Home-theater-designers
Tạo một lịch trình làm việc là không phải dễ. Cho dù nhóm nhân viên của bạn lớn đến vài chục người hay nhỏ như một số ít, việc tìm ra cách để phù hợp với giờ làm việc của mọi người, đạt mức tối thiểu và giữ cho nhóm luôn hạnh phúc là điều khó khăn. May mắn thay, Excel có thể giúp nó trở thành nhiều dễ dàng hơn.
Các mẫu Excel vẫn là một trong những công cụ hữu ích nhất trong lịch sử điện toán. Chúng tuyệt vời cho quản lý các nhiệm vụ và dự án , giữ trật tự tài chính , theo dõi tiến trình thể dục và chỉ nói chung luôn có tổ chức - nhưng lập lịch là một lĩnh vực mà Excel có thật không tỏa sáng.
5 lời khuyên quan trọng khi lập lịch trình
Trước khi đi sâu vào quá trình lập lịch trình thực tế, hãy ghi nhớ những lưu ý sau. Họ sẽ giảm bớt toàn bộ quá trình và giảm bớt căng thẳng dồn lên bạn. Lên lịch trình sẽ không bao giờ là dễ dàng, nhưng nó không phải là một cơn ác mộng.
Biết sở thích của nhân viên của bạn. Loại tùy chọn bạn có thể tính đến khi lập lịch sẽ khác nhau giữa các lĩnh vực (ví dụ: bán lẻ so với kho hàng), nhưng điều quan trọng là ít nhất phải cố gắng đáp ứng đủ cho công nhân của bạn.
Một số nhân viên có thích buổi sáng không? Hoặc có thể là buổi tối? Mỗi nhân viên muốn bao nhiêu giờ mỗi tuần? Có bất kỳ hạn chế nào về thời gian, chẳng hạn như không muốn làm việc vào Chủ nhật? Một số nhân viên có sức mạnh tổng hợp và khả năng tương thích không?
Bạn không thể chứa tất cả mọi người , nhưng đó là một mục tiêu tốt để hướng tới vì nó có thể cải thiện năng suất và bầu không khí - nhưng quan trọng nhất là nó sẽ xây dựng lòng tin và sự tin tưởng đi đôi với sự tôn trọng.
Theo dõi các yêu cầu vắng mặt của nhân viên. Như thể không đủ khó để sắp xếp tất cả các sở thích của nhân viên của bạn, có những vấn đề nhạy cảm về thời gian sẽ xuất hiện thỉnh thoảng. Ví dụ, ai đó cần một vài ngày để đi nghỉ hoặc để tang một người thân trong gia đình đã mất.
May mắn thay, điều này có thể được giữ đơn giản bằng cách sử dụng một công cụ đa năng như Lịch Google hoặc một plugin lịch cho Thunderbird. Một ứng dụng danh sách việc cần làm chất lượng như Todoist (lý do để nâng cấp lên Todoist Pro), WorkFlowy (bài đánh giá WorkFlowy của chúng tôi), hoặc Wunderlist (của chúng tôi Wunderlist đánh giá ) cũng có thể hoạt động tốt.
Thực hiện trước thời hạn. Rõ ràng là bạn không thể làm được quá đi trước thời hạn trong trường hợp tình huống thay đổi, nhưng nhất định tránh đợi đến ngày hôm trước. Một nguyên tắc nhỏ là trước khoảng một tuần.
Giá như sự trì hoãn chỉ dễ dàng đánh bại, phải không? Mọi người đều phải vật lộn để hoàn thành công việc ở một mức độ nào đó, đó là lý do tại sao chúng tôi đã viết rất nhiều về các chiến lược chống trì hoãn, tránh gây xao nhãng trên Internet và thực sự khắc phục sự trì hoãn.
Bằng cách sắp xếp lịch làm việc trước thời hạn, bạn có cho mình một khoảng không gian thở trong trường hợp cần thực hiện những thay đổi đột ngột.
Chỉ định những ca quan trọng nhất trước. Bởi 'quan trọng nhất', chúng tôi có nghĩa là 'không thể thương lượng'. Nếu ai đó thực sự cần phải làm việc theo một ca cụ thể, hãy điền vào trước và đặt nó vào đá. Khi tất cả các ca cần thiết đã được lấp đầy, việc kết hợp các ca còn lại với các nhân viên có sẵn sẽ dễ dàng hơn.
Và hãy luôn ghi nhớ ít nhất một trường hợp dự phòng. Lý tưởng nhất là bạn nên tạo nhiều lịch trình (ví dụ: Kế hoạch A, Kế hoạch B, v.v.) nhưng điều đó có thể mất rất nhiều thời gian, vì vậy ít nhất bạn nên xác định những nhân viên có khả năng vượt qua nhất và có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp họ làm.
Làm cho lịch trình dễ dàng truy cập. Để nhân viên của bạn xem lịch trình trước là tốt vì hai lý do: họ có thể chỉ ra bất kỳ sai sót nào và họ sẽ đánh giá cao những người đứng đầu để họ có thể lập kế hoạch cho các tuần của mình xung quanh lịch trình.
cách kết nối airpods với xbox
Vì chúng tôi sẽ sử dụng các mẫu Excel để tạo lịch làm việc của mình, nên tùy chọn ưu tiên là tải chúng thẳng lên Google Drive. Nó sẽ chuyển đổi sang bảng tính thay thế của Google và cho phép bạn chia sẻ nó để những người khác có thể xem. Chú ý đến những mẹo này dành cho Google Trang tính cộng tác nếu bạn chưa quen với nó.
Và đừng lo lắng về bảo mật. Trừ khi bạn đang xử lý các bí mật của chính phủ, Google Trang tính đủ an toàn cho những người dùng hàng ngày như bạn và tôi.
Tải xuống mẫu Excel miễn phí
Với những mẹo nhỏ đó, đây là một số mẫu Excel tuyệt vời được thiết kế đặc biệt để giúp nhà tuyển dụng lập kế hoạch cho công việc trong tuần. Nó vẫn sẽ là công việc khó khăn, nhưng dễ dàng hơn nhiều nếu bạn sử dụng một trong những mẫu này.
Các mẫu có sẵn dưới dạng tệp XLSX cho Excel 2007 và các phiên bản mới hơn.
Lịch trình thay đổi công việc toàn diện
Ca làm việc này theo lịch trình của Bảng tính123 là một trong những mẫu toàn diện hơn hiện có. Nó đủ tốt để cạnh tranh với một số phần mềm lập lịch có sẵn để tải xuống trên web, nhưng bằng cách nào đó, mẫu này có sẵn hoàn toàn miễn phí.
Khi bạn mở nó ra, bạn sẽ tìm thấy các trang tính khác nhau cho: Đăng ký nhân viên, Lịch làm việc theo ca, Thẻ thời gian, Ngân sách lương, Chấm công, Việc làm, Cài đặt và Trợ giúp. Trang Trợ giúp là một hướng dẫn nhỏ sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu với lịch trình.
Thành thật mà nói, chúng tôi rất khuyên bạn nên điều này. Chúng tôi có một số đề xuất khác bên dưới đề xuất này, nhưng không đề xuất nào tốt bằng và bạn chỉ nên kiểm tra chúng nếu đề xuất này quá phức tạp đối với những gì bạn muốn làm (đó chắc chắn là một khiếu nại hợp lệ).
Tải xuống: Lịch làm việc theo ca
Lịch làm ca hàng tuần
Lịch trình ca làm việc hàng tuần này của Hệ thống quản lý kinh doanh có thể không toàn diện như ở trên, nhưng nó rất tốt cho các đội nhỏ hơn. Nó đơn giản hơn, có nghĩa là nó dễ học hơn và dễ sử dụng hơn. Rất được khuyến khích cho những ai muốn có một công cụ lập lịch trình giữa đường.
Nó đi kèm với ba tờ: Lịch biểu, Ca làm và Nhân viên. Tất cả những gì bạn phải làm là liệt kê nhân viên của mình và mức lương theo giờ của họ trong trang Nhân viên. Sau đó xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho mỗi ca có sẵn trong trang Ca. Sau đó, bảng Lịch biểu tự động trở nên tự giải thích.
Nhược điểm duy nhất là nó chỉ có thể tăng tối đa 20 nhân viên và 9 ca làm việc xác định, điều này rất tốt cho các hoạt động vừa và nhỏ, nhưng không phù hợp với các công ty lớn hơn.
Tải xuống: Lịch làm việc của nhân viên
Lịch làm ca hàng ngày
Có thể bạn không cần tất cả chuông và còi tự động đi kèm với hai mẫu được đề cập ở trên. Có thể bạn thích làm mọi thứ theo cách thủ công nhất có thể và tất cả những gì bạn cần là một lịch trình thực sự cơ bản để mày mò. Nếu vậy, hãy sử dụng cái được cung cấp bởi Đỉnh42 .
Mẫu này không làm không tí nào làm việc ở tất cả. Mục đích duy nhất của nó là cung cấp cho bạn một lịch trình được thiết kế trước mà bạn có thể điền bằng tay. Khi hoàn thành, bạn có thể in nó ra (hoặc tải lên trực tuyến) cho mọi người xem và rất dễ dàng để bắt đầu lại mỗi tuần.
Tải xuống: Mẫu lịch biểu thay đổi
Excel lại khiến cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn
Hãy thoải mái sửa đổi các mẫu này theo nhu cầu của bạn, nếu chúng không hoàn toàn hoàn hảo cho bạn (miễn là bạn không phân phối lại chúng). Nếu bạn muốn tùy chỉnh, nhưng không biết bắt đầu từ đâu, chúng tôi khuyên bạn nên học các công thức Excel trước.
Và trước khi bạn in lịch trình đã hoàn thành của mình, hãy xem những mẹo để in trang tính Excel để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng cách.
Bạn yêu thích mẫu nào? Chúng tôi đã bỏ lỡ bất kỳ cái tốt nào? Bạn có mẹo hoặc thủ thuật nào để lên lịch cho nhân viên của mình không? Chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới!
Tín dụng hình ảnh: Bảng thời gian hàng tuần bởi Andrey_Popov qua Shutterstock, Lên lịch tác vụ bởi faithie qua Shutterstock, Hình minh họa máy trạm bởi faithie qua Shutterstock, Lịch biểu trống bởi xtock qua Shutterstock
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Bạn có nên nâng cấp lên Windows 11 ngay lập tức không?Windows 11 sắp ra mắt, nhưng bạn nên cập nhật càng sớm càng tốt hay đợi vài tuần? Hãy cùng tìm hiểu.
add on messenger nghĩa là gìĐọc tiếp Chủ đề liên quan
- Năng suất
- Quản lý thời gian
- Microsoft Excel
- Quản lý dự án
- Mẫu văn phòng
Joel Lee là Tổng biên tập của MakeUseOf từ năm 2018. Anh ấy có bằng B.S. về Khoa học Máy tính và hơn chín năm kinh nghiệm viết và chỉnh sửa chuyên nghiệp.
Xem thêm từ Joel LeeTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký