng để nhanh chóng hiểu được một thư mục có hàng trăm tệp.
3. Chọn tệp nhanh hơn
Giống như nhiều trình khám phá tệp khác, Google Drive cho phép bạn sử dụng Sự thay đổi và Điều khiển kết hợp với các lần nhấp, cũng như nhấp và kéo, để chọn nhiều tệp.
Tổ chức Điều khiển và nhấp vào nhiều tệp để chọn tất cả. Để chọn các tệp trong một hàng, hãy bấm vào tệp đầu tiên, sau đó bấm vào tệp cuối cùng trong khi giữ Sự thay đổi . Nhấp và kéo là một thay thế dễ dàng cho việc này nếu bạn thích.
Hãy nhớ rằng bạn có thể thay đổi chế độ xem tệp bằng cách sử dụng nút ở trên cùng bên phải, xuất hiện phía trên tùy chọn sắp xếp và bên cạnh Thông tin biểu tượng. Sử dụng nó để thay đổi giữa dạng xem danh sách và dạng lưới, điều này có thể giúp bạn chọn một nhóm tệp dễ dàng hơn.
4. Sử dụng Công cụ Tìm kiếm Nâng cao
Tìm kiếm tệp bằng thanh tìm kiếm ở đầu màn hình là cách tốt nhất để tìm thứ bạn đã đánh mất. Sử dụng các công cụ nâng cao chỉ cách một vài cú nhấp chuột sẽ làm cho nó thậm chí còn hiệu quả hơn.
Khi bạn nhấp vào thanh tìm kiếm, bạn có thể chọn một loại tệp, chẳng hạn như PDF hoặc Bảng tính , để chỉ hiển thị các tệp thuộc loại đó.
Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn nhấp vào một trong những thứ này, loại: trình bày hoặc tương tự sẽ xuất hiện trên thanh tìm kiếm. Để cụ thể hơn, hãy thử nhập một cụm từ tìm kiếm cùng với loại. Điều này giúp bạn dễ dàng thu hẹp phạm vi tìm kiếm nếu bạn biết mình đang tìm kiếm loại nội dung nào.
Ngoài ra, bạn có thể bấm vào Các công cụ tìm kiếm khác ở cuối menu chọn loại tệp (hoặc mũi tên nhỏ ở bên phải hộp tìm kiếm) để xem các tùy chọn tìm kiếm nâng cao. Những điều này cho phép bạn xem chi tiết theo các tiêu chí như ngày sửa đổi, chủ sở hữu và người mà nó được chia sẻ.
Nếu bạn lưu trữ rất nhiều tệp trong Drive và không nhớ nơi bạn đặt hầu hết chúng, tìm kiếm sẽ trở thành người bạn tốt nhất của bạn.
5. Sử dụng màu sắc và dấu sao để tạo danh mục
Mặc dù bạn có thể tạo các thư mục có cấu trúc phân cấp sâu, nhưng đôi khi việc sử dụng một hệ thống trực quan hơn lại dễ dàng hơn. Bằng cách nhấp chuột phải vào một thư mục, bạn có thể chọn Thay đổi màu sắc và giúp bạn dễ dàng xác định hơn trong nháy mắt.
Thay vì màu xám tiêu chuẩn (và nhàm chán) cho mọi thứ, một thư mục có màu sắc tươi sáng dễ phát hiện hơn nhiều trong số rất nhiều thư mục khác trong Drive của bạn. Hãy thử áp dụng màu chỉ cho các thư mục quan trọng nhất của bạn hoặc sử dụng bảng màu cho các loại nội dung tương tự.
Như một bước tương tự, bạn cũng có thể gắn dấu sao cho các mục bằng cách chọn Thêm vào Được gắn dấu sao trong menu chuột phải. Để xem mọi tệp và thư mục mà bạn đã gắn dấu sao, hãy nhấp vào Có gắn dấu sao trong menu bên trái. Dành sao cho dữ liệu quan trọng nhất của bạn và bạn sẽ luôn biết nơi để tìm kiếm chúng.
6. Xem trước tài liệu để quét chúng nhanh chóng
Muốn được nhắc nhở nhanh về những gì trong tệp để bạn có thể chắc chắn rằng mình có đúng? Đây là nơi nút xem trước có ích. Chọn một tệp, sau đó nhấp vào con mắt biểu tượng ở trên cùng bên phải trong thanh công cụ xuất hiện. Thao tác này sẽ tạo bản xem trước nhanh để bạn có thể xem qua tệp mà không cần mở hoàn toàn.
thanh ram có cần phù hợp không
Quá trình này có thể mất một giây để tải nhưng vẫn nhanh hơn so với việc mở toàn bộ tệp. Nếu bạn có thể chỉnh sửa tệp bạn đã xem trước (chẳng hạn như tài liệu hoặc bảng tính Google Documents), bạn sẽ thấy Mở bằng [ứng dụng] liên kết ở trên cùng.
7. Kiểm tra bản sửa đổi và chỉnh sửa lịch sử từ Drive của tôi
Đối với các tệp mà bạn sở hữu trong Drive, bạn có thể kiểm tra các phiên bản trước đây và xem ai đã thực hiện thay đổi đối với tệp. Nhấp chuột phải vào thứ gì đó và chọn Quản lý các phiên bản để xem lại (và tải xuống) các phiên bản cũ hơn của tệp đó, cũng như tải lên một tệp mới.
Trong khi đó, nhấp chuột phải vào tệp và chọn Xem chi tiết để mở bảng bên phải với thông tin về tệp. Chuyển sang Hoạt động để xem điều gì đã xảy ra với nó gần đây, chẳng hạn như những người thực hiện thay đổi hoặc chia sẻ tài liệu.
8. Dùng thử các ứng dụng để giúp bạn sắp xếp hơn nữa
Nếu các điều khiển tích hợp không đủ, bạn cũng có thể kết nối các ứng dụng của bên thứ ba với Google Drive để có thêm chức năng. Để duyệt các tệp này, hãy nhấp chuột phải vào tệp và chọn Mở bằng> Kết nối nhiều ứng dụng hơn .
Điều này sẽ mở ra thị trường, nơi bạn có thể duyệt qua các tiện ích bổ sung hoạt động với Google Drive. Hãy xem qua chúng và xem liệu bạn có tìm thấy bất kỳ điều nào trong số chúng hấp dẫn không. Để giúp bạn bắt đầu, hãy xem danh sách của chúng tôi về các công cụ tốt nhất cho Google Drive .
9. Mẹo nhỏ cho tổ chức Drive
Chúng tôi cung cấp cho bạn một loạt mẹo nhỏ hơn cũng có thể giúp bạn sắp xếp nội dung trong Drive của mình:
- Thử sử dụng biểu tượng cảm xúc trong tên thư mục của bạn . Trên Windows, nhấn Giành chiến thắng + Giai đoạn để nhập biểu tượng cảm xúc hoạt động trong tên thư mục Google Drive. Được kết hợp với màu sắc của thư mục, những màu này có thể giúp ích cho những người có thị giác cao.
- Sử dụng thẻ bắt đầu bằng # làm thẻ tạm thời . Google Drive không có tính năng gắn thẻ thích hợp, vì vậy bạn có thể tự tạo thẻ bắt đầu bằng #. Trong khi không được hỗ trợ chính thức, việc thêm #Quan trọng hoặc #Tài chánh tài liệu thích hợp cho phép bạn xem mọi thứ ở một nơi với một tìm kiếm nhanh.
- Sử dụng các quy ước đặt tên thông minh . Nếu bạn muốn các tệp luôn xuất hiện theo một thứ tự nhất định, hãy sử dụng 001 hoặc tương tự ở đầu tên của họ để dễ tổ chức. Ngoài ra, hãy đảm bảo giữ cho tên tệp đủ ngắn để dễ quản lý, nhưng đừng quên bao gồm các từ khóa sẽ giúp chúng dễ dàng tìm thấy trong các tìm kiếm.
Tổ chức Google Drive hiệu quả là điều cần thiết
Giờ bạn đã biết một số cách tốt nhất để kiểm soát mọi thứ trong Google Drive của mình. Giữ cho các tệp của bạn dễ dàng truy cập là rất quan trọng, đặc biệt là khi bạn có hàng trăm tệp nằm rải rác trên hàng chục thư mục.
Để thành thạo Google Drive, bạn cũng nên biết cách khắc phục các sự cố thường gặp với phần mềm.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 10 sự cố thường gặp của Google Drive (Và cách giải quyết)Bạn gặp sự cố với Google Drive? Hãy thử các mẹo, bản sửa lỗi và cách giải quyết này để giải quyết các sự cố của Google Drive.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Quản lý tệp
- Phần mềm tổ chức
- Google Drive
Ben là Phó biên tập viên và Giám đốc giới thiệu tại MakeUseOf. Anh ấy đã rời bỏ công việc CNTT của mình để viết toàn thời gian vào năm 2016 và chưa bao giờ nhìn lại. Anh ấy đã bao gồm các hướng dẫn công nghệ, đề xuất trò chơi điện tử và hơn thế nữa với tư cách là một nhà văn chuyên nghiệp trong hơn bảy năm.
Xem thêm từ Ben StegnerTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký