Home-theater-designers
Bạn đang nghĩ về cách bạn sẽ thực hiện dự án của mình? Làm thế nào để bạn bắt đầu? Bạn sẽ đáp ứng các thời hạn? Những suy nghĩ gây lo lắng này đang lướt qua tâm trí bạn. Bất chấp giá trị của chúng, chúng không nên làm bạn chậm lại.
Bằng cách sử dụng các công cụ phù hợp, bạn có thể hoàn thành dự án của mình. Sử dụng dòng thời gian quản lý dự án có thể giúp bạn giành được dự án của mình. Công cụ này giúp bạn vạch ra dự án của mình và đảm bảo bạn có một chiến lược rõ ràng về cách bạn sẽ giải quyết nó. Bạn có thể tạo dòng thời gian quản lý dự án của mình bằng cách làm theo hướng dẫn này.
1. Soạn thảo một bản tóm tắt dự án
Để đảm bảo rằng mọi người trong dự án của bạn đều ở trên cùng một trang, hãy bắt đầu bằng cách soạn thảo một bản tóm tắt dự án. Tóm tắt dự án là một bản tóm tắt nhanh về dự án. Hãy coi nó như một phiên bản cô đọng của kế hoạch dự án của bạn. Nó sẽ trả lời các câu hỏi:
- Mục đích của dự án là gì?
- Mục tiêu của dự án là gì?
- Các mốc quan trọng là gì?
- Mất bao lâu để hoàn thành dự án?
- Ngân sách là bao nhiêu?
Hãy viết ngắn gọn để không làm các bên liên quan của dự án choáng ngợp với những chi tiết không cần thiết. Nó sẽ là tài liệu mà các bên liên quan đến dự án của bạn và các thành viên dự án thường xuyên tham khảo khi dự án tiếp tục.
2. Tạo cấu trúc phân chia công việc
Sau khi tạo bản tóm tắt dự án của mình, bạn cần tạo một kế hoạch hành động để dự án tiếp tục. Kế hoạch hành động này được gọi là cấu trúc phân chia công việc (WBS). Thay vì viết từng hành động cần thực hiện để kết thúc một dự án, WBS tập trung vào các công việc và các cột mốc quan trọng. Các quy tắc để tạo một WBS là:
dừng mã chế độ hạt nhân không mong đợi bẫy
- 100% quy tắc: Tất cả các công việc trong WBS phải cần thiết 100% để hoàn thành các mục tiêu của dự án. Không nên có bất kỳ công việc không liên quan hoặc thừa trong đó. Các nhiệm vụ con cũng phải cần 100% để hoàn thành một tác vụ mẹ.
- Loại trừ lẫn nhau: Không tính toán cho bất kỳ công việc nào hai lần. Bạn sẽ vi phạm quy tắc 100% và có những tính toán sai lầm khi tính toán các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.
- Kết quả, không phải hành động: Trọng tâm chính của bạn nên tập trung vào các sản phẩm có thể phân phối chứ không phải các hành động. Ví dụ: nếu bạn đang xây một ngôi nhà, thì một người có thể giao được đang làm phần móng. Các bước trong có thể phân phối này sẽ là chọn một trang web, đào, cài đặt và niêm phong chân. Vì vậy, đừng lạc vào những hành động này, mà hãy tập trung vào kết quả, đó là nền tảng.
- Quy tắc 8/80: Quy tắc này quy định rằng một nhiệm vụ phải mất không ít hơn 8 giờ để hoàn thành và cũng không nên mất quá 80 giờ. Khi áp dụng quy tắc này, nếu công việc mất hơn 80 giờ để hoàn thành, hãy chia nhỏ nó ra thành một gói công việc nhỏ hơn.
- Giao phó: Bạn nên giao nhiệm vụ cho một người hoặc một nhóm cụ thể. Nếu WBS của bạn là kỹ lưỡng, không nên có sự chồng chéo công việc giữa các cá nhân hoặc nhóm.
3. Tạo khung thời gian
Khi bạn đã tạo xong cấu trúc phân tích công việc, hãy phân bổ thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ. Đối với các nhiệm vụ, bạn sẽ không tự làm, hãy tham khảo ý kiến trực tiếp với (những) người sẽ thực hiện. Hỏi họ những gì họ cần để làm công việc và họ sẽ cần bao nhiêu thời gian.
Đừng quá lạc quan khi làm điều này. Tạo sự cân bằng giữa việc dành đủ thời gian để thực hiện các công việc và duy trì trong khung thời gian tổng thể của dự án. Cho phép một số chỗ lung tung cũng như cho bất kỳ tình huống bất ngờ nào.
4. Lập kế hoạch trong Phụ thuộc
Bây giờ bạn biết cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Nhưng những nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau thì sao? Thường có một số trình tự cho một nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau.
Thường có bốn kiểu quản lý dự án phụ thuộc vào dự án. Đó là:
- Kết thúc để bắt đầu : nhiệm vụ đầu tiên phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ thứ hai có thể bắt đầu.
- Kết thúc đến kết thúc : không thể hoàn thành nhiệm vụ thứ hai trước khi nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành. Ví dụ: nếu bạn đang đi dây điện cho một ngôi nhà, bạn không thể đặt dây cho đến khi kiểm tra.
- Bắt đầu để bắt đầu : các tác vụ kế tiếp không thể bắt đầu trước khi tác vụ đầu tiên bắt đầu. Ví dụ, bạn không thể san phẳng sàn bê tông cho đến khi đổ bê tông.
- Bắt đầu để kết thúc : nhiệm vụ đầu tiên phải bắt đầu trước khi nhiệm vụ thứ hai hoàn thành. Ví dụ: nếu bạn đang nâng cấp lên phần mềm mới, bạn sẽ bắt đầu cài đặt phần mềm mới trước khi loại bỏ phần mềm cũ.
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn xác định được bản chất của các phụ thuộc bạn có và sau đó khắc phục chúng. Trong một số tình huống, các phần phụ thuộc là các quá trình phức tạp hơn, vì vậy hãy tạo một sơ đồ , làn đường bơi hoặc mã hóa màu sắc để giúp bạn hình dung và xác định chúng.
5. Tạo dòng thời gian cơ sở
Bây giờ là lúc để hình dung dòng thời gian dự án của bạn. Có một số công cụ quản lý dự án mà bạn có thể sử dụng để xây dựng tiến trình dự án của mình. Các sử dụng cho hầu hết các dự án là biểu đồ Gantt .
Biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh về dự án của bạn, ngày bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ, các mốc quan trọng, sự phụ thuộc và người được giao từng nhiệm vụ. Biểu đồ của Gantt có tính tương tác và có thể được cập nhật và chỉnh sửa trong thời gian thực. Các công cụ dòng thời gian khác mà bạn có thể sử dụng để xây dựng và quản lý dòng thời gian của mình là dòng thời gian lịch sử và dòng thời gian biểu đồ dọc.
6. Gửi nó đi
Chia sẻ dòng thời gian với tất cả các bên liên quan của dự án. Họ sẽ hồi hộp khi thấy một kế hoạch hành động rõ ràng cho dự án. Họ cũng sẽ muốn cân nhắc và đưa ra đề xuất về cách tiếp tục cải thiện một số thứ trong dự án. Hãy cởi mở với phản hồi.
7. Thay đổi khi cần thiết
Một dự án là một thực thể sống động và sẽ tiếp tục thay đổi và phát triển theo thời gian. Nó không nhất thiết là một điều xấu. Nó chỉ có nghĩa là bạn phải thích nghi khi mọi thứ liên tục thay đổi.
Điều tốt là khi bạn đã có một mốc thời gian, bạn sẽ được trao quyền nhiều hơn để kết hợp thay đổi. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn thông báo những thay đổi trong thời gian thực với tất cả các bên liên quan của dự án.
Tạo lịch trình quản lý dự án của bạn
Tạo dòng thời gian quản lý dự án đầu tiên của bạn có thể khó khăn. Tuy nhiên, với các bước trên, bạn có thể tạo một mốc thời gian tỉ mỉ và thực hiện thành công dự án của mình. Vì vậy, hãy đảm bảo thực hiện hướng dẫn trên và có một mốc thời gian phù hợp.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 9 sai lầm phổ biến trong quản lý dự án (và phải làm gì thay thế)Bạn muốn hoàn thành các dự án lớn mà không bị quản lý yếu kém hoặc vượt quá ngân sách? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tránh những sai lầm này.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Quản lý dự án
- Công cụ cộng tác
- Quản lý thời gian
Hilda là một nhà văn tự do về công nghệ và thích cập nhật công nghệ và cải tiến mới. Cô ấy cũng thích tìm các bản hack mới để tiết kiệm thời gian và làm cho công việc dễ dàng hơn. Khi rảnh rỗi, bạn sẽ thấy cô ấy chăm sóc vườn rau của mình.
không có âm thanh phát ra từ máy tính windows 10Xem thêm từ Hilda Munjuri
Theo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký