Home-theater-designers
Phần mềm soạn thảo văn bản được đóng gói với rất nhiều tính năng mà bạn có thể tạo ra khá nhiều thứ bạn muốn với nó. Nhưng những tính năng này không phải lúc nào cũng mang lại kiểu thiết kế tài liệu đẹp, chất lượng cao và chuyên nghiệp mà bạn có thể mong đợi.
Đó là một điều cần biết tất cả mọi thứ về Microsoft Word, tất cả những điều phức tạp và những điều kỳ quặc cũng như các chức năng của nó — đó là một điều hoàn toàn khác để biết điều gì tạo nên một tài liệu tuyệt vời. Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng tài liệu Word để làm cho nó trông chuyên nghiệp.
1. Giữ cho nó đơn giản, ít hơn là nhiều
Bạn muốn biết cách làm cho tài liệu Word trông đẹp mắt? Chỉ cần giữ cho nó đơn giản và tận dụng lợi thế của các tính năng ẩn mà Microsoft Word đi cùng. Nếu bạn nhớ một điều từ bài viết này, hãy để nó như thế này, và bạn sẽ có thể đưa ra quyết định thiết kế đúng đắn trong tương lai!
video dxgkrnl Fat_error windows 10
Khi viết một tài liệu, nội dung nên là trọng tâm chính. Các nguyên tắc định dạng tài liệu tồn tại để giúp nội dung đó dễ đọc và dễ hiểu hơn. Loại bỏ sự cám dỗ để giới thiệu các yếu tố bắt mắt chỉ nhằm mục đích đánh lạc hướng. Tối đa hóa khoảng trắng. Giữ từ ngữ chặt chẽ và sửa đổi bất kỳ câu hoặc đoạn văn dài dòng nào. Các quy tắc đơn giản và tối thiểu về tổng thể.
2. Chọn kiểu chữ phù hợp với ngữ cảnh
Quyết định thiết kế lớn đầu tiên của bạn phải là kiểu chữ bạn sẽ sử dụng. Kiến thức truyền thống nói rằng serif phông chữ dễ đọc hơn trong tài liệu in, trong khi sans serif phông chữ tốt hơn trên mắt khi đọc trên màn hình kỹ thuật số.
Các ví dụ điển hình về phông chữ serif bao gồm Garamond, Georgia, Hoefler Text và Palatino, trong khi các ví dụ điển hình về phông chữ sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans.
Bỏ qua Comic Sans nếu bạn muốn tránh một trong những lỗi thiết kế bản trình bày phổ biến nhất. Và bất cứ điều gì bạn muốn sử dụng, hãy sử dụng cùng một kiểu chữ trong toàn bộ tài liệu. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác cho các tiêu đề.
3. Sử dụng Kích thước và Màu Phông chữ Chuẩn
Bạn không thể học cách định dạng một tài liệu word để trông chuyên nghiệp nếu không chú ý đến giao diện của văn bản. Các bài báo kinh doanh và học thuật thường sử dụng Kích thước phông chữ 12 điểm , tạo ra các đoạn văn dễ đọc nhất khi được sử dụng kết hợp với các nguyên tắc được thảo luận bên dưới về kích thước trang, lề và khoảng cách dòng.
Một số báo cáo dày đặc thông tin đôi khi có thể giảm xuống cỡ phông chữ 10 điểm, nhưng không bao giờ nhỏ hơn thế.
Nói chung, tốt nhất bạn nên tránh xa bất cứ thứ gì liên quan đến màu sắc , đặc biệt là đối với các tài liệu in. Bạn sẽ phải trả thêm tiền cho mực màu và nó sẽ không được chuyển sang nếu tài liệu bị sao chép. Đối với tài liệu kỹ thuật số, hãy dành văn bản màu cho các cảnh báo quan trọng và những thứ tương tự. Thích nhấn mạnh bằng cách sử dụng in đậm và in nghiêng chữ.
4. Sử dụng Kích thước Trang Chuẩn và Lề
Gần như tất cả các tài liệu văn phòng đều được in theo tiêu chuẩn 8½ 'x 11' trang, được gọi là kích thước Thư Hoa Kỳ (còn được gọi là A4 ở nơi khác, là 210mm x 297mm). Đây là kích thước duy nhất được đảm bảo có sẵn bất kể bạn sử dụng máy in nào.
Đối với lề, hầu hết các sách hướng dẫn kiểu và hướng dẫn kiểu đều yêu cầu một Lề 1 'ở tất cả các bên của trang, tạo ra khả năng đọc tốt nhất đối với độ dài dòng và cho phép viết các chú thích nếu cần thiết. Tuy nhiên, nếu tài liệu sẽ được đóng trong một chất kết dính, bạn có thể muốn tăng các lề bên để 1½ ' để chứa các vòng.
5. Căn chỉnh các đoạn sang trái
Bạn có thể muốn sử dụng căn chỉnh hợp lý vì đó là những gì được sử dụng trong báo chí, tiểu thuyết và một số sách giáo khoa, nhưng đó là lựa chọn sai cho các tài liệu văn phòng và học thuật. Tại sao điều quan trọng là phải làm cho một tài liệu chính thức? Nếu không có hình thức, tài liệu của bạn trở nên không thể đọc được.
Những gì bạn muốn là căn trái cho văn bản . Điều này tạo ra răng cưa ở phía bên phải của các đoạn văn, nhưng nó giữ khoảng cách giữa các chữ cái như dự định của bất kỳ kiểu chữ nào bạn đang sử dụng và điều đó có nghĩa là độ dễ đọc tối ưu. Nếu không, bạn có thể kết thúc với sông typographic , cực kỳ mất tập trung và đơn giản là trông xấu xí.
6. Thụt lề các dòng đầu tiên của đoạn văn
Các đoạn văn không được có thêm khoảng cách giữa chúng và các dòng đầu tiên của đoạn văn phải được thụt lề để làm cho mỗi đoạn văn nổi bật . Ngoại lệ duy nhất là đối với các đoạn văn trực tiếp theo sau một tiêu đề phần, có thể được để nguyên bởi vì bối cảnh xung quanh làm rõ rằng đó là đoạn văn của chính nó.
Nguyên tắc chung là đặt kích thước thụt lề giống với kích thước phông chữ. Đảm bảo rằng bạn sử dụng các tính năng tạo kiểu đoạn văn của Word để xử lý các thụt lề thay vì sử dụng Chuyển hướng Chìa khóa!
7. Đặt hình ảnh giữa các đoạn văn
Bạn có thể đặt hình ảnh bên trong một đoạn văn và cho phép văn bản xung quanh chảy xung quanh đoạn văn đó và nếu tổ chức của bạn thích nó theo cách đó, thì hãy tiếp tục và làm điều đó. Nhưng nói chung, nó có thể làm hỏng khả năng đọc, đặc biệt là trong các báo cáo theo hướng dữ liệu.
cách xóa bloatware windows 10
Tùy chọn an toàn nhất, đặc biệt cho đồ thị và biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh vào giữa các đoạn văn và giữ cho chúng được căn giữa. Bằng cách đó, hình ảnh của bạn không bao giờ tranh giành sự chú ý với văn bản xung quanh. Nó cũng giúp chú thích nổi bật.
8. Chọn khoảng cách dòng phù hợp với ngữ cảnh
Lựa chọn phù hợp cho khoảng cách dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản với dòng văn bản tiếp theo) thực sự phụ thuộc vào loại tài liệu bạn đang viết.
Bài báo học tập trước tiên nên làm theo bất kỳ hướng dẫn phong cách học thuật nào tại chỗ, sau đó ưu tiên khoảng cách hai dòng nếu không có hướng dẫn văn phong nào tồn tại. Tài liệu kinh doanh và văn phòng có xu hướng cách nhau một khoảng để giảm thiểu số trang cần thiết khi in, nhưng các tài liệu kỹ thuật số có thể dễ đọc hơn nếu được đặt cách nhau ở khoảng 120-150 phần trăm.
9. Chia nhỏ văn bản với các tiêu đề và danh sách
Tài liệu càng dài thì tiêu đề càng trở nên quan trọng. Bạn có muốn đọc một báo cáo 20 trang không có gì khác ngoài một bức tường văn bản từ đầu đến cuối không? Hay một báo cáo dài 30 trang được tổ chức thành các phần, tiểu mục và tiêu đề thích hợp? Tôi thích cái sau hơn mọi lúc.
Danh sách cũng rất tốt để chia nhỏ các bức tường văn bản và thu hút sự chú ý của các điểm quan trọng. Sử dụng danh sách được đánh số khi đếm một tập hợp các mục (ví dụ: 'năm thuộc tính của một doanh nhân thành công') hoặc khi cung cấp hướng dẫn từng bước. Nếu không thì, danh sách có dấu đầu dòng tốt thôi. Chỉ cần đảm bảo tránh lạm dụng danh sách, điều này làm giảm khả năng đọc từ thiết kế tài liệu Word của bạn.
Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến sử dụng Word để định dạng kịch bản phim .
10. Các phần riêng biệt với các dấu ngắt
Khi bạn muốn học cách làm cho báo cáo của mình trông chuyên nghiệp, bạn cần phải làm quen với các ngắt phần. Trong Microsoft Word, ngắt phần cho phép bạn phân biệt các trang nhất định bằng các thay đổi về hướng, cột, đầu trang, chân trang, số trang và hơn thế nữa. Ngắt phần có bốn dạng:
- Trang tiếp theo: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang sau.
- Tiếp diễn: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang hiện tại.
- Trang chẵn: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang chẵn tiếp theo.
- Trang lẻ: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang chẵn tiếp theo.
Nếu tài liệu của bạn đủ lớn để cần các chương, đây là cách tốt nhất để định dạng chúng một cách rõ ràng. Mỗi chương phải được thực hiện với ngắt phần 'Trang tiếp theo', hoặc ngắt phần 'Trang chẵn' hoặc 'Trang lẻ' nếu bạn định đặt nó trong một bìa. Chúng tôi đã hiển thị cách xóa ngắt trang nếu cần, quá.
Tìm hiểu cách định dạng tài liệu Word để trông chuyên nghiệp
Trừ khi tổ chức hoặc trường học của bạn yêu cầu bố cục và định dạng cụ thể, bạn có thể bỏ qua công việc khó khăn trong việc thiết lập mẫu của riêng mình và thay vào đó chỉ cần tải xuống một mẫu. Điều này giúp bạn nhanh chóng đạt được một thiết kế tài liệu chuyên nghiệp.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 8 mẹo viết cơ bản cho Microsoft WordHọc cách sử dụng Microsoft Word hiệu quả để trở thành một nhà văn chuyên nghiệp. Đây là một vài lời khuyên dành cho bạn!
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Tài liệu kỹ thuật số
- Phông chữ
- Phần mềm soạn thảo văn bản
- Mẹo Microsoft Office
Emma là Nhà văn cao cấp và Biên tập viên nhỏ tuổi cho mảng Sáng tạo. Cô tốt nghiệp cử nhân tiếng Anh và kết hợp niềm yêu thích công nghệ với viết lách.
Xem thêm từ Emma RothTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký