Cách bắt đầu sử dụng Macro trong Word

Bạn mệt mỏi khi thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong Microsoft Word? Chôn trong chương trình là một công cụ tự động hóa mạnh mẽ có thể giúp bạn thực hiện những công việc đó. Chúng ta đang nói về macro và mặc dù tính năng này dựa trên Visual Basic for Applications (VBA) của Microsoft, bạn có thể sử dụng nó ngay cả khi ý tưởng mã hóa mang lại cho bạn những người mê mẩn.

Với một cú nhấp chuột vào một nút, Word sẽ ghi lại các hành động của bạn, tạo một macro mà bạn có thể phát lại thường xuyên nếu muốn. Nếu thích mạo hiểm, bạn có thể dễ dàng sửa đổi macro để có thêm mức độ tự động hóa.

Sau đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một ví dụ đơn giản nhưng hữu ích: Cách tự động hóa chức năng Tìm và Thay thế của Word.

Ghi Macro

Trong ví dụ này, bạn là chủ tịch đáng kính của Hiệp hội Bảo tồn Thiết bị Nha khoa Cổ. Bạn có hàng tá tài liệu Word về răng giả lịch sử và những thứ tương tự, tất cả đều có tên xã hội được đề cập nổi bật. Rồi bất ngờ, hội đồng bỏ phiếu đổi tên thành Liên đoàn Bảo tồn Cổ vật Nha khoa. Bây giờ bạn cần một cách dễ dàng để cập nhật tài liệu.

Bạn có thể bắt đầu với một tài liệu trống mới hoặc mở một tài liệu hiện có. Nếu bạn chưa làm như vậy, bạn sẽ phải bật tab Nhà phát triển.

Đi đến Tệp> Tùy chọn> Tùy chỉnh ruy-băng . Bên phải, bên dưới Các tab chính , kiểm tra Nhà phát triển Lựa chọn. Chọn OK và thoát.

xbox một bộ điều khiển không bật

Bây giờ hãy tạo macro của chúng ta.

Nhấp chuột Nhà phát triển> Ghi Macro .
Bạn sẽ được nhắc đặt tên cho macro. Nhập ChangeSocietyName hoặc bất kỳ tên nào khác phù hợp với bạn. Khi đặt tên macro, hãy tránh khoảng trắng, dấu chấm, dấu chấm than và các ký tự đặc biệt, nếu không bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Bạn có thể sử dụng số, nhưng ký tự đầu tiên phải là một chữ cái.
Bạn có thể gán macro cho một nút và / hoặc phím tắt, nhưng đây không phải là một yêu cầu. Nếu bạn chọn Nút, Word sẽ cho phép bạn thêm nó vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Bạn cũng có thể thêm mô tả ngắn gọn về macro.
Nhấp chuột VÂNG và Word sẽ ghi lại các thao tác của bạn. Đánh Ctrl + H để đưa ra Tìm và thay thế hộp thoại.
Tham gia Hiệp hội Bảo tồn Thiết bị Nha khoa Cổ trong Tìm kiếm và Liên đoàn Bảo quản Đồ cổ Nha khoa Thay thế.
Nhấp chuột Thay thế tất cả để thực hiện thao tác Tìm và Thay thế. Đây là hành động duy nhất bạn muốn ghi lại. Không quan trọng nếu macro thực sự thay thế bất kỳ văn bản nào. Vấn đề là để lưu nó cho các tài liệu khác.
Điều này quan trọng: Nhấp vào Nhà phát triển> Dừng ghi . Nếu không, macro sẽ bao gồm tất cả các hành động tiếp theo.

Bây giờ chúng ta hãy xem công việc thủ công của bạn. Mở một tài liệu có chứa tên của hội. Nhấp chuột Nhà phát triển> Macro . Nếu bạn bấm đúp vào ChangeSocietyName, Word sẽ tự động thực hiện thao tác Tìm và Thay thế.

Mẹo: Khi bạn ghi macro, bạn có thể cần thực hiện một hành động mà bạn không muốn được ghi lại. Ví dụ: bạn có thể muốn sao chép và dán văn bản vào hộp thoại Tìm và Thay thế hơn là nhập văn bản theo cách thủ công. Không thành vấn đề: Chỉ cần nhấp vào Nhà phát triển> Tạm dừng ghi , sao chép và dán văn bản, sau đó nhấp vào Nhà phát triển> Trình ghi hồ sơ . Sau đó, bạn có thể hoàn thành ghi macro như mô tả ở trên.

Mặc dù chúng tôi tập trung vào Microsoft Word ở đây, bạn cũng có thể sử dụng macro để tăng năng suất trong Excel . Và có rất nhiều macro tiết kiệm thời gian cho Microsoft OneNote.

Lặn vào mã

Bây giờ chúng ta sẽ đi sâu hơn vào macro Word mới của mình. Đi đến Nhà phát triển> Macro , nhưng thay vì nhấp đúp vào macro, hãy chọn nó và nhấp vào Chỉnh sửa . Thao tác này sẽ mở trình soạn thảo Visual Basic, một môi trường khép kín để xây dựng các ứng dụng VBA.

Nó trông có vẻ khó khăn, nhưng bạn có thể bỏ qua các menu và hầu hết các bảng điều khiển. Thay vào đó, hãy tập trung vào cửa sổ chứa mã. Như bạn có thể thấy, Word vừa viết một macro thực hiện Tìm và Thay thế.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Hãy giải thích điều gì đang xảy ra ở đây.

Sub ở dòng đầu tiên là viết tắt của chương trình con, một chương trình nhỏ có thể tự chạy hoặc là một phần của ứng dụng VBA lớn hơn. Các dòng đứng trước dấu ngoặc kép đơn dành cho nhận xét. Dấu ngoặc kép yêu cầu VBA bỏ qua bất kỳ câu lệnh nào trên các dòng đó.

phím tắt để ngủ cửa sổ 10

Sau đó, chúng ta đến phần nội dung của mã: mã thực hiện Tìm và thay thế hoạt động. Như bạn có thể thấy, nó chỉ định các giá trị cho từng tùy chọn trong hộp thoại Tìm và Thay thế, bao gồm văn bản và văn bản thay thế trong dấu ngoặc kép. Các Selection.Find.Execute lệnh gần cuối tương đương với việc nhấp vào nút Replace All.

Sửa đổi Macro

Để sử dụng macro, bạn không cần phải xử lý mã hoặc thậm chí nhìn vào nó. Nhưng bạn có thể khai thác nhiều hơn chức năng này nếu bạn sẵn sàng đi sâu vào. Ví dụ: giả sử bạn mắc lỗi đánh máy khi ghi macro. Thay vì ghi lại nó, bạn có thể vào Visual Basic và sửa nó.

Bạn cũng có thể điều chỉnh macro để làm cho nó hữu ích hơn và đó là những gì chúng tôi sẽ làm ở đây. Khi bạn chạy Tìm và Thay thế, dù theo cách thủ công hay thông qua macro, Word sẽ ghi nhớ văn bản tìm và thay thế. Lần tới khi bạn mở hộp thoại Tìm và Thay thế, hộp thoại sẽ trông như thế này.

Sẽ tốt hơn nếu xóa các giá trị để chúng ta có được một hộp thoại rõ ràng. Chúng tôi sẽ làm điều đó với macro thứ hai, ngoại trừ lần này, chúng tôi sẽ làm điều đó trực tiếp trong Visual Basic.

Trong trình soạn thảo Visual Basic, hãy chọn toàn bộ chương trình con, từ dòng đầu tiên đến End Sub. Đánh Ctrl + C để sao chép nó.
Đặt con trỏ bên dưới End Sub và nhấn Ctrl + V . Bạn vừa sao chép chương trình con.
Thay đổi tên từ ChangeSocietyName thành ClearFindReplace (hoặc bất kỳ tên nào khác phù hợp với bạn). Điều này rất quan trọng vì VBA sẽ tạo ra thông báo lỗi nếu bạn cố gắng chạy các macro có tên trùng lặp.
bên trong .Chữ và Replacement.Text giá trị, loại bỏ văn bản nhưng để lại dấu ngoặc kép. Về cơ bản, bạn đang yêu cầu Word không tìm thấy gì và thay thế nó bằng không, nhưng bạn cũng đang xóa những giá trị đó.

Kết quả sẽ như thế này:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Bây giờ chúng ta sẽ quay lại macro ChangeSocietyName. Bên dưới mã Tìm và Thay thế, nhưng trước Kết thúc Sub, hãy nhập ClearFindReplace (không có dấu ngoặc đơn ở cuối).

Đúng vậy: Bạn không phải nhập tất cả mã bạn vừa tạo, chỉ cần nhập tên của macro.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

Khi Word chạy ChangeSocietyName, trước tiên nó sẽ thực thi chức năng Tìm và Thay thế ban đầu. Sau đó, nó sẽ diễn giải ClearFindReplace như một lệnh để chạy macro thứ hai.

Tiến xa hơn với VBA

Như bạn có thể thấy, chức năng ghi macro của Word có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian theo nhiều cách. Bạn có thể tạo macro để tự động hóa hầu hết mọi thao tác và trong trình soạn thảo Visual Basic, bạn có thể chỉnh sửa macro, nhúng một macro vào bên trong macro kia hoặc tạo một chương trình con thực thi nhiều macro lần lượt.

Vì VBA là một ngôn ngữ lập trình chính thức, bạn có thể kết hợp các chương trình con vào các ứng dụng lớn hơn với các biến, vòng lặp, câu lệnh điều kiện và hơn thế nữa. Và khi bạn đã học các kiến thức cơ bản về VBA trong Word, bạn có thể áp dụng nhiều kiến thức tương tự đó để tạo macro trong Microsoft Excel và Access.

cách tắt tính năng lồng tiếng trên xbox one

Để hiểu sâu hơn, bạn sẽ muốn tìm hiểu thêm về các quy ước VBA và trình chỉnh sửa Visual Basic, chẳng hạn như cách tổ chức mã của bạn và cách xử lý lỗi. Nhưng ngay cả khi bạn muốn gắn bó với các chức năng đơn giản như những chức năng được mô tả ở đây, bạn có thể đi một chặng đường dài để cải thiện năng suất của mình.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về cách viết macro VBA trong Excel (Và tại sao bạn nên học)

Nếu bạn sử dụng Excel thường xuyên, bạn nên học cách tạo macro VBA và truy cập vào nhiều chức năng và khả năng khác.

Đọc tiếp Chủ đề liên quan

Năng suất
Phần mềm soạn thảo văn bản
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
Mẹo Microsoft Office
Microsoft Office 2019
Macro

Giới thiệu về tác giả Stephen Beale(6 bài báo đã xuất bản)

Stephen Beale là một nhà văn công nghệ lâu năm sống ở khu vực San Francisco. Ông là tác giả của nhiều cuốn sách về các ứng dụng máy tính trong xuất bản và thiết kế đồ họa, đồng thời là cựu biên tập viên tin tức và đánh giá cho Macworld. Anh hiện đang điều hành The Steampunk Explorer, một trang web nổi tiếng dành cho những người đam mê steampunk.

Xem thêm từ Stephen Beale

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký