Home-theater-designers
Microsoft Excel là một chương trình bảng tính đa năng tuyệt vời. Do nó dễ sử dụng như thế nào, các sai lầm chắc chắn sẽ xảy ra trong khi tạo các bảng tính phức tạp hơn.
Một số lỗi phổ biến nhất bao gồm quan hệ phức tạp, thông tin ẩn, tính toán khó hiểu hoặc chỉ là sai lầm đơn giản. Để tạo và duy trì các tệp Microsoft Excel tốt nhất quán, có một số điều bạn cần luôn ghi nhớ.
Làm thế nào để chuẩn bị một bảng tính tốt?
Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn một tiêu chuẩn tổ chức trước khi bắt đầu phát triển bảng tính của mình. Nếu bạn làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, tiêu chuẩn tổ chức này sẽ tạo tiền đề cho tất cả những người dùng sẽ sử dụng / làm việc trên bảng tính của bạn.
Tiêu chuẩn chung giúp cải thiện giao tiếp của bạn với nhóm và sẽ tiết kiệm thời gian phát triển.
không thấy ổ cứng ngoài windows 10
Điều đó nói lên rằng, điều quan trọng là tạo bảng tính của bạn có tính đến tương lai. Bạn cần phải chuẩn bị, vì chắc chắn bạn sẽ gặp những trường hợp mà bạn không biết khi bắt đầu thiết lập bảng tính.
Bằng cách lưu ý những thay đổi trong tương lai, bạn có thể làm cho trang tính của mình bền hơn. Điều này có nghĩa là bạn tốn ít thời gian hơn khi phải tạo một trang tính thay thế.
Có liên quan: Cách làm việc với tab trang tính trong Microsoft Excel
Tận dụng nhiều trang tính
Bạn có thể ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu chuyên gia mắc lỗi này! Microsoft Excel cung cấp nhiều trang tính và điều quan trọng là bạn phải học cách sử dụng chúng. Bạn nên bắt đầu bằng cách đặt các loại dữ liệu khác nhau trên các trang tính khác nhau.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng một vài trang tính đầu tiên để biết thông tin cơ bản; các trang tính sau đây có thể được sử dụng để tính toán, trong khi trang tính cuối cùng thường được sử dụng cho các kết quả và đồ thị.
Tất nhiên, điều này cũng thay đổi tùy thuộc vào loại công việc bạn đang làm và những gì bạn cảm thấy thoải mái nhất. Hãy nhớ rằng việc có nhiều bảng trên mỗi trang tính có thể gây ra nhiều vấn đề khi bạn cố gắng sắp xếp chúng, chèn hoặc định dạng ô.
Khi làm việc với một nhóm, có nhiều trang tính dành riêng cho các phần khác nhau của công việc sẽ giúp mọi người dễ dàng hiểu những gì đang xảy ra hơn.
Tổ chức dòng thông tin
Thông tin phải chảy từ trên cùng bên trái xuống dưới cùng bên phải và bạn nên tổ chức các trang tính của mình để tuân theo cấu trúc này. Dòng thời gian của bạn phải nhất quán trên tất cả các trang tính của bạn, vì điều đó sẽ giúp mọi người hiểu cách hoạt động của bảng tính dễ dàng hơn.
Khi bạn đang quản lý luồng thông tin, hãy tránh các mẫu đan chéo nhau, vì chúng có xu hướng làm người đọc phân tâm. Trên lưu ý đó, bạn cũng nên tránh bất kỳ loại tham chiếu vòng tròn nào.
Gắn nhãn cột và hàng
Mặc dù việc có một bảng tính đơn giản không có bất kỳ nhãn nào có thể không gây nhầm lẫn cho bạn (với tư cách là người tạo bảng tính), nhưng những người dùng khác có thể thấy nó khá rắc rối.
Đây là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải bắt đầu gắn nhãn các cột và hàng của mình bằng những cái tên đơn giản. Đảm bảo rằng bạn luôn sử dụng các tên giống nhau cho các loại dữ liệu giống nhau.
Điều gì cần tránh khi viết công thức?
Nếu bảng tính Excel của bạn có nhiều công thức, bạn có thể thực hiện một số điều để làm cho bảng tính trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Trước hết, tránh thực hiện bất kỳ phép tính lặp lại nào và chỉ tính toán các công thức một lần.
Nếu bạn sao chép một công thức, bạn sẽ tăng khả năng mắc lỗi. Chưa kể rằng nếu bạn thay đổi một công thức, bản sao mà bạn đã tạo trước đó sẽ không bị thay đổi. Điều này có thể dẫn đến rất nhiều lỗi khó hiểu.
Nếu bạn cần sử dụng lại cùng một công thức, tốt hơn nên tham khảo lại trường hợp đầu tiên mà bạn phải sử dụng công thức.
Ngoài ra, bạn nên luôn tránh sử dụng các số cố định trong công thức. Thay vào đó, những gì bạn nên sử dụng cho các giá trị cố định là các ô đầu vào riêng biệt và sử dụng các tham chiếu đến ô này khi sử dụng nó trong tính toán.
Những điều bổ sung bạn nên tránh khi lập bảng tính
Một trong những điều quan trọng nhất cần tránh khi sử dụng Microsoft Excel là tùy chọn Hợp nhất các ô . Đây hiếm khi là một ý tưởng hay, và thường thì nó chỉ được sử dụng để cải thiện tính thẩm mỹ. Bằng cách hợp nhất các ô trong bảng của bạn, bạn sẽ có xác suất cao hơn gặp phải sự cố với tham chiếu và tính toán.
tại sao pin máy tính xách tay của tôi không sạc
Một trong những rủi ro lớn nhất là nếu bạn thực hiện tham chiếu đến một ô đã hợp nhất. Khi tham chiếu đến một ô đã hợp nhất, tất cả các ô sẽ là một phần trong các phép tính của bạn, trong khi chỉ một trong số chúng thực sự là chính xác.
Một điều khác bạn nên tránh là ẩn thông tin, chẳng hạn như hàng, cột và thậm chí cả trang tính. Điều này sẽ chỉ làm tăng khả năng những người dùng khác bỏ lỡ điều gì đó quan trọng khi họ đang làm việc với / trên bảng tính.
Lưu lại tính thẩm mỹ cho phần cuối
Các tùy chọn kiểu của Excel rất phong phú, cho phép bạn điều chỉnh các giá trị ô theo sở thích của mình theo nhiều cách. Bạn có thể chọn các đường viền, màu sắc, chủ đề khác nhau và các tính năng khác.
Không có gì sai khi bạn muốn có một thiết kế cụ thể cho bảng tính của mình, nhưng thông thường, làm như vậy sẽ mang lại thông tin trừu tượng cho người xem.
Nếu bạn đang định tạo kiểu cho bảng tính của mình, hãy thử và giữ nó nhất quán trong toàn bộ tài liệu. Một phong cách định dạng nhất quán và đơn giản sẽ giúp người đọc hiểu bảng tính của bạn dễ dàng hơn rất nhiều!
Ngoài ra, điều quan trọng là tạo ra một chú thích và làm rõ các nguồn của bạn một cách rõ ràng. Bạn có thể tìm hiểu cách tạo đúng chú giải biểu đồ trong Excel trên bản chính thức Microsoft trang mạng.
Có liên quan: Cách thêm Đường gấp khúc trong Excel
Tìm hiểu cách làm cho tài liệu Excel của bạn trông chuyên nghiệp
Tạo và duy trì các tệp Excel tốt nhất quán không quá khó nếu bạn biết các mẹo và thủ thuật cơ bản. Không có gì sai khi muốn tạo kiểu cho tài liệu Excel của bạn, nhưng hãy cố gắng để kiểu dáng / thẩm mỹ cho cuối cùng.
cách chơi trò chơi Steam trên TV
Đầu tiên, bạn nên tạo một bảng tính rõ ràng và ngắn gọn, từ đầu đến cuối. Sau đó, bạn có thể thêm một số tinh chỉnh vào tài liệu Excel của mình, nhưng hãy cố gắng giữ cho nó đơn giản và nhất quán trên tất cả các trang tính!
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách Tìm và Loại bỏ Tham chiếu Hình tròn trong ExcelDưới đây là những điều bạn cần biết về tham chiếu vòng tròn trong Microsoft Excel và cách xử lý khi chúng xuất hiện.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Bảng tính
- Hình dung
- Microsoft Excel
- Mẹo Microsoft Office
Logan đã thử nhiều thứ trước khi bén duyên với công việc viết lách vào năm 2011. MakeUseOf cho anh cơ hội chia sẻ kiến thức của mình và tạo ra những bài báo hữu ích và đầy thực tế về năng suất.
Xem thêm từ Logan TookerTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký