Home-theater-designers
Đăng ký Microsoft 365 cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều công cụ năng suất. Trực quan, thông minh và có thể tùy chỉnh nhất là SharePoint. 190 triệu người đáng kinh ngạc trong hơn 200.000 tổ chức thuộc các quy mô khác nhau sử dụng SharePoint.
SharePoint có thể dễ dàng tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều tác vụ và ứng dụng quản lý dự án. Cuối cùng, bạn có thể đầu tư nhiều thời gian hơn để phát triển sự nghiệp chuyên nghiệp của mình, những khách hàng tự do hoặc những công việc phụ.
Microsoft SharePoint là gì?
SharePoint là một công cụ quản lý nội dung trực tuyến. Nó cho phép bạn lưu trữ các tệp trên đám mây để chia sẻ và làm việc cộng tác. Nó có thể giúp bạn tạo các trang web và trang con để khai báo các nhiệm vụ từ các nhóm hoặc cá nhân khác nhau.
SharePoint cho phép bạn tạo mạng nội bộ nơi bạn, cộng tác viên và khách hàng tự do làm việc an toàn trên tệp hoặc tài liệu. Quản trị viên tập trung sẽ kiểm soát các quyền truy cập để mỗi người dùng có thể mở, chỉnh sửa và lưu tệp một cách liền mạch.
SharePoint có nhiều chức năng nâng cao giúp bạn hoặc nhóm của bạn quản lý công việc chuyên nghiệp và cá nhân. Sau đây là một số hành động được sử dụng thường xuyên nhất:
- Chia sẻ tệp với người dùng bên trong và bên ngoài.
- Quản lý nội dung dự án, như hình ảnh, bài báo, mã nguồn, video, v.v.
- Các trang web và trang con cho các nhóm và nhiệm vụ khai báo.
- Giữ liên lạc với cộng tác viên thông qua các trang thông tin liên lạc.
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép người dùng truy cập các trang web liên lạc hoặc nhóm từ điện thoại thông minh.
- Tạo quy trình làm việc và lời nhắc để tự động hóa các dự án và nhiệm vụ.
- Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm tài nguyên, tác vụ hoặc tệp.
Ai nên sử dụng SharePoint
SharePoint hoạt động như một nơi trú ẩn an toàn cho tất cả các tệp sáng tạo như mã ứng dụng, thiết kế đồ họa, đoạn âm thanh, video, bài báo trên trang web, hóa đơn, v.v. SharePoint cung cấp các công cụ khác như phân tích dữ liệu, mẫu trang web, mẫu cơ sở kiến thức và quy trình quản lý dự án.
Do đó, phạm vi sử dụng của nó trải dài từ một người sáng tạo nội dung cá nhân đến các doanh nghiệp lớn. Nhiều chuyên gia tự do hoặc nhóm nhỏ các cá nhân sáng tạo sử dụng SharePoint trong các giai đoạn khác nhau của các dự án phát triển phần mềm, ứng dụng dành cho thiết bị di động, trang web hoặc nội dung.
Các tính năng của SharePoint như một công cụ năng suất
Công cụ SharePoint dựa trên web đi kèm với đăng ký Microsoft 365 là một công cụ năng suất mạnh mẽ nhưng đơn giản. Các tính năng được sử dụng rộng rãi khiến nó trở thành một trong những công cụ quản lý dự án và tác vụ tốt nhất là:
1. Công việc hợp tác
SharePoint là một nền tảng để cộng tác với các nguồn lực bên trong hoặc bên ngoài . Người dùng quản trị trung tâm có thể chỉ định các cấp quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng của các site nhóm.
Bạn và nhóm của bạn có thể làm việc trên một tệp duy nhất trong một kịch bản thời gian thực mà không gặp phải bất kỳ độ trễ nào. Do đó, nhiều nhà phát triển sáng tạo và người tạo nội dung thích SharePoint để hợp tác cho bất kỳ dự án nào.
Một chức năng quan trọng của cộng tác SharePoint là duy trì dòng thông tin đã được giải mật trên khắp các site và site con. Nó giúp các cá nhân được cập nhật về dự án mà không phải trải qua nhiều email, cuộc trò chuyện nhỡ, cuộc gọi điện video, v.v.
2. Quản lý nội dung
Quản lý nội dung là một thách thức lớn đối với bất kỳ cá nhân hoặc nhóm chuyên gia nào muốn mang lại năng suất tốt hơn. SharePoint cho phép bạn vượt qua thử thách này mà không cần trải qua quá trình lập trình phức tạp.
Người quản lý nội dung có thể dễ dàng quản lý nhiều dự án đồng thời trên SharePoint. Xuất bản hoặc cập nhật nội dung trang web như sự kiện, tin tức, blog, ngăn xếp bản trình bày, băng chuyền hình ảnh, v.v., được thực hiện dễ dàng với SharePoint.
Bạn không phải bắt đầu mọi dự án quản lý nội dung từ đầu. Có sẵn các mẫu chuyên nghiệp mà bạn có thể sử dụng. Ngoài nội dung, bạn có toàn quyền kiểm soát các phiên bản của nó. SharePoint tạo và lưu nhiều phiên bản của tệp mà bạn hoặc nhóm của bạn làm việc trên đó.
Khi cần, bạn có thể gọi lại bất kỳ phiên bản nào trước đó hoặc sửa bất kỳ lỗi hệ thống tệp nào từ SharePoint. Bạn không cần phụ thuộc vào bất kỳ công cụ nào của bên thứ ba để sao lưu, khôi phục hoặc sửa tệp.
3. Quản lý dự án
SharePoint có một loạt các chức năng mà bạn có thể tận dụng để quản lý tác vụ và dự án. Chức năng rõ ràng nhất là công cụ có chức năng lưu trữ tập trung cho tất cả các tài liệu liên quan đến dự án và các tệp có thể phân phối.
Liên quan: Hướng dẫn quản lý tác vụ trực tuyến: Mẹo chọn ứng dụng phù hợp
Bạn cũng có thể tùy chỉnh các site SharePoint theo nhiều cách. Các trang web được thiết kế riêng này có thể phục vụ bạn như một người lập kế hoạch hàng ngày, lập lịch công việc hàng tuần và Câu hỏi thường gặp cho các công việc. Hơn nữa, đối với tài liệu dự án và mục đích đánh giá hiệu suất, bạn có thể kích hoạt các tính năng ghi nhật ký thời gian như được đề cập bên dưới:
- Ghi nhật ký các hoạt động nhiệm vụ và các thay đổi.
- Ghi nhật ký bất kỳ vấn đề nào mà tài nguyên báo cáo.
- Theo dõi thời gian tác vụ.
- Thay đổi dữ liệu theo dõi.
SharePoint cũng cho phép bạn tạo dòng công việc để hợp lý hóa các nhiệm vụ như bàn giao nhiệm vụ, phân phối dự án đăng xuất, phê duyệt, trình bày bản trình diễn và phản hồi của khách hàng.
4. Giải pháp kết hợp
SharePoint tích hợp với hầu hết các ứng dụng Microsoft 365 để cung cấp cho bạn giao diện người dùng liền mạch để quản lý dự án. SharePoint hoạt động như một kho lưu trữ trung tâm của dữ liệu dự án của bạn, trong khi các ứng dụng Microsoft 365 khác giúp bạn dễ dàng quản lý các tác vụ và tài nguyên.
Bạn có thể đồng bộ SharePoint với các công cụ như Việc cần làm, Công việc, Công cụ lập kế hoạch và Dự án Trực tuyến cho các phương pháp tiếp cận chuyên biệt. Bạn có thể tạo báo cáo để trình bày thông tin chi tiết về dự án cho khách hàng làm việc tự do của mình.
SharePoint đồng bộ hóa với hồ sơ Outlook và Lịch của bạn để sắp xếp các tác vụ và lịch biểu để bạn có thể ưu tiên công việc của mình. Tương tự, xuất bản site nhóm SharePoint của bạn trong ứng dụng Nhóm để truy cập danh bạ, tệp, nhiệm vụ, v.v., từ Nhóm.
cách đặt ảnh riêng tư trên facebook 2018
SharePoint cũng có khả năng tích hợp PowerPoint, Video, Stream, OneDrive để xem trước tệp và tài liệu trong site SharePoint hoặc trang con. Bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tránh các tác vụ thông thường như tải xuống tệp từ SharePoint để tạo trang chiếu PowerPoint.
Lợi ích của SharePoint
SharePoint cung cấp nhiều lợi ích khi so sánh với bất kỳ công cụ năng suất nào khác để quản lý dự án hoặc nội dung. Một số ưu điểm của nó là:
1. Tiết kiệm tiền
Bạn có thể đã trả tiền cho nó thông qua đăng ký Microsoft 365. Tránh chi tiêu không cần thiết cho các ứng dụng và công cụ bằng cách sử dụng SharePoint làm công cụ năng suất chính cho nhu cầu nghề nghiệp hoặc cá nhân.
2. Bảo mật dữ liệu
Chính phủ và các tổ chức lớn tin tưởng vào hệ sinh thái SharePoint với dữ liệu nhạy cảm của họ. Vì vậy, bạn có thể lưu trữ tác phẩm sáng tạo của mình trên SharePoint cho công việc cộng tác mà không sợ bị đánh cắp tài sản trí tuệ.
Liên quan: Microsoft 365 có thực sự là một rủi ro bảo mật không?
3. Khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng của công cụ cho phép bạn lập ngân sách chi phí của mình cho các công cụ năng suất. Nếu bạn thấy có quá nhiều dự án từ các khách hàng khác nhau, bạn có thể thay đổi đăng ký để chứa nhiều tài nguyên và dự án hơn. Khi các dự án giảm bớt, bạn có thể chuyển sang các gói trả phí thấp.
4. Sử dụng đa năng
Mức độ linh hoạt cao hơn và tiện ích đa dụng có nghĩa là bạn có thể tiếp tục sử dụng SharePoint làm công cụ năng suất chính trong khi bạn tiếp tục thay đổi vai trò hoặc kỹ năng sáng tạo của mình. Bạn có thể sử dụng một mẫu khi một dự án kết thúc và bạn cần bắt đầu một dự án khác. Bạn có thể giảm thiểu ngân sách bằng cách tránh mua nhiều ứng dụng.
Xóa đống Tệp, Công việc và Ứng dụng lộn xộn
Các tính năng của SharePoint làm cho nó trở thành một công cụ quản lý dự án phức tạp hơn là một giải pháp đám mây đơn giản để chia sẻ và lưu trữ tệp. Bằng cách sử dụng SharePoint và các ứng dụng Microsoft 365 khác để quản lý các công việc chuyên môn hoặc cá nhân của mình, bạn tạo ra hiệu ứng domino giúp tăng năng suất không ngừng.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Office 365 hiện là Microsoft 365: Ý nghĩa của nó đối với bạn và gia đình bạnOffice 365 đã trở thành Microsoft 365. Đây là những gì Microsoft 365 cung cấp cho người đăng ký và gia đình của họ.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Mẹo Microsoft Office
- Công cụ cộng tác
- Quản lý công việc
Tamal là một nhà văn tự do tại MakeUseOf. Sau khi có được kinh nghiệm đáng kể về công nghệ, tài chính và quy trình kinh doanh trong công việc trước đây của mình trong một công ty tư vấn CNTT, anh ấy đã chấp nhận viết lách như một công việc toàn thời gian cách đây 3 năm. Mặc dù không viết về năng suất và tin tức công nghệ mới nhất, anh ấy thích chơi Splinter Cell và say sưa xem Netflix / Prime Video.
Xem thêm từ Tamal DasTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký