Home-theater-designers
Việc phụ thuộc quá nhiều vào giấy trong các văn phòng làm tổn hại đến môi trường. Bên cạnh đó, việc bảo mật các tài liệu văn phòng nhạy cảm có thể là một vấn đề phức tạp. Do đó, các tệp quan trọng của nhiệm vụ có thể bị lộ cho bất kỳ ai, kể cả khách truy cập ngẫu nhiên.
Bằng cách loại bỏ giấy khỏi văn phòng, bạn có thể tránh được tất cả những rủi ro như vậy. Dưới đây là một số ứng dụng và mẹo trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để làm cho văn phòng của mình không còn nhiều giấy tờ.
1. Công cụ quản lý khách truy cập
Chuyển từ sổ nhật ký khách truy cập trên giấy sang hệ thống quản lý khách truy cập trực tuyến. Các công cụ quản lý khách truy cập sáng tạo và mạnh mẽ có thể quản lý toàn bộ quá trình quản lý khách đến thăm văn phòng.
Đường tiền sảnh cho phép bạn theo dõi tất cả khách truy cập trong khi chụp ảnh và in huy hiệu cùng một lúc. Nó cũng đi kèm với các tính năng như thông báo cho máy chủ, quản lý sơ tán khẩn cấp và cảnh báo cho nhân viên an ninh.
Proxyclick là một giải pháp dựa trên đám mây giúp bạn kiểm soát dòng người. Công cụ này có thể tùy chỉnh và tuân theo một phương pháp tích hợp để giữ cho các quầy lễ tân hoạt động hiệu quả và dữ liệu nhạy cảm được bảo mật.
2. Ứng dụng kế toán
Quản lý kế toán văn phòng của bạn trên giấy tờ có thể rất bận rộn, mất thời gian và khó hiểu. Với sự trợ giúp của các ứng dụng kế toán, bạn có thể thực hiện quy trình không cần giấy tờ, nhanh chóng và dễ dàng.
Kế toán Sage là một ứng dụng kế toán mà bạn có thể sử dụng ngay cả khi không có bất kỳ kiến thức nền tảng nào về kế toán. Khi bạn kết nối nó với tài khoản ngân hàng của mình, luồng giao dịch sẽ trở nên liền mạch. Bạn có thể theo dõi doanh số, mua hàng và dòng tiền thông qua tính năng báo cáo dễ dàng.
Sách nhanh là một công cụ kế toán trực tuyến khác cho phép bạn xử lý việc tự đánh giá VAT, thuế và bảng lương nhân viên. QuickBooks POS là một phiên bản mở rộng cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ chạy các quầy bán lẻ không cần giấy tờ.
3. Ứng dụng quản lý dự án
Nếu bạn dự định sử dụng giấy tờ trong giai đoạn quản lý dự án, điều đó có thể dễ dàng khiến bạn tiêu tốn rất nhiều tiền. Để giữ tất cả các thành viên trong nhóm trên cùng một trang, bạn sẽ cần in nhiều bản sao của cùng một tệp. Tuy nhiên, bạn có thể tránh những chi phí đó và trở nên thân thiện với môi trường bằng cách sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc nhiệm vụ.
Công cụ quản lý dự án Asana có giao diện người dùng trực quan mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng để phân công và theo dõi các nhiệm vụ. Ứng dụng này giúp bạn chia sẻ tệp theo thời gian thực, nhận xét nhiệm vụ và tạo báo cáo kỹ thuật số.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án khác cho phép bạn tích hợp nhiều ứng dụng của bên thứ ba. Nó cũng cung cấp chế độ xem khối lượng công việc giúp bạn theo dõi khối lượng công việc tài nguyên riêng lẻ.
Có liên quan: ClickUp là gì? Các tính năng quản lý dự án tốt nhất
4. Công cụ việc cần làm
Bạn vẫn đang lãng phí những ghi chú dán để viết ra những công việc của mình? Bạn nên loại bỏ nó và chọn các ứng dụng danh sách việc cần làm.
Todoist cho phép bạn liệt kê tất cả các nhiệm vụ một cách có tổ chức. Nó cũng cho phép bạn thêm các phần và nhiệm vụ phụ để phân loại nhiệm vụ của bạn. Bạn cũng có thể thêm các mức độ ưu tiên và các thẻ yêu thích trong ứng dụng này.
Bat ki lam cho phép bạn truy cập danh sách việc cần làm của mình từ mọi nơi trên mọi thiết bị. Nó cũng sẽ nhắc nhở bạn làm những công việc quan trọng vào thời gian được chỉ định.
5. Ứng dụng ghi chú
Một khi bạn thực hiện quy trình ghi chú không cần giấy tờ, bạn có thể tiết kiệm chi phí cho giấy ghi chú và bút. Hơn nữa, bạn không phải mất thời gian tìm sổ ghi chú trên bàn làm việc lộn xộn trước cuộc họp.
Với một ứng dụng ghi chú như Evernote , bạn có thể giữ cho tất cả thông tin quan trọng có thể truy cập được trên các thiết bị, nhờ tính năng đồng bộ hóa trực tuyến của nó. Bạn cũng có thể cá nhân hóa định dạng của ghi chú và thêm hình ảnh, tệp âm thanh và tài liệu vào chúng theo lựa chọn của bạn.
Simplenote cho phép bạn thêm, xem, chỉnh sửa và xuất bản ghi chú ở định dạng Markdown. Bạn và nhóm của bạn có thể chia sẻ bất kỳ ghi chú nào trong nhóm để cộng tác làm việc và hình thành ý tưởng.
6. Công cụ quét tài liệu
Nếu bạn đã quyết định không sử dụng giấy tờ, việc tạo bản sao số hóa của các tài liệu giấy hiện có nên nằm trong chiến lược của bạn.
Sử dụng Adobe Scan trên điện thoại thông minh của bạn để chuyển đổi tài liệu trên giấy thành tệp PDF. Ứng dụng này cũng giúp bạn quản lý kích thước tệp ngoài việc cung cấp các tính năng như cắt, xoay, chú thích, ký tên và chỉnh sửa màu sắc.
ABBYY FineReader PDF là một trình quét tài liệu tiên tiến hỗ trợ hơn 190 ngôn ngữ và lưu chúng ở 12 định dạng tệp khác nhau. Bên cạnh việc quét cả văn bản in và viết tay, nó cho phép bạn thêm nhận xét và chữ ký.
7. Ứng dụng bảo mật và chia sẻ tệp
Đã qua rồi cái thời bạn phải tạo bản in của báo cáo và phân phát chúng cho những người nhận. Sử dụng các ứng dụng chia sẻ tệp trực tuyến, bạn có thể lưu trữ tệp trên đám mây và chỉ chia sẻ quyền truy cập với những người nhận đủ điều kiện.
Hộp cho phép bạn lưu và chia sẻ các tệp và tài liệu trên đám mây, tuân thủ các chính sách bảo mật dữ liệu và tuân thủ ngành. Nó giúp cho sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên liền mạch.
Bạn cũng có thể dùng Google Drive để lưu trữ an toàn các tệp văn phòng và chỉ chia sẻ chúng với những người nhận đã định. Hơn nữa, công cụ này cho phép bạn sắp xếp các tệp bằng các thư mục khác nhau.
8. Ứng dụng lịch
Ứng dụng lịch đã trở thành một phần không thể tách rời của cuộc sống nghề nghiệp. Tất cả các loại hình kinh doanh có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng ứng dụng lịch thay vì ghi lại các cuộc hẹn trong một cuốn nhật ký trên giấy.
Calendly là một ứng dụng lên lịch cuộc hẹn trực tuyến, nơi bạn có thể lên lịch các cuộc họp của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Bạn có thể tự động hóa quy trình nhắc nhở và theo dõi bằng ứng dụng này.
lịch Google là một lịch trực tuyến phổ biến, nơi bạn có thể tô màu các mục lịch để sắp xếp các sự kiện trên lịch. Hỗ trợ công cụ gợi ý của nó sẽ tự động điền các mục nhập để tiết kiệm thời gian của bạn. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa lịch của bất kỳ cuộc họp trực tuyến nào trong lịch trực tuyến này.
Liên quan: Mẹo để tránh chần chừ và đáp ứng thời hạn
9. Thỏa thuận kỹ thuật số và Công cụ chữ ký điện tử
Bây giờ là lúc để loại bỏ các văn bản pháp luật được in. Chuyển sang thế giới của các thỏa thuận kỹ thuật số và chữ ký điện tử để tiết kiệm giấy và cải thiện hiệu quả công việc của nhóm của bạn.
Đề xuất là một nền tảng trực tuyến cho phép bạn lập, theo dõi, gửi và ký điện tử tất cả các loại hợp đồng, đề xuất và thỏa thuận. Bạn có thể sử dụng các mẫu đề xuất được thiết kế sẵn từ thư viện nội dung của ứng dụng này.
PandaDoc cho phép bạn hợp lý hóa việc quản lý thỏa thuận của mình bằng cách dễ dàng tạo, chỉnh sửa và ký tài liệu. Nó cung cấp các dịch vụ như đề xuất, báo giá, hợp đồng và biểu mẫu — tất cả đều ở định dạng kỹ thuật số mà không cần bất kỳ giấy tờ nào.
10. Ứng dụng Fax trực tuyến
Ngay cả khi bạn định xóa tất cả các bản fax, vẫn có thể không thực hiện được nếu khách hàng nhất quyết sử dụng chúng. Nhưng, ứng dụng fax trực tuyến có thể giúp bạn gỡ giấy khỏi fax. Các ứng dụng này sẽ chuyển hướng fax đến máy tính, điện thoại thông minh hoặc bất kỳ thiết bị nào khác mà bạn chọn. Do đó, bạn cũng có thể tự động hóa fax và tiết kiệm hàng nghìn tờ giấy mỗi năm.
RingCentral là một phần mềm fax trực tuyến cho phép bạn quản lý trực tuyến các bản fax đến và đi trong khi tiết kiệm đáng kể. Bạn cũng có thể dùng HelloSign để gửi và nhận fax mà vẫn giữ được tính bảo mật và an toàn.
Đi tới màu xanh lá cây bằng cách thay thế giấy tờ bằng các công cụ trực tuyến
Giờ đây, bạn có thể vẽ ra một bức tranh rõ ràng trong tâm trí của mình để lên kế hoạch không cần giấy tờ ở văn phòng hoặc nhà riêng, bất cứ nơi nào bạn làm việc. Không mất nhiều thời gian để thực hiện chính sách nơi làm việc không cần giấy tờ khi các ứng dụng trực tuyến trên có mặt tại dịch vụ của bạn.
windows 7 mất nhiều thời gian để tắt
Loại bỏ giấy là một trong nhiều cách để làm gọn gàng không gian làm việc và tăng năng suất.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 10 cách để tăng năng suất bằng cách phân tách máy trạm của bạnTìm hiểu cách một máy trạm không có lộn xộn giúp bạn làm việc chăm chú và hoàn thành công việc đúng hạn.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Công cụ trực tuyến
- Tài liệu kỹ thuật số
- Phần mềm tổ chức
Tamal là một nhà văn tự do tại MakeUseOf. Sau khi có được kinh nghiệm đáng kể về công nghệ, tài chính và quy trình kinh doanh trong công việc trước đây của mình trong một công ty tư vấn CNTT, anh ấy đã chấp nhận viết lách như một công việc toàn thời gian cách đây 3 năm. Mặc dù không viết về năng suất và tin tức công nghệ mới nhất, anh ấy thích chơi Splinter Cell và say sưa xem Netflix / Prime Video.
Xem thêm từ Tamal DasTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký