Home-theater-designers
Sẽ đến lúc bạn phải xử lý tất cả các loại thông tin được lưu trữ trong các loại tệp khác và đưa nó vào Microsoft Excel . Bạn không thể chạy khỏi một tệp văn bản luôn tồn tại. Tôi cá là bạn tìm thấy một số trong số chúng mỗi ngày.
Dưới đây là một vài ví dụ hàng ngày:
- Phân tích thông tin bán hàng hoặc sản phẩm trên Excel được lưu trữ trong tệp văn bản.
- Trao đổi dữ liệu giữa hai phần mềm khác nhau (có thể từ cơ sở dữ liệu sang bảng tính).
- Tên, địa chỉ và ID email được lưu trữ trong chương trình email (ví dụ: xuất từ Microsoft Outlook sang Excel ).
Microsoft Excel cung cấp cho bạn tất cả các công cụ để kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài. Hãy nói về các tệp văn bản được phân cách.
Đây là một tệp văn bản được phân tách
Như bạn có thể thấy, họ và tên, công ty họ làm việc và các chi tiết khác được phân tách bằng dấu phẩy. Cái này tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy dễ dàng tạo trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào.
Ngay bây giờ, nó không hữu ích. Đưa điều này vào bảng tính và bạn có thể tạo một tài liệu chuyên nghiệp hơn.
Ví dụ: bạn có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu trùng lặp và loại bỏ chúng. Sau đó bạn có thể sử dụng bảng tính để tạo nhãn và phối thư nếu địa chỉ cũng là một phần của dữ liệu.
Ý tưởng cơ bản ở đây là nhập thông tin từ tệp văn bản và chia các phần thông tin khác nhau của bạn thành các cột riêng biệt và đặt tên cho mỗi cột bằng một tiêu đề thích hợp.
Hãy xem xét một tệp văn bản được phân tách chi tiết hơn…
3 loại tệp văn bản phân cách khác nhau
Có ba loại tệp được phân tách phổ biến tùy thuộc vào cách bạn phân tách (phân tách) từng giá trị. Bất kỳ ký tự nào cũng có thể được sử dụng để phân tách các mục nhập riêng lẻ trong một tệp.
Ví dụ: ký tự (|) hoặc một dấu cách đơn giản. Bạn sẽ thấy ba loại này là loại dấu phân cách phổ biến nhất giữa mỗi mục nhập văn bản.
- Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy.
- Các giá trị được phân tách bằng tab.
- Các giá trị được phân tách bằng dấu hai chấm.
Dấu phân cách văn bản giữ từng giá trị tách biệt với giá trị tiếp theo. Bất kỳ giá trị nào theo sau dấu phân cách và trước lần xuất hiện tiếp theo của dấu phân cách đều được nhập dưới dạng một giá trị. Hãy nhớ rằng giá trị giữa dấu phân cách được chỉ định có thể có một ký tự phân cách khác, nhưng nó cần có dấu ngoặc kép (') hoặc dấu nháy đơn (').
Gây nhầm lẫn? Không nhiều lắm. Hãy xem làm thế nào với một ví dụ:
Trong tệp văn bản có tên thành phố và tiểu bang, có thể có một số giá trị như 'Albany, NY'.
Microsoft Excel có thể đọc dấu phẩy (,) ở giữa hai từ dưới dạng dấu phân cách. Để coi tên thành phố và tên quốc gia là một giá trị và nhập chúng vào một ô Excel chúng ta phải sử dụng dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn làm định nghĩa văn bản. Nếu không có ký tự nào được chỉ định làm định nghĩa văn bản, 'Albany, NY' được nhập vào hai ô liền kề là Albany và NY.
Tóm lại, để giữ nguyên bất kỳ giá trị nào trong một cột chính xác như nó vốn có, bạn có thể đặt giá trị đó trong dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn.
Như chúng ta sẽ thấy bên dưới, Microsoft Excel cung cấp cho bạn quyền kiểm soát hoàn toàn quá trình nhập và ngăn Xem trước để xem định dạng của dữ liệu trước khi nó lấp đầy các ô.
Chuyển đổi từ tệp văn bản được phân tách thành bảng tính
Có nhiều người chuyển đổi trực tuyến có thể lấy một tệp văn bản CSV thô và tạo ra một bảng tính XLS. Zamzar và Chuyển đổi là hai công cụ tuyệt vời.
Nhưng bạn không cần phải tìm kiếm một công cụ chuyển đổi trực tuyến vì Microsoft Excel có một tính năng gốc thực hiện công việc tốt hơn nhiều.
Hãy lấy một tệp CSV mẫu và thực hiện các bước để chuyển đổi tệp văn bản được phân tách thành bảng tính. Ảnh chụp màn hình ở trên về một mớ các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy trong tệp Notepad là một ví dụ điển hình.
Microsoft Excel có thể giúp biến mớ bòng bong lộn xộn này thành các hàng và cột gọn gàng. Sau đó, bạn có thể bắt tay vào thực hiện và biến nó thành một báo cáo có định dạng đẹp mắt hoặc chuẩn bị để in.
Có ba cách để đưa dữ liệu vào bảng tính Excel từ tệp CSV. Bắt đầu với cái dễ trước.
Phương pháp 1: Nhập tự động
1. Nhấp vào Tập tin tab, sau đó nhấp vào Mở ra .
2. Chọn tệp CSV bạn muốn mở. Microsoft Excel tự động mở tệp văn bản và hiển thị dữ liệu trong sổ làm việc mới.
Đây là cách trực tiếp nhất (và nhanh nhất) để mở tệp CSV. Microsoft Excel sử dụng cài đặt định dạng dữ liệu mặc định để đọc và nhập từng cột dữ liệu. Nhưng việc nhập tự động không mang lại cho bạn sự linh hoạt như mong muốn.
Vì vậy, hãy xem cách thứ hai sử dụng trình hướng dẫn.
Phương pháp 2: Khôi phục Trình hướng dẫn Nhập Văn bản
Trình hướng dẫn Nhập Văn bản cho phép bạn kiểm soát cấu trúc của dữ liệu bạn muốn nhập. Nó bắt đầu tự động khi bạn nhập tệp văn bản (tức là tệp có phần mở rộng TXT).
Mở Microsoft Excel và duyệt đến tệp văn bản (hoặc thay đổi phần mở rộng của tệp CSV thành TXT).
Microsoft đã ẩn Trình hướng dẫn Nhập Văn bản cũ trong Excel 365 và 2016 (phiên bản 1704 trở đi). Nhưng bạn có thể khôi phục thuật sĩ nhập văn bản từ Tùy chọn của Excel.
1. Đi tới Tệp> Tùy chọn> Dữ liệu .
2. Cuộn xuống Hiển thị trình hướng dẫn nhập dữ liệu kế thừa phần.
3. Để nhập văn bản hoặc tệp CSV, hãy chọn Từ Văn bản (Kế thừa) . Nhấp chuột VÂNG để đóng Tùy chọn.
4. Bây giờ, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn từ Ribbon. Đi đến Dữ liệu> Lấy dữ liệu> Trình hướng dẫn kế thừa> Từ văn bản (Kế thừa) . Duyệt đến và mở tệp CSV bạn muốn nhập.
Sử dụng quy trình ba bước này để kiểm soát định dạng của dữ liệu.
Bước 1
Đây là giao diện của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản trong bước đầu tiên.
Lựa chọn Được phân định - Khi các mục trong tệp văn bản được phân tách bằng tab, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu cách hoặc các ký tự khác.
Lựa chọn Chiều rộng cố định - Khi tất cả các mục có cùng độ dài và cấu trúc gọn gàng trong các cột cách nhau không gian.
Đôi khi, dữ liệu thô có thể có hàng tiêu đề. Ví dụ:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Sử dụng Bắt đầu nhập tại hàng để chọn hàng từ nơi quá trình nhập sẽ bắt đầu.
Các Nguồn gốc tệp có thể được để ở chế độ mặc định cho hầu hết các trường hợp.
Các Xem trước hiển thị các giá trị như chúng sẽ xuất hiện khi chúng được phân tách thành các cột trên trang tính.
Nhấp chuột Kế tiếp .
Bước 2
Chọn Dấu phân cách cho tệp của bạn (dấu phẩy, trong trường hợp của chúng tôi). Đối với một số nhân vật khác, hãy kiểm tra Khác và nhập ký tự vào trường nhỏ. Các Xem trước dữ liệu cửa sổ cung cấp cho bạn cái nhìn thoáng qua về dữ liệu cột.
Chọn Coi các dấu phân cách liên tiếp là một hộp kiểm nếu dữ liệu của bạn chứa dấu phân cách nhiều hơn một ký tự giữa các trường dữ liệu hoặc nếu dữ liệu của bạn chứa nhiều dấu phân cách tùy chỉnh.
Ví dụ: điều này giúp bạn xử lý các tệp có thể có thêm khoảng trắng trước hoặc sau dấu phân cách khác. Bạn có thể giúp xác định khoảng trắng là một dấu phân cách khác và đánh dấu vào ô này.
Sử dụng Bộ định lượng văn bản thả xuống để chọn ký tự chứa các giá trị trong tệp văn bản của bạn. Chúng ta đã nói trước đó về cách bộ định tính văn bản có thể giúp bạn nhập một số giá trị vào một ô thay vì các giá trị riêng biệt.
Sử dụng Xem trước dữ liệu cửa sổ để kiểm tra sự xuất hiện.
Bấm vào Kế tiếp .
Ghi chú: Màn hình trình hướng dẫn thay đổi khi nhập dữ liệu có chiều rộng cố định.
windows 10 cho biết không có truy cập internet nhưng có
Các Xem trước dữ liệu cửa sổ có thể giúp bạn đặt độ rộng cột. Sử dụng thanh trên cùng trên cửa sổ để đặt ngắt cột được biểu thị bằng một đường thẳng đứng. Kéo ngắt cột để tăng hoặc giảm chiều rộng. Bấm đúp vào ngắt cột để xóa nó.
Trong tệp có chiều rộng cố định, không có dấu phân cách nào được sử dụng để phân tách các giá trị trong tệp. Dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột, với một mục nhập trên mỗi hàng. Mỗi cột có chiều rộng cố định, được chỉ định bằng ký tự, xác định lượng dữ liệu tối đa mà nó có thể chứa.
Bước 3
Cửa sổ Xem trước trở nên quan trọng hơn trong màn hình này vì bạn có thể tinh chỉnh định dạng dữ liệu đi vào từng trường với Định dạng dữ liệu cột . Theo mặc định, Microsoft Excel nhập dữ liệu ở định dạng Chung. Chọn cột trong cửa sổ xem trước và đặt định dạng thích hợp.
Ví dụ: bạn có thể chọn ...
- Chữ cho các trường văn bản.
- Ngày và định dạng ngày tháng cho bất kỳ cột nào có chứa ngày tháng.
- Tổng quan để chuyển đổi tiền tệ sang định dạng Tiền tệ trong Excel.
Sử dụng Nâng cao để chỉ định loại dấu thập phân và dấu phân cách hàng nghìn cho dữ liệu số.
Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị 100.000 là 1.00.000. Excel hiển thị các số theo định dạng được đặt trong cài đặt khu vực trên máy tính của bạn.
Nhấp chuột Kết thúc . Cuối cùng Nhập dữ liệu hộp thoại bật lên.
Đừng lo lắng về nó quá nhiều bây giờ. Nó cung cấp cho bạn một vài tùy chọn để chèn dữ liệu vào bảng tính hoặc tạo kết nối với cơ sở dữ liệu bên ngoài. Chèn các giá trị được phân tách bằng văn bản dưới dạng bảng trong trang tính hiện tại là cài đặt mặc định.
Phương pháp kế thừa 'cũ' vẫn là cách tốt nhất để sử dụng khi tệp CSV của bạn đơn giản. Nếu không, hiện có một phương pháp mới có thể phù hợp với hóa đơn cho bất kỳ nhu cầu nhập văn bản nào.
Phương pháp 3: Sử dụng Lấy & Chuyển đổi Dữ liệu
Tab Dữ liệu bao gồm tất cả các công cụ bạn sẽ cần để thu thập dữ liệu bên ngoài và làm cho nó hoạt động theo cách bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể tạo báo cáo PivotTable và làm mới nó bất cứ khi nào dữ liệu bên ngoài thay đổi.
Đây là một sự quá mức cần thiết đối với các tệp CSV đơn giản, nhưng chúng ta hãy tiếp tục và xem cách đưa các cột dữ liệu được phân tách vào Excel.
1. Mở một sổ làm việc trống.
2. Đi đến Dữ liệu trên thanh Ribbon. Sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống nhỏ bên dưới Lấy dữ liệu nút (trong Nhận và chuyển đổi dữ liệu tập đoàn). Lựa chọn Từ tệp> Từ văn bản / CSV .
3. Trong Nhập tệp văn bản hộp thoại, duyệt đến vị trí trên màn hình của bạn và chọn tệp văn bản CSV bạn muốn nhập. Trình hướng dẫn Nhập Văn bản được hiển thị gọn gàng với các tùy chọn hiện bạn có thể chọn.
Như bạn thấy, bạn có thể thay đổi mã hóa ký tự và lựa chọn ký tự được phân tách hoặc nhập dấu phân cách tùy chỉnh.
Excel tìm ra dấu phân cách bằng cách phân tích vài trăm hàng đầu tiên của tập dữ liệu theo mặc định. Bạn có thể thay đổi điều này và cho phép Excel hoạt động với toàn bộ tập dữ liệu. Nó không được khuyến khích nếu bạn có hàng triệu bản ghi để nhập.
4. Nhấp vào Trọng tải để nhập dữ liệu của bạn vào một trang tính đẹp mới.
5. Bất cứ khi nào bạn nhập dữ liệu vào Excel, một kết nối dữ liệu sẽ được tạo. Bạn có thể chạy các truy vấn và kết nối trang tính với nguồn bên ngoài. Bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu nguồn ban đầu sẽ được tự động cập nhật trong trang tính Excel.
6. Bạn có thể hủy kết nối này bằng cách đi tới Dữ liệu> Truy vấn và Kết nối để mở bảng điều khiển bên cạnh.
Nhấp chuột phải và chọn Xóa bỏ . Hoặc, di chuột qua tên tệp của nguồn dữ liệu và nhấn Xóa bỏ trong cửa sổ xuất hiện. Nếu bạn chắc chắn, hãy nhấp vào Xóa bỏ lần nữa.
Chuyển đổi dữ liệu nằm ngoài phạm vi của hướng dẫn này. Vì vậy, tôi sẽ hướng dẫn bạn đến Bắt đầu với Get & Transform trong Excel trang hỗ trợ để được trợ giúp thêm.
Việc sử dụng nhiều tệp được phân cách trong Excel
Cần tách một danh sách họ và tên và chuẩn bị cho việc in ấn? Chuyển đổi tệp văn bản được phân tách sang Excel. Bạn có thể nhập hoặc xuất tối đa 1.048.576 hàng và 16.384 cột. Và các tệp được phân tách được hỗ trợ hầu hết ở mọi nơi. Sử dụng Excel làm công cụ tiết kiệm thời gian với các kỹ thuật trên và các mẹo bên dưới hoặc tìm hiểu cách trích xuất một số hoặc văn bản từ Excel .
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 6 lựa chọn thay thế có thể nghe được: Ứng dụng sách nói miễn phí hoặc giá rẻ tốt nhấtNếu bạn không thích trả tiền cho sách nói, đây là một số ứng dụng tuyệt vời cho phép bạn nghe chúng miễn phí và hợp pháp.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Bảng tính
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu là Phó tổng biên tập về Internet, Windows và Năng suất. Sau khi loại bỏ những thứ bẩn thỉu của bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài mười năm, anh ấy hiện đang đam mê giúp đỡ những người khác cải thiện kỹ năng kể chuyện của họ. Anh ta tìm kiếm dấu phẩy Oxford bị thiếu và ghét những ảnh chụp màn hình xấu. Nhưng những ý tưởng về Nhiếp ảnh, Photoshop và Năng suất làm dịu tâm hồn anh ấy.
Xem thêm từ Saikat BasuTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký