Home-theater-designers
Có lẽ bạn đang ở một vị trí cần nhờ đồng nghiệp giúp đỡ hoặc gửi bài tập cho họ, nhưng bạn cảm thấy hơi khó xử về điều đó—hoặc đơn giản là bạn không quan tâm đến tất cả các cuộc gọi và email qua lại. Tại sao không tạo một bảng yêu cầu dự án?
Mặc dù bạn có thể đăng ký một công cụ quản lý dự án như ClickUp hoặc Asana và kêu gọi đồng nghiệp tham gia cùng bạn, nhưng bạn có thể đã có quyền truy cập vào một giải pháp đơn giản, miễn phí—Google Trang tính. Hãy theo dõi bài viết này để tìm hiểu cách bạn có thể xây dựng bảng yêu cầu dự án bằng công cụ bảng tính phổ biến này.
Tạo bố cục bảng yêu cầu dự án trong Google Sheets
Mục tiêu của việc tạo một bảng yêu cầu dự án là gấp đôi. Nó phục vụ như một cách để bạn vượt qua xích mích do giao nhiệm vụ. Thêm vào đó, nó giảm giao tiếp qua lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Về cơ bản, với mỗi nhiệm vụ bạn thêm vào bảng, bạn sẽ vạch ra mọi thứ mà đồng nghiệp của bạn cần biết để hoàn thành nhiệm vụ đó. Vì vậy, bạn sẽ muốn nhất quán và tạo bố cục nhắc bạn thêm các chi tiết quan trọng mỗi lần. Chi tiết như:
- ngày đến hạn.
- Sự ưu tiên.
- Mô tả.
- Ai chịu trách nhiệm.
- Ai đang chỉ định nó.
Vì mỗi nơi làm việc đều khác nhau nên có thể có một số chi tiết bổ sung mà bạn có thể đưa vào để điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của nhóm mình. Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy dành một chút thời gian để nghiền ngẫm điều đó. Nếu bạn không thể nghĩ ra bất kỳ điều gì bây giờ, bạn có thể thêm chúng sau, nhưng hãy nhớ rằng càng ít càng tốt. Bạn sẽ không muốn thêm bất kỳ bước không cần thiết nào.
Để bắt đầu với bảng yêu cầu dự án của bạn, hãy mở một tài liệu trống trong Google Trang tính. Viết các tiêu đề sau và bất kỳ phần bổ sung nào bạn nghĩ ra trên đầu bảng tính:
cách truy cập ổ đĩa flash trên windows 10
- Nhiệm vụ —ở đây, bạn sẽ đặt cho bài tập một tiêu đề duy nhất.
- Sự miêu tả —dưới tiêu đề này, bạn sẽ viết một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì bạn cần họ làm. Để giữ mọi thứ gọn gàng, hãy sử dụng Kẹp trong bạn gói văn bản cài đặt để nhét văn bản vào ô tiếp theo.
- người được giao —đây là nơi bạn sẽ gắn thẻ đồng nghiệp mà bạn đang giao nhiệm vụ.
- Sự ưu tiên —ở đây, bạn có thể hiển thị mức độ khẩn cấp.
- Quá hạn —điều này sẽ thông báo thời hạn của nhiệm vụ.
- Trạng thái —nhóm của bạn sử dụng cột này để chia sẻ tiến độ.
- Được tạo bởi —người được ủy quyền sẽ ghi tên của họ ở đây để những người được giao nhiệm vụ biết nhiệm vụ và thông tin đến từ ai.
Giúp tiêu đề của bạn nổi bật bằng cách in đậm chúng và thêm màu nền cho hàng. Bạn cũng có thể đóng băng hàng trên cùng của Google Trang tính của bạn bằng cách làm nổi bật nó và đi đến Lượt xem trong menu trên cùng, Đông cứng , và sau đó 1 hàng .
làm thế nào để tăng tốc độ sử dụng đĩa
Thêm các nút trạng thái trong Google Sheets
Việc thêm nút trạng thái vào bảng yêu cầu dự án sẽ giúp bạn và đồng nghiệp của mình chia sẻ tiến độ một cách nhanh chóng. Đó cũng là một cách tuyệt vời để có cái nhìn tổng quan nhanh về khối lượng công việc của mọi người và xác định xem ai đó có thể sử dụng thêm một tay hay không. Một số ví dụ về trạng thái bạn có thể sử dụng là:
- Làm.
- Đang làm.
- Xong.
- Mắc kẹt.
- Đang chờ.
- Để đánh giá.
Bạn có thể tạo nút trạng thái hoạt động, giống như nút bạn tìm thấy trong phần mềm quản lý dự án như ClickUp và Asana, bằng cách thêm menu thả xuống vào trang tính của bạn. Để làm điều này:
- Làm nổi bật cột trạng thái của bạn. Tổ chức ĐIỀU KHIỂN hoặc cmd và bấm vào ô tiêu đề để bỏ chọn nó.
- Đi đến Dữ liệu trong menu trên cùng.
- Nhấp chuột Xác nhận dữ liệu và một thanh bên sẽ mở ra.
- Dưới Tiêu chuẩn , đảm bảo bạn có thả xuống đã chọn.
- Điền các tùy chọn của bạn vào các trường văn bản bên dưới, sử dụng Thêm một mục khác nút để tạo các điểm bổ sung.
- Chỉ định mỗi người một màu sắc của sự lựa chọn của bạn.
- Đánh Xong .
Bây giờ, bạn sẽ có một menu mà nhóm của bạn có thể sử dụng để hiển thị trạng thái của nhiệm vụ. Có một nút chỉnh sửa ở cuối danh sách, nhưng nút đó chỉ hoạt động đối với ô đã chọn. Để thay đổi tất cả các nút trạng thái của bạn, hãy quay lại menu xác thực dữ liệu và chọn quy tắc bạn muốn chỉnh sửa từ thanh bên.
Lặp lại các bước này để thêm các tùy chọn nhanh vào Sự ưu tiên , người được giao , và Được tạo bởi cột nếu bạn muốn.
Sử dụng Nhận xét để Giao và Thảo luận về Nhiệm vụ trong Google Trang tính
Nếu bạn chỉ gắn thẻ hoặc đề cập đến ai đó trong trang tính, Google sẽ không gửi thông báo. Khi chỉ định ai đó vào một dự án, bạn có thể thông báo trước cho họ bằng cách làm theo các bước sau:
- Chọn tên của nhiệm vụ mà bạn muốn bàn giao cho họ.
- Nhấp chuột phải và chọn Bình luận hoặc vào biểu tượng bong bóng đối thoại trên thanh công cụ.
- Nhập @ và sau đó nhập tên hoặc địa chỉ email của họ—nếu muốn, bạn cũng có thể bao gồm một tin nhắn tại đây.
- Bấm vào Giao phó .
Giờ đây, nếu đồng nghiệp của bạn có câu hỏi, họ có thể thêm câu hỏi đó dưới dạng nhận xét trong cùng một chủ đề. Bằng cách giữ tất cả thông tin liên lạc của bạn về nhiệm vụ ở cùng một nơi mà bạn đã chỉ định, cả hai bạn sẽ biết chính xác nơi để tìm lại cuộc trò chuyện sau nếu ai đó cần nhắc lại.
Sử dụng Lịch sử Phiên bản trong Google Trang tính
Vì sẽ có nhiều người sử dụng trang tính, nên bạn nên có một bản sao lưu, đề phòng trường hợp ai đó vô tình xóa hoặc ghi đè lên thông tin quan trọng. Ở đầu trang tính của bạn, bạn sẽ thấy một siêu liên kết cho biết lần chỉnh sửa gần đây nhất đã xảy ra. Nhấp vào đây và bạn sẽ thấy các bản sao lưu từ các phiên làm việc trước đó và những thay đổi đã diễn ra.
Sử dụng lịch sử phiên bản trong Google Trang tính rất tiện lợi vì bạn có thể xem các dự án trước đó của mình và các ghi chú nếu bạn cần ghi lại chúng. Nhưng bạn cũng có thể hoàn nguyên về phiên bản trước nếu trang tính của bạn bị rối bằng cách nào đó—điều đó xảy ra.
Ghi chú : Nếu bạn muốn có bản ghi trực tiếp hơn về các bài tập đã hoàn thành, hãy thêm một trang tính khác vào tài liệu của bạn bằng cách sử dụng biểu tượng dấu cộng ở dưới cùng bên trái của màn hình, đồng thời cắt và dán các hàng của bạn vào đó sau khi trạng thái thay đổi thành Xong .
Cộng tác với Google Trang tính
Tạo bảng yêu cầu dự án trong Google Trang tính là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian khi ủy quyền và cộng tác trong các nhiệm vụ. Không chỉ có ít thao tác qua lại hơn mà mọi người sẽ biết nơi tìm thông tin cho các nhiệm vụ, có tất cả ở một nơi.
Nó cũng giúp bạn tránh được một số tình huống khó xử mà bạn có thể cảm thấy khi yêu cầu giúp đỡ hoặc hoàn thành nhiệm vụ. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn với điều đó khi bạn tiếp tục.
cách kết nối hai màn hình với một máy tính bằng một cổng vga