Cách xuất email từ Outlook

Nếu bạn đang đặt lại máy tính, thay đổi ứng dụng email hoặc chỉ nghịch ngợm với thứ gì đó có thể ảnh hưởng đến email của bạn, bạn có thể muốn tạo bản sao lưu các email Microsoft Outlook của mình thông qua xuất chúng.

Outlook cho phép bạn xuất thư của mình ở nhiều định dạng khác nhau. Chúng tôi sẽ cho bạn biết bạn nên sử dụng cái nào, tùy thuộc vào cách bạn định sử dụng các email đã xuất (bao gồm cả việc làm việc với chúng bên ngoài Outlook).

Cách xuất email từ Outlook trên Windows

Nếu bạn sử dụng Outlook trên máy tính Windows, bạn có thể xuất email của mình sang định dạng PST. Định dạng này không chỉ bao gồm email của bạn mà còn bao gồm cả danh bạ và lịch của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng tệp PST này trên một máy tính khác để nhập tất cả các email của mình vào Outlook.

Một số trường hợp bạn muốn sử dụng phương pháp xuất này bao gồm khi bạn chuyển từ PC này sang PC khác, chuyển từ Windows sang Mac, chuyển email từ tài khoản này sang tài khoản khác hoặc chỉ tạo bản sao lưu email thông thường.

Bạn có thể thực hiện việc này từ bên trong Outlook; các bước sau sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình:

Khởi chạy Outlook trên PC của bạn, nhấp vào Tập tin tab và chọn Thông tin từ thanh bên trái.
Trong menu chính, hãy chọn Cài đặt tài khoản tùy chọn, tiếp theo là Cài đặt tài khoản lần nữa. Thao tác này sẽ mở menu cài đặt cho Outlook.

Chọn Hồ sơ dữ liệu để xem các tài khoản email của bạn.
Nhấp vào tài khoản email mà bạn muốn xuất email và chọn Mở vị trí file ở trên cùng.

Cửa sổ File Explorer sẽ mở ra với PST tệp được đánh dấu. Đây là tệp chứa tất cả các email của bạn --- bạn có thể sao chép nó vào bất cứ nơi nào bạn muốn.

Những gì bạn làm với điều này là tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Bạn có thể sao chép tệp vào bộ nhớ đám mây để sao lưu an toàn, di chuyển tệp sang máy tính khác nếu bạn sẽ sử dụng Outlook ở đó hoặc sao chép tệp vào ổ đĩa ngoài để lưu trữ.

điện thoại cần bao nhiêu ram

Cách xuất email từ Outlook trên máy Mac

Outlook hoạt động trên macOS khác với trên Windows. Trên máy Mac, bạn có thể xuất email Outlook của mình sang tệp OLM. Giống như định dạng PST trên Windows, định dạng này cũng lưu tất cả email, danh bạ và mục lịch của bạn.

Sự khác biệt duy nhất ở đây là định dạng tệp thực tế; Outlook sử dụng cái được ưu tiên cho hệ điều hành của bạn. Dưới đây là cách lưu email Outlook của bạn vào tệp OLM trên máy Mac của bạn:

Khởi chạy Outlook trên máy Mac của bạn và nhấp vào Công cụ ở trên cùng. Đảm bảo rằng bạn nhấp vào tab bên trong Outlook chứ không phải Công cụ menu, được tìm thấy trên thanh menu trên cùng của máy Mac.
Bấm vào Xuất khẩu bên trong Công cụ để xuất email Outlook của bạn.
Không giống như Windows, Outlook cho Mac sẽ hỏi bạn muốn xuất những mục nào từ ứng dụng. Chọn các mục mà bạn muốn đưa vào bản sao lưu của mình và nhấp vào Tiếp tục .
Outlook sẽ yêu cầu bạn chọn một vị trí để lưu tệp email đã xuất. Chọn một vị trí thuận tiện trên máy Mac của bạn và nhấn Cứu .
Chờ trong khi Outlook xuất tất cả email của bạn vào thư mục bạn đã chọn.

Tệp OLM bây giờ sẽ có sẵn trong thư mục bạn đã chọn. Bạn có thể di chuyển nó bất cứ khi nào bạn muốn.

Cách xuất email từ Outlook sang tài khoản email khác

Nếu bạn không lưu chúng dưới dạng bản sao lưu, bạn có thể muốn xuất các email Outlook của mình để nhập chúng vào một tài khoản email khác như Gmail hoặc Yahoo. Hóa ra, Outlook cho phép bạn di chuyển email giữa các tài khoản của mình, miễn là tất cả chúng đều có sẵn trong ứng dụng.

Nếu bạn đã thêm tài khoản email đích của mình vào Outlook, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng di chuyển tất cả các email Outlook hiện tại sang tài khoản email bạn đã chọn trong ứng dụng.

Dưới đây là cách thực hiện quy trình chuyển email từ tài khoản này sang tài khoản khác:

Thêm tài khoản email phụ của bạn vào Outlook nếu bạn chưa làm như vậy. Chúng tôi đã hiển thị cách thêm Gmail vào Outlook nếu bạn cần giúp đỡ.
Mở Outlook và truy cập tài khoản mà bạn muốn xuất email.
Mở hộp thư đến của bạn và chọn tất cả các email bên trong bằng cách nhấn Ctrl + A trên bàn phím của bạn.
Nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào, sau đó chọn Di chuyển , theo dõi bởi Thư mục khác .
Bạn sẽ thấy một hộp thoại mà bạn có thể sử dụng để di chuyển email của mình. Chọn tài khoản email đích của bạn tại đây (chẳng hạn như tài khoản Gmail của bạn), chọn thư mục bên trong tài khoản đó nơi bạn muốn lưu email và nhấp vào VÂNG .
Email của bạn sẽ bắt đầu chuyển đến thư mục bạn đã chọn trong tài khoản email đích của bạn.

Cách xuất email từ Outlook sang Excel

Nếu bạn đang tìm cách phân tích, sắp xếp hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ hàng loạt nào trên thư của mình, bạn có thể muốn có chúng trong bảng tính Excel. May mắn thay, Outlook có một tùy chọn cho phép bạn xuất email của mình sang tệp Excel.

Tệp này sẽ giống như bất kỳ bảng tính nào khác, với tất cả các email của bạn được sắp xếp gọn gàng trong các cột khác nhau. Điều này làm cho việc phân tích thư của bạn dễ dàng hơn nhiều so với việc duyệt qua chúng trong Outlook hoặc một chương trình thư khác.

thả ghim vào vị trí của tôi

Bạn có thể thực hiện việc này theo các bước sau:

Mở Outlook, nhấp vào Tập tin tab và chọn Mở & Xuất từ thanh bên trái.
Bấm vào Nhập khẩu xuất khẩu trong bảng điều khiển chính.
Outlook sẽ hỏi bạn muốn xuất dữ liệu của mình như thế nào. Chọn tùy chọn cho biết Xuất sang tệp , khi bạn muốn xuất dữ liệu sang tệp Excel.
Trên màn hình sau, hãy nhấp vào tùy chọn đầu tiên cho biết Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy . Nó sẽ tạo một tệp CSV hoàn toàn tương thích với Excel.
Tiếp theo, trình hướng dẫn yêu cầu bạn chọn một thư mục để xuất dữ liệu. Chọn thư mục email chính của bạn và nhấp vào Kế tiếp .
Bấm vào Duyệt qua và chọn một thư mục đích cho tệp email đã xuất của bạn.
Lựa chọn Kế tiếp theo dõi bởi Kết thúc để xuất email của bạn sang tệp Excel.

Cách xuất từng email từ Outlook

Nếu bạn chỉ muốn xuất một số ít email, thì việc sử dụng phương pháp kéo và thả sẽ rất tiện lợi.

Để làm điều đó, hãy mở Outlook, chọn email bạn muốn xuất và kéo và thả chúng vào một thư mục trong File Explorer. Đối với mỗi một, Outlook sẽ tạo một tệp MSG có chứa thông báo.

Nhiều cách để đưa email của bạn ra khỏi Outlook

Cho dù bạn đang chuyển sang một ứng dụng email mới hay chỉ muốn một bản sao lưu email của mình, việc xuất thư từ Outlook rất dễ thực hiện, như được hiển thị ở trên.

Nếu bạn đang muốn chuyển sang một ứng dụng email khác, hãy xem các lựa chọn thay thế miễn phí tốt nhất cho Microsoft Outlook cho một số tùy chọn thư trên máy tính để bàn khác.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Canon so với Nikon: Thương hiệu máy ảnh nào tốt hơn?

Canon và Nikon là hai tên tuổi lớn nhất trong ngành máy ảnh. Nhưng thương hiệu nào cung cấp dòng máy ảnh và ống kính tốt hơn?

Đọc tiếp Chủ đề liên quan

Năng suất
Mẹo về Email
Ứng dụng email trên máy tính để bàn
Microsoft Outlook

Giới thiệu về tác giả Mahesh Makvana(307 bài báo đã xuất bản)

Mahesh là một nhà văn công nghệ tại MakeUseOf. Anh ấy đã viết hướng dẫn cách sử dụng công nghệ trong khoảng 8 năm nay và đã bao gồm nhiều chủ đề. Anh ấy thích dạy mọi người cách họ có thể khai thác tối đa thiết bị của mình.

Xem thêm từ Mahesh Makvana

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký