Home-theater-designers
Skype for Business, trước đây là Lync, là giải pháp họp và nhắn tin doanh nghiệp của Microsoft. Bạn có thể gặp gỡ với tối đa 250 người --- ngay cả khi họ không sử dụng chương trình --- và sử dụng kết hợp âm thanh, hình ảnh và trò chuyện để tổ chức cuộc họp của bạn.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách một số tính năng Skype for Business yêu thích của chúng tôi mà bạn có thể chưa biết. Từ việc ghi lại cuộc họp của bạn đến chia sẻ bản trình bày PowerPoint của bạn, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số mẹo hay.
Không cần biết thêm, đây là các mẹo và thủ thuật tốt nhất của Skype for Business.
1. Bắt đầu cuộc họp Skype trong Outlook
Đừng lãng phí thời gian của bạn với việc lên lịch họp trong các công cụ bên ngoài. Có rất nhiều khả năng xảy ra sai sót trong các cuộc họp trực tuyến và nó thường xảy ra.
Có lẽ ai đó quên tham gia đúng giờ, không cài đặt plugin trình duyệt phù hợp hoặc không thể kết nối tai nghe của họ. Loại bỏ tất cả những rắc rối này bằng cách sử dụng cuộc họp Skype for Business khi lên lịch cuộc họp.
Khi tạo một cuộc hẹn trong Outlook, trên Cuộc hẹn tab, nhấp vào Cuộc họp Skype . Thao tác này sau đó sẽ nhúng một liên kết vào mô tả, mọi người có thể nhấp vào để tham gia cuộc họp.
Nếu họ đã kích hoạt lời nhắc trên Outlook, họ sẽ chỉ cần nhấp vào Tham gia cuộc họp khi nó bật lên và Skype for Business sẽ tự động khởi chạy nó. Không còn lo lắng về việc mời mọi người tham gia cuộc gọi theo cách thủ công --- nếu họ được mời, họ có thể tham gia.
Nếu bạn không thể nhìn thấy Cuộc họp Skype , bạn chỉ cần thực hiện thay đổi nhanh chóng trong cài đặt Outlook của mình.
- Đi đến Tệp> Tùy chọn> Bổ trợ .
- Trên Quản lý chọn thả xuống COM Add-in và bấm vào Đi...
- Đánh dấu vào ô bên cạnh Phần bổ trợ Cuộc họp Skype dành cho Microsoft Office và bấm vào VÂNG . Xong!
2. Chia sẻ màn hình của bạn
Khả năng chia sẻ màn hình của bạn là một chức năng tuyệt vời của Skype for Business. Bạn có thể nói chuyện với mọi người thông qua tài liệu, hiển thị trang web hoặc hiển thị bất kỳ thứ gì khác có liên quan đến cuộc họp.
Khi đang trong cuộc gọi, hãy nhấp vào biểu tượng chia sẻ màn hình (bên dưới người gọi, bên cạnh micrô.) Tại đây, bạn sẽ có thể chia sẻ toàn bộ màn hình của mình hoặc một cửa sổ cụ thể.
Bạn sẽ thấy một đường viền xung quanh nội dung đang được chia sẻ với những người khác và bạn có thể sử dụng các điều khiển ở đầu màn hình --- tiện dụng khi bạn cần dừng chia sẻ.
Nếu Skype for Business không hoạt động, bạn có thể muốn kiểm tra các công cụ chia sẻ màn hình trực tuyến miễn phí tốt nhất .
3. Ghi lại các cuộc họp Skype của bạn
Đã bao giờ bạn đang trong một cuộc họp, ngắt cuộc gọi, và sau đó đầu óc hoàn toàn trống rỗng? Người đó chắc chắn đã nói như vậy? Các điểm hành động là gì?
Bạn hoàn toàn có thể khắc phục điều đó bằng cách ghi lại tất cả các cuộc họp Skype for Business của mình. Mọi hoạt động cuộc gọi, như âm thanh, video, chia sẻ màn hình và tin nhắn tức thì, sẽ được ghi lại trong bản ghi.
Khi ở trong một cuộc họp, hãy nhấp vào ... biểu tượng và sau đó Bắt đầu ghi âm . Mọi người trong cuộc họp sẽ được thông báo rằng bạn đang ghi âm cuộc họp và biểu tượng hình tròn màu đỏ sẽ xuất hiện ở đầu cuộc gọi trong suốt cuộc gọi. Bạn có thể dùng tạm ngừng và ngừng lại các biểu tượng khi cần thiết. Khi cuộc họp kết thúc, bản ghi sẽ tự động lưu ở định dạng MP4.
Để tìm bất kỳ bản ghi nào, hãy chuyển đến màn hình chính của Skype for Business và nhấp vào cài đặt bánh răng thả xuống .
Từ đây, đi tới Công cụ> Trình quản lý ghi . Điều này sẽ hiển thị cho bạn siêu dữ liệu cho các bản ghi của bạn, chẳng hạn như ngày và độ dài.
Bạn cũng có thể Chơi ghi âm và Duyệt qua ... để tìm tệp trên PC của bạn.
4. Biết các phím tắt của Skype
Giống như mọi sản phẩm Office khác, Skype for Business được trang bị đầy đủ các phím tắt để giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng.
- Để bắt đầu với những điều cơ bản, hãy nhấn Phím Windows + Shift + O để chấp nhận một lời mời đến hoặc Phím Windows + Esc để từ chối nó.
- Để tắt / bật âm thanh của bạn, hãy nhấn Phím Windows + F4 .
- Máy ảnh hoạt động với Phím Windows + F5 .
- Khi đang gọi, bấm Ctrl + Shift + H để tạm dừng, hoặc Alt + Q để kết thúc nó hoàn toàn. Khi chia sẻ màn hình của bạn, hãy nhấn Ctrl + Alt + S để ngừng làm như vậy.
- Ngoài ra, nếu ai đó đã kiểm soát màn hình của bạn, hãy nhấn Ctrl + Alt + Phím cách để giành lại quyền kiểm soát.
Chương trình có quá nhiều phím tắt để liệt kê ở đây, vì vậy hãy truy cập Trang lối tắt Skype for Business của Microsoft cho phần thấp hơn đầy đủ, nơi chúng bao gồm các phím tắt cho IM, chia sẻ PowerPoint, duyệt danh bạ và hơn thế nữa.
Nếu bạn muốn trở thành một bậc thầy về phím tắt thực sự, hãy xem hướng dẫn phím tắt Windows cuối cùng của chúng tôi .
5. Đặt Mối quan hệ Bảo mật của Liên hệ và Chặn Ai đó
Bạn có thể chỉ định từng địa chỉ liên hệ của mình một trong năm cấp độ quan hệ. Theo mặc định, những người trong doanh nghiệp của bạn sẽ Đồng nghiệp và những người ở bên ngoài sẽ Liên hệ bên ngoài .
Mỗi cấp độ quan hệ có các quyền khác nhau. Ví dụ, Những người bạn và gia đình không thể xem chi tiết cuộc họp của bạn và Nhóm làm việc có thể làm gián đoạn trạng thái Không làm phiền của bạn.
Có thể hữu ích khi thay đổi mối quan hệ nếu bạn đang làm việc với một người nào đó bên ngoài, người mà bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp hoặc nếu có ai đó mà bạn muốn luôn có thể liên hệ với bạn bất kể tình trạng của bạn là gì.
Để thay đổi trạng thái quan hệ của một số liên lạc, kích chuột phải trên tên của họ và đi đến Thay đổi mối quan hệ về quyền riêng tư . Tại đây, bạn có thể xem lại trạng thái mối quan hệ hiện tại và tìm mô tả về các tùy chọn khác.
Lựa chọn Địa chỉ liên lạc bị chặn nếu bạn muốn ngăn ai đó có thể nhắn tin hoặc gọi điện cho bạn. Họ sẽ vẫn nhìn thấy tên và email của bạn, nhưng trạng thái của bạn sẽ bị ẩn đối với họ và họ sẽ không được thông báo rằng bạn đã chặn họ.
Nếu bạn muốn chọn nhiều địa chỉ liên hệ để thay đổi hàng loạt mối quan hệ, hãy nhấn giữ Điều khiển và ấn chuột trái lần lượt vào từng tên.
Nếu bạn muốn thay đổi mối quan hệ trở lại mặc định, hãy nhấp vào Tự động gán mối quan hệ .
6. Bắt đầu một cuộc thăm dò ý kiến, Hỏi và Đáp và Bảng trắng
Bạn có thể thêm gia vị cho các cuộc họp của mình bằng cách sử dụng bảng trắng, thăm dò ý kiến và các tính năng hỏi và trả lời. Để sử dụng chúng trong một cuộc họp, hãy nhấp vào Nội dung trình bày nút, chọn Hơn , và sau đó chọn một trong hai Bảng trắng , Thăm dò ý kiến , hoặc Hỏi & Đáp .
Lựa chọn Bảng trắng sẽ mở nó trên màn hình của mọi người. Đây là một tính năng tuyệt vời khi bạn dễ dàng vẽ một thứ gì đó hơn là nói về nó.
Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển ở bên phải để chuyển đổi giữa các tùy chọn chú thích khác nhau, như bút, bút đánh dấu và tẩy. Bảng trắng sẽ đóng nếu bạn chuyển sang một tùy chọn trình bày khác, nhưng nội dung sẽ vẫn còn nếu bạn quay lại sau.
Lựa chọn Thăm dò ý kiến sẽ mở Tạo cuộc thăm dò ý kiến cửa sổ. Tại đây, bạn có thể nhập tên cuộc thăm dò ý kiến của mình và các lựa chọn câu trả lời. Cuộc thăm dò ý kiến sau đó sẽ hiển thị cho mọi người trong cuộc họp, cho phép họ bỏ phiếu và xem lựa chọn của người khác.
Bạn có thể bấm vào Hành động thăm dò ý kiến để điều chỉnh cài đặt, chẳng hạn như ẩn phiếu bầu khỏi những người tham dự, lưu kết quả hoặc đóng cuộc thăm dò ý kiến.
Cuối cùng, chọn Hỏi & Đáp sẽ chuyển cuộc trò chuyện tiêu chuẩn thành một mô-đun câu hỏi và trả lời.
Khi một người tham dự đặt câu hỏi, bạn sẽ nhận được thông báo. Nhấp chuột Bài giải , nhập một câu trả lời, sau đó nhấn Vào . Điều này sẽ hiển thị câu hỏi và câu trả lời cho mọi người.
Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Ngừng hỏi đáp , sau đó đi đến Lưu thành nếu bạn muốn có một bản ghi của phiên.
7. Trình bày bằng PowerPoint
Bạn có thể chia sẻ màn hình của mình trong Skype for Business, nhưng đôi khi bạn có thể chỉ muốn hiển thị một bản trình bày. Việc tích hợp với PowerPoint cho phép điều này.
Mở bản trình bày của bạn trong PowerPoint, đi tới Trình chiếu tab và nhấp vào Trình bày Trực tuyến> Skype for Business . Bạn có tùy chọn để gửi thông báo này đến một cuộc họp đang diễn ra hoặc để tạo một cuộc họp mới.
Bạn có thể làm điều tương tự trong các ứng dụng Office khác. Để làm như vậy, hãy truy cập Tệp> Chia sẻ> Trình bày Trực tuyến . Khi ở đây, hãy đảm bảo Skype for Business được chọn trên menu thả xuống, sau đó nhấp vào Món quà .
Khi trình bày trong Skype for Business, bạn sẽ thấy các biểu tượng cần thiết trên màn hình để kiểm soát nội dung, chẳng hạn như mũi tên để di chuyển giữa các trang chiếu PowerPoint. Nhấp chuột Dừng trình bày bất cứ lúc nào để ngừng chia sẻ tệp với mọi người.
8. Chuyển sang Điện thoại di động
Nếu bạn đã từng thấy mình đang thực hiện cuộc gọi Skype for Business và bạn cần rời khỏi máy tính, bạn chỉ có thể chuyển cuộc gọi sang điện thoại di động của mình.
Để thiết lập điều này, hãy truy cập Cài đặt> Công cụ> Tùy chọn> Điện thoại> Điện thoại di động ... Nhập của bạn Số điện thoại (bao gồm bất kỳ mã quốc gia / khu vực nào) và nhấp vào VÂNG .
Bây giờ, khi đang trong cuộc gọi Skype for Business, hãy nhấp vào Kiểm soát cuộc gọi và sau đó nhấp vào Chuyển giao . Bây giờ chọn Điện thoại di động của tôi và bấm vào Chuyển giao .
Bạn sẽ nhận được cuộc gọi trên điện thoại di động của mình, cuộc gọi này sẽ tự động kết nối bạn với cuộc gọi Skype for Business.
Điều tuyệt vời về điều này là bạn không cần cài đặt ứng dụng Skype for Business trên điện thoại của mình. Tuy nhiên, không có cách nào để chuyển cuộc gọi lại từ điện thoại sang Skype for Business.
9. Gỡ cài đặt Skype for Business
Nếu bạn làm việc trong một tổ chức sử dụng Skype for Business và bạn đang sử dụng máy tính hoặc máy tính xách tay của công ty, bạn có thể không gỡ cài đặt Skype for Business. Bộ phận CNTT của bạn có thể đã khóa khả năng làm như vậy. Bên cạnh đó, có lẽ không phải là khôn ngoan khi gỡ cài đặt một công cụ mà tổ chức của bạn yêu thích.
Nếu bạn có Skype for Business trên hệ thống cá nhân của mình thì điều đó lại khác. nhấn Phím Windows + I để mở Cài đặt và nhấp vào Ứng dụng . Tìm kiếm Skype for Business , nhấp vào nó, sau đó nhấp vào Gỡ cài đặt .
Nếu bạn không thấy nó trong danh sách này, điều đó có nghĩa là nó nằm trong gói Office của bạn và không thể gỡ cài đặt nếu không gỡ cài đặt toàn bộ bộ Office.
Ngoài ra, hãy mở Skype for Business và nhấp vào cài đặt biểu tượng bánh răng . Từ ngăn bên trái, hãy nhấp vào Cá nhân . Bỏ chọn Tự động khởi động ứng dụng khi tôi đăng nhập trên Windows .
Giờ đây, bạn không bao giờ phải nhìn thấy nó nữa và có thể quên rằng nó đã được cài đặt.
Tổ chức các cuộc họp của bạn như một chuyên gia
Với tất cả các mẹo này, giờ đây bạn có thể tổ chức các cuộc họp của mình như một người chuyên nghiệp. Đồng nghiệp của bạn sẽ bị ấn tượng bởi cách tổ chức cuộc họp hiệu quả của bạn, cách bạn chia sẻ nội dung trôi chảy và cảm giác thú vị như thế nào khi bạn tạo cuộc thăm dò đó.
thêm vào danh sách mong muốn tiện ích bổ sung chrome
Bây giờ bạn đã kiểm soát được công nghệ, bạn cũng nên xem bài viết của chúng tôi về cách tồn tại trong các cuộc họp tại nơi làm việc. Và nếu bạn đang làm việc tại nhà, hãy xem các tài nguyên làm việc từ xa của chúng tôi.
Tín dụng hình ảnh: Robert Kneschke / Shutterstock
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách làm sạch PC Windows của bạn bằng Command PromptNếu PC Windows của bạn sắp hết dung lượng lưu trữ, hãy dọn sạch rác bằng các tiện ích Command Prompt nhanh chóng này.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Ứng dụng trò chuyện
- Công cụ cộng tác
- Bài thuyết trình
- Ghi âm
- Quản lý liên hệ
- Các phím tắt bàn phím
- Trò chuyện video
- Quay video
- Microsoft Office 365
- Làm việc từ xa
- Các cuộc họp
- Hội nghị truyền hình
- Văn phòng Nội vụ
Joe được sinh ra với bàn phím trên tay và ngay lập tức bắt đầu viết về công nghệ. Anh ấy có bằng Cử nhân (Hons) về Kinh doanh và hiện là một nhà văn tự do toàn thời gian, người thích làm cho công nghệ trở nên đơn giản cho mọi người.
Xem thêm từ Joe KeeleyTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký