Cách tạo một hệ thống kiểm kê đơn giản trong Excel

Cách tạo một hệ thống kiểm kê đơn giản trong Excel
Độc giả như bạn giúp hỗ trợ MUO. Khi bạn mua hàng bằng các liên kết trên trang web của chúng tôi, chúng tôi có thể kiếm được hoa hồng liên kết. Đọc thêm.

Cơ sở dữ liệu hàng tồn kho là điều cần thiết cho bất kỳ hoạt động kinh doanh dựa trên sản phẩm nào phát triển. Nó cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào dữ liệu có giá trị và giúp đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng, chẳng hạn như đặt hàng khoảng không quảng cáo mới.





Mặc dù bạn có thể tìm thấy một số phần mềm quản lý hàng tồn kho phức tạp và chi tiết trên internet, nhưng bạn cũng có thể tạo một hệ thống hàng tồn kho đơn giản trong Excel. Không chỉ có thể, mà còn khá dễ dàng.



Tạo cơ sở dữ liệu hàng tồn kho đơn giản trong Excel

Để hiểu quy trình tạo hệ thống kiểm kê trong Excel, hãy tạo cơ sở dữ liệu kiểm kê cho cửa hàng điện thoại di động bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới:





  1. Tạo các tiêu đề sau ở hàng trên cùng của trang tính Excel mới: Mã hàng , Tên mẫu , Công ty , đơn giá , và Số đơn vị có sẵn (Bạn có thể tạo thêm tiêu đề theo yêu cầu của bạn).
  2. Sử dụng phông chữ đậm cho các tiêu đề.
  3. Để làm nổi bật các tiêu đề, hãy thêm màu nền vào các ô tiêu đề.
  4. Chọn tất cả các tiêu đề và đi đến Nét chữ phần trong Trang chủ chuyển hướng.
  5. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Tô màu tùy chọn và chọn màu mong muốn của bạn.
Tùy chọn Tô màu Excel hiển thị nhiều màu chủ đề

Khi các tiêu đề đã sẵn sàng, đã đến lúc điền thông tin. Đến bây giờ, bạn sẽ có một cái gì đó như thế này:

Danh sách Excel chứa các mẫu điện thoại di động và thông tin của chúng

Bạn có thể thêm đường viền để làm cho cơ sở dữ liệu Excel của bạn đẹp mắt và dễ đọc hơn bằng cách làm theo các bước dưới đây:



  1. Chọn tất cả các ô trong cơ sở dữ liệu hàng tồn kho của bạn.
  2. đi đến Nét chữ phần trong Trang chủ chuyển hướng.
  3. Nhấp vào mũi tên bên cạnh biên giới biểu tượng. Cơ sở dữ liệu hàng tồn kho của điện thoại di động trong Excel
  4. Chọn loại đường viền bạn muốn cho các ô cơ sở dữ liệu hàng tồn kho của mình.

Để thêm lọc tùy chọn vào cơ sở dữ liệu của bạn:

  1. Chọn bất kỳ ô nào trong cơ sở dữ liệu của bạn.
  2. đi đến chỉnh sửa phần ở ngoài cùng bên phải của Trang chủ chuyển hướng.
  3. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Sắp xếp & Lọc biểu tượng. Mẫu danh sách hàng tồn kho Excel
  4. Bấm vào Lọc .

Xin chúc mừng, bạn vừa tạo cơ sở dữ liệu hàng tồn kho cho một cửa hàng di động.



Bạn có thể dễ dàng cập nhật cơ sở dữ liệu bằng cách thêm dữ liệu mới hoặc sửa đổi dữ liệu hiện có. Ngoài ra, bạn có thể lọc ra thông tin mong muốn từ cơ sở dữ liệu hàng tồn kho mới được tạo.

Ví dụ: nếu bạn muốn lọc các mục cơ sở dữ liệu hàng tồn kho của mình cho một công ty cụ thể:



  1. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Công ty tiêu đề.
  2. Chọn công ty/các công ty mong muốn.
  3. Cơ sở dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các mục (điện thoại di động) cho chỉ những công ty đó.

Sử dụng Hàm VLOOKUP trong Hệ thống Kiểm kê Excel

Giả sử bạn muốn tìm kiếm giá của một mặt hàng cụ thể trong cơ sở dữ liệu của mình. Thay vì tìm kiếm nó trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP trong excel . Công thức cho VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Ở đâu:

  • LOOKUP_VALUE là giá trị mà bạn muốn tìm trong cột đầu tiên của mảng bảng đã gán.
  • TABLE_ARRAY là phạm vi ô được gán mà bạn muốn áp dụng hàm VLOOKUP.
  • COL_INDEX_NUMBER là số cột chứa giá trị trả về.
  • RANGE_LOOKUP (tùy chọn) là một trong hai ĐÚNG VẬY hoặc SAI . chỉ định SAI nếu bạn muốn Excel trả về kết quả khớp chính xác hoặc ĐÚNG VẬY nếu bạn muốn nó trả về kết quả gần đúng. Nếu bạn không chỉ định bất kỳ giá trị nào, Excel (theo mặc định) sẽ đặt ĐÚNG VẬY value và trả về kết quả khớp gần đúng.

Khi bạn áp dụng hàm VLOOKUP, Excel sẽ định vị LOOKUP_VALUE trong cột đầu tiên của phạm vi ô được chỉ định. Đó là lý do tại sao, để hàm VLOOKUP hoạt động, điều quan trọng là LOOKUP_VALUE của bạn nằm trong cột đầu tiên của TABLE_ARRAY (phạm vi ô được chỉ định.)

muốn mua từ đó an toàn

Sau khi tìm thấy LOOKUP_VALUE, Excel sẽ đếm số ô dựa trên COL_INDEX_NUMBER đã chỉ định và trả về kết quả. Giá trị trả về sẽ chính xác hoặc gần đúng, tùy thuộc vào việc bạn đã chỉ định giá trị FALSE hay TRUE cho RANGE_LOOKUP.

Bây giờ bạn đã hiểu khá rõ về chức năng VLOOKUP, hãy sử dụng chức năng này để trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu danh mục điện thoại di động của chúng ta. Để tìm kiếm giá của một điện thoại di động cụ thể từ cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm theo các bước dưới đây:

  1. Tạo hai tiêu đề sau trong các ô mới: Mã hàng Và Giá .
  2. Nhập công thức sau vào tiêu đề Giá: 
    =VLOOKUP(
  3. Để cung cấp một LOOKUP_VALUE , chọn ô bên dưới Mã hàng tiêu đề ( i5 trong trường hợp của chúng tôi), sau đó thêm dấu phẩy.
  4. Cho TABLE_ARRAY chọn tất cả các ô trong cơ sở dữ liệu, bên dưới tiêu đề ( A2:E10 trong trường hợp của chúng tôi), theo sau là dấu phẩy.
  5. Chúng tôi muốn tìm giá của SKU mong muốn, vì vậy chúng tôi sẽ đặt COL_INDEX_NUMBER đến 4 (vì tiêu đề Đơn giá là cột thứ 4 trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi) và theo sau nó bằng dấu phẩy.
  6. Cuối cùng, chỉ định các RANGE_LOOKUP BẰNG SAI , vì chúng tôi muốn Excel trả về các giá trị chính xác.
  7. Bấm phím Enter.

Excel sẽ trả về lỗi #N/A, nhưng đừng lo lắng. Đó là bởi vì chúng tôi chưa thêm SKU (LOOKUP_VALUE) mong muốn vào dưới tiêu đề SKU.

Để biết giá của một SKU cụ thể (từ phạm vi được chỉ định của chúng tôi, tức là cơ sở dữ liệu của chúng tôi), hãy nhập giá đó dưới tiêu đề SKU và Excel sẽ trả về giá chính xác của mặt hàng đó. Bạn có thể làm điều này cho bất kỳ mục nào trong cơ sở dữ liệu.

Để tìm hiểu thêm thông tin về mục, bạn lặp lại quy trình tương tự. Giả sử bạn cũng muốn tìm hiểu số lượng đơn vị có sẵn của một mặt hàng. Để làm điều đó, hãy tạo một tiêu đề khác bên cạnh Giá tiêu đề và đặt tên cho nó Số đơn vị . Trong tiêu đề mới này, hãy nhập công thức sau:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Lưu ý rằng, trong khi phần còn lại của công thức giống nhau, COL_INDEX_NUMBER của chúng tôi đã thay đổi từ 4 (trong công thức trước) thành 5. Đó là bởi vì Số đơn vị tiêu đề nằm trong cột thứ 5 trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

Cách tạo hệ thống kiểm kê bằng mẫu Excel

Nếu bạn không muốn gặp rắc rối khi tạo thủ công hệ thống kiểm kê trong Excel, bạn có thể chọn cách dễ dàng hơn là sử dụng mẫu kiểm kê Excel.

  1. Truy nhập trang web Office để tìm sẵn sàng sử dụng Mẫu hàng tồn kho Excel .
  2. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng và tải xuống.
  3. Khi quá trình tải xuống hoàn tất, bấm đúp vào tệp đó để mở tệp mẫu.
  4. Nhấp chuột Cho phép chỉnh sửa ở trên cùng để bắt đầu thực hiện các điều chỉnh theo yêu cầu của bạn.

Giờ đây, bạn có thể thêm hoặc xóa tiêu đề theo nhu cầu của mình và bắt đầu sử dụng mẫu để quản lý khoảng không quảng cáo của mình bằng cách thêm mặt hàng và cập nhật thông tin liên quan.

Đưa hệ thống kiểm kê Excel của bạn lên một tầm cao mới

Bây giờ bạn đã nắm được những điều cơ bản, đã đến lúc đưa hệ thống kiểm kê Excel của bạn lên cấp độ tiếp theo. Bạn có thể dễ dàng làm điều đó bằng cách tìm hiểu về các công thức Excel khác nhau và áp dụng chúng vào cơ sở dữ liệu kiểm kê Excel của mình. Điều này sẽ giúp bạn sáng tạo với cơ sở dữ liệu khoảng không quảng cáo Excel của mình và bạn sẽ có thể sử dụng nó hiệu quả hơn.