Home-theater-designers
Làm thế nào để bạn tối đa hóa thời gian của mình? Bạn có sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian không? Bạn có lên kế hoạch trước và luôn cập nhật lịch trình của mình không? Hay bạn ưu tiên nhiệm vụ của mình? Nếu bạn đã thử những điều này và vẫn gặp khó khăn trong việc sử dụng hiệu quả thời gian của mình, có lẽ bạn cần thay đổi.
Quy tắc 80/20 là một lựa chọn khác để quản lý thời gian và với những điều chỉnh nhỏ, nó có thể là giải pháp lý tưởng của bạn.
Quy tắc 80/20 chính xác là gì?
Quy tắc 80/20 còn được gọi là Nguyên tắc Pareto. Khái niệm này bắt nguồn từ nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Ông nhận thấy rằng 80% đất đai của đất nước chỉ thuộc sở hữu của 20% dân số. Điều này khiến Pareto phải xem xét thêm về sự mất cân bằng này và nó liên quan đến các lĩnh vực khác như thế nào.
Nhiều năm sau, một nhà tư vấn tên là Joseph Juran đã áp dụng khái niệm này vào kinh doanh và đặt tên cho nó là Nguyên tắc Pareto. Từ The Economist trực tuyến :
Juran đã mở rộng nguyên tắc sang kiểm soát chất lượng, ví dụ, nêu rõ rằng hầu hết các khuyết tật trong sản xuất là kết quả của một tỷ lệ nhỏ các nguyên nhân gây ra tất cả các khuyết tật - điều mà ông mô tả là 'một số ít quan trọng và nhiều sai sót tầm thường.'
Theo Investopedia , điều này có nghĩa rằng:
- 80% doanh số bán hàng đến từ 20 sản phẩm trong dòng sản phẩm.
- 80% doanh thu của một công ty đến từ 20% khách hàng của nó.
- 80% sản lượng của một công ty đến từ 20% nhân viên của nó.
Quản lý thời gian là cách sử dụng phổ biến nhất đối với nguyên tắc Pareto, vì hầu hết mọi người có xu hướng phân tán thời gian của họ một cách mỏng manh thay vì tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Với tất cả những điều này, việc liên hệ nguyên tắc với quản lý thời gian có nghĩa là 80% sản lượng của bạn có thể đến từ chỉ 20% thời gian của bạn. Bây giờ câu hỏi là, làm thế nào để bạn đạt được điều đó? Đây là bốn điều mà bạn có thể làm.
Thường xuyên đánh giá công việc của bạn
Nếu 80 phần trăm kết quả đến từ 20 phần trăm nỗ lực, thì 80 phần trăm tác động sẽ đến từ 20 phần trăm nhiệm vụ của bạn. Vì vậy, hãy xác định 20 phần trăm nhiệm vụ của bạn sẽ mang lại 80 phần trăm kết quả mà bạn tìm kiếm.
Tín dụng hình ảnh: Astephan qua Shutterstock
Khi xem xét nhiệm vụ của bạn, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Mọi nhiệm vụ trong danh sách của tôi có được dán nhãn là khẩn cấp không?
- Các nhiệm vụ trong danh sách của tôi có nằm trong phạm vi của tôi hay chúng thuộc về nơi khác?
- Tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho một số loại nhiệm vụ nhất định không?
- Có nhiệm vụ nào mà tôi nên ủy thác không?
- Tất cả những nhiệm vụ này có thực sự cần thiết cho kết quả chung không?
Liên tục đánh giá các mục tiêu của bạn
Mục tiêu và nhiệm vụ của bạn có thể đan xen với nhau, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Một số có thể hoàn toàn tách biệt. Vì vậy, hãy nghĩ về mục tiêu của bạn và các hoạt động cần thiết để hoàn thành chúng. Hãy nhớ rằng 80 phần trăm các mục tiêu đó sẽ đạt được chỉ với 20 phần trăm các hoạt động cần thiết.
Tín dụng hình ảnh: AzriSuratmin qua Shutterstock
Tại đây một lần nữa, hãy kiểm kê và xem 20% hoạt động nào giúp bạn tiến gần hơn đến phần lớn các mục tiêu của mình. Hãy xem một vài ví dụ sau và xem liệu bạn có thể liên hệ:
cách sửa chữa các dịch vụ của google play
- Nếu hôm nay tôi làm việc muộn (20 phần trăm hoạt động), tôi có thể hoàn thành hạng mục trong danh sách nhiệm vụ của mình, khiến sếp hài lòng VÀ hoàn thành công việc vào ngày mai (mục tiêu 80 phần trăm).
- Nếu tôi làm món salad để ăn tại bàn làm việc vào bữa trưa hôm nay (hoạt động 20 phần trăm), tôi có thể hoàn thành nhiệm vụ đó, hoàn thành đúng thời hạn và tiến gần hơn đến mục tiêu giảm cân của mình (mục tiêu 80 phần trăm).
- Nếu tôi lên lịch cho các cuộc họp thường xuyên (20 phần trăm hoạt động), tôi có thể tăng cường giao tiếp trong nhóm, có một dự án thành công hơn VÀ trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn (80 phần trăm mục tiêu).
Xác định giờ chính của bạn
Mọi người đều có những khoảng thời gian cụ thể trong ngày khi họ làm việc hiệu quả nhất. Bạn có thể làm tốt nhất công việc của mình trong khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng. Hoặc bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian từ 3 giờ chiều đến 5 giờ chiều. Khi nào bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng, tập trung và hiệu quả nhất?
Tín dụng hình ảnh: Dean Drobot qua Shutterstock
Xác định thời gian quan trọng của bạn và sử dụng nó để giải quyết 20% nhiệm vụ và mục tiêu mà bạn đã xác định. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian hiệu quả nhất trong ngày cho các nhiệm vụ và hoạt động cần thiết để có kết quả tốt nhất.
Xác định và loại bỏ sự sao lãng
Cho dù bạn đi đến văn phòng mỗi ngày hay làm việc ở nhà, bạn vẫn có thể bị phân tâm ở khắp mọi nơi. Những gián đoạn khó chịu, nhỏ nhặt đó có thể gây mất tập trung, nhiệm vụ bị trì hoãn và giảm năng suất tổng thể của bạn.
Tín dụng hình ảnh: Argus qua Shutterstock
Sử dụng khái niệm quy tắc 80/20, FreshBooks phỏng đoán :
80 phần trăm sự sao lãng của bạn đến từ 20 phần trăm các nguồn.
Để tiếp nhận và loại bỏ chúng, trước tiên bạn phải xác định chúng. Danh sách của bạn có thể trông giống như sau:
- Hàng loạt email
- Cuộc gọi đến
- Khách truy cập không có kế hoạch
- Khát hoặc đói
- Thông báo trên mạng xã hội
Sau khi bạn có danh sách những thứ gây xao nhãng, hãy xem lại nó và xem những thứ nào làm bạn xao nhãng nhất. Bạn có thể sẽ thấy rằng chỉ có hai hoặc ba (20 phần trăm) là phần lớn (80 phần trăm) của vấn đề. Sau đó, kết hợp các cách để loại bỏ những gián đoạn đó. Đây là một vài gợi ý:
- Chặn thời gian cụ thể để làm việc trên email.
- Cho phép các cuộc gọi không khẩn cấp vào thư thoại.
- Đóng cửa văn phòng của bạn.
- Có một thức uống và đồ ăn nhẹ tiện dụng.
- Tránh xa mạng xã hội trong quá trình làm việc.
- Sử dụng ứng dụng hẹn giờ để tính giờ các buổi làm việc cũng như thời gian nghỉ ngơi của bạn.
Bạn đã thử Quy tắc 80/20 chưa?
Nguyên tắc Pareto có thể mang lại thành công trong các ngành và mục đích sử dụng nhất định, nhưng nó có thể hiệu quả với bạn không? Nếu bạn đã thử quy tắc 80/20 với nhiều thành công, bạn có tiếp tục sử dụng nó không? Ngược lại, nếu bạn đưa ra khái niệm này với kết quả tiêu cực, bạn có biết điều gì đã xảy ra không?
Vẫn còn đấu tranh? Áp dụng các thói quen năng suất trực tuyến này để hợp lý hóa các ngày của bạn và xem các tùy chọn ứng dụng và phần mềm theo dõi thời gian này.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Bạn có nên nâng cấp lên Windows 11 ngay lập tức không?Windows 11 sắp ra mắt, nhưng bạn nên cập nhật càng sớm càng tốt hay đợi vài tuần? Hãy cùng tìm hiểu.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Tự cải thiện
- Năng suất
- Quản lý thời gian
- Quản lý công việc
Với bằng Cử nhân Công nghệ Thông tin, Sandy đã làm việc nhiều năm trong ngành CNTT với tư cách là Giám đốc dự án, Giám đốc bộ phận và Trưởng ban PMO. Sau đó, cô quyết định theo đuổi ước mơ của mình và hiện viết về công nghệ toàn thời gian.
windows 10 tắt phím tắt hiển thịXem thêm từ Sandy Writtenhouse
Theo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký