Home-theater-designers
Hầu hết thời gian, tìm kiếm một Microsoft Excel bảng tính khá dễ dàng. Nếu bạn không thể chỉ quét qua các hàng và cột cho nó, bạn có thể sử dụng Ctrl + F để tìm kiếm nó. Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính thực sự lớn, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian để sử dụng một trong bốn hàm tra cứu này.
Một khi bạn biết cách tìm kiếm trong Excel bằng cách sử dụng tra cứu, không quan trọng việc bảng tính của bạn có dung lượng lớn như thế nào, bạn sẽ luôn có thể tìm thấy thứ gì đó trong Excel!
1. Hàm Vlookup
Hàm này cho phép bạn chỉ định một cột và một giá trị, đồng thời sẽ trả về một giá trị từ hàng tương ứng của một cột khác (nếu điều đó không hợp lý, nó sẽ trở nên rõ ràng trong giây lát). Hai ví dụ mà bạn có thể làm điều này là tra cứu họ của một nhân viên theo số nhân viên của họ hoặc tìm số điện thoại bằng cách chỉ định họ.
Đây là cú pháp của hàm:
=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])- [lookup_value] là phần thông tin mà bạn đã có. Ví dụ, nếu bạn cần biết một thành phố ở tiểu bang nào, thì đó sẽ là tên của thành phố.
- [table_array] cho phép bạn chỉ định các ô mà hàm sẽ tìm kiếm các giá trị tra cứu và trả về. Khi chọn phạm vi của bạn, hãy đảm bảo rằng cột đầu tiên được bao gồm trong mảng của bạn là cột sẽ bao gồm giá trị tra cứu của bạn!
- [col_index_num] là số cột chứa giá trị trả về.
- [range_lookup] là một đối số tùy chọn và nhận 1 hoặc 0. Nếu bạn nhập 1 hoặc bỏ qua đối số này, hàm sẽ tìm kiếm giá trị bạn đã nhập hoặc số thấp nhất tiếp theo. Vì vậy, trong hình ảnh bên dưới, một VLOOKUP đang tìm kiếm điểm SAT là 652 sẽ trả về 646, vì đó là số gần nhất trong danh sách nhỏ hơn 652 và [range_lookup] mặc định là 1.
Hãy xem cách bạn có thể sử dụng nó. Bảng tính này chứa số ID, họ và tên, thành phố, tiểu bang và điểm SAT. Giả sử bạn muốn tìm điểm SAT của một người có họ 'Mùa đông'. VLOOKUP làm cho nó dễ dàng. Đây là công thức bạn sẽ sử dụng:
=VLOOKUP('Winters', C2:F101, 4, 0)Vì điểm SAT là cột thứ tư so với cột họ, 4 là đối số chỉ số cột. Lưu ý rằng khi bạn đang tìm kiếm văn bản, hãy đặt [range_lookup] thành 0 là một ý tưởng hay. Nếu không có nó, bạn có thể nhận được kết quả tồi tệ.
Đây là kết quả:
Nó trả về 651, điểm SAT thuộc về sinh viên tên là Kennedy Winters, người ở hàng 92 (hiển thị ở phần trên). Sẽ mất rất nhiều thời gian để cuộn qua tìm kiếm tên hơn là gõ nhanh cú pháp!
Ghi chú về VLOOKUP
Một số điều cần nhớ khi bạn đang sử dụng hàm VLOOKUP. Đảm bảo rằng cột đầu tiên trong phạm vi của bạn là cột bao gồm giá trị tra cứu của bạn. Nếu nó không nằm trong cột đầu tiên, hàm sẽ trả về kết quả không chính xác. Nếu các cột của bạn được tổ chức tốt, đây không phải là vấn đề.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng hàm VLOOKUP sẽ chỉ trả về một giá trị. Nếu bạn sử dụng 'Georgia' làm giá trị tra cứu, nó sẽ trả về điểm của sinh viên đầu tiên đến từ Georgia, và không có dấu hiệu nào cho thấy trên thực tế có hai sinh viên đến từ Georgia.
2. Hàm HLOOKUP
Trong đó hàm VLOOKUP tìm các giá trị tương ứng trong một cột khác, thì HLOOKUP tìm các giá trị tương ứng trong một hàng khác. Vì thường dễ dàng nhất để quét qua các tiêu đề cột cho đến khi bạn tìm thấy đúng và sử dụng bộ lọc để tìm những gì bạn đang tìm kiếm, HLOOKUP được sử dụng tốt nhất khi bạn có bảng tính thực sự lớn hoặc bạn đang làm việc với các giá trị được sắp xếp theo thời gian .
Đây là cú pháp của hàm:
=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])- [lookup_value] là giá trị mà bạn biết và muốn tìm một giá trị tương ứng.
- [table_array] là các ô mà bạn muốn tìm kiếm.
- [row_index_num] chỉ định hàng mà giá trị trả về sẽ đến từ đó.
- [range_lookup] giống như trong hàm VLOOKUP, hãy để trống để nhận giá trị gần nhất khi có thể hoặc nhập 0 để chỉ tìm kiếm các kết quả phù hợp chính xác.
Bảng tính này chứa một hàng cho mỗi tiểu bang, cùng với điểm SAT trong các năm 2000–2014. Bạn có thể sử dụng HLOOKUP để tìm điểm trung bình ở Minnesota năm 2013. Đây là cách chúng tôi sẽ thực hiện:
=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)Như bạn có thể thấy trong hình ảnh bên dưới, điểm số được trả về:
Minnesotans đạt điểm trung bình là 1014 vào năm 2013. Lưu ý rằng năm 2013 không nằm trong dấu ngoặc kép vì đó là một số chứ không phải một chuỗi. Ngoài ra, số 24 đến từ Minnesota ở hàng thứ 24.
Đây là cách tính giá trị trung bình có trọng số trong Excel .
Ghi chú về HLOOKUP
Như với hàm VLOOKUP, giá trị tra cứu cần phải nằm ở hàng đầu tiên của mảng bảng của bạn. Điều này hiếm khi xảy ra với HLOOKUP, vì bạn thường sử dụng tiêu đề cột cho giá trị tra cứu. HLOOKUP cũng chỉ trả về một giá trị duy nhất.
3-4. Hàm INDEX và MATCH
INDEX và MATCH là hai hàm khác nhau, nhưng khi chúng được sử dụng cùng nhau, chúng có thể giúp tìm kiếm một bảng tính lớn nhanh hơn rất nhiều. Cả hai chức năng đều có nhược điểm, nhưng bằng cách kết hợp chúng, chúng tôi sẽ xây dựng điểm mạnh của cả hai.
Tuy nhiên, đầu tiên, cú pháp của cả hai hàm:
=INDEX([array], [row_number], [column_number])- [mảng] là mảng mà bạn sẽ tìm kiếm.
- [số lượng hàng] và [column_number] có thể được sử dụng để thu hẹp tìm kiếm của bạn (chúng tôi sẽ xem xét vấn đề đó trong giây lát.)
=MATCH([lookup_value], [lookup_array], [match_type])- [lookup_value] là một cụm từ tìm kiếm có thể là một chuỗi hoặc một số.
- [lookup_array] là mảng mà Microsoft Excel sẽ tìm kiếm cụm từ tìm kiếm.
- [Loại so khớp] là một đối số tùy chọn có thể là 1, 0 hoặc -1. 1 sẽ trả về giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng cụm từ tìm kiếm của bạn. 0 sẽ chỉ trả về cụm từ chính xác của bạn và -1 sẽ trả về giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng cụm từ tìm kiếm của bạn.
Có thể không rõ chúng ta sẽ sử dụng hai hàm này cùng nhau như thế nào, vì vậy tôi sẽ trình bày nó ở đây. MATCH nhận một cụm từ tìm kiếm và trả về một tham chiếu ô. Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy rằng khi tìm kiếm giá trị 646 trong cột F, MATCH trả về 4.
Mặt khác, INDEX làm ngược lại: nó nhận một tham chiếu ô và trả về giá trị trong đó. Bạn có thể thấy ở đây rằng, khi được yêu cầu trả về ô thứ sáu của cột Thành phố, INDEX trả về 'Anchorage', giá trị từ hàng 6.
Những gì chúng ta sẽ làm là kết hợp cả hai để MATCH trả về một tham chiếu ô và INDEX sử dụng tham chiếu đó để tra cứu giá trị trong một ô. Giả sử bạn nhớ rằng có một học sinh có họ là Waters, và bạn muốn xem điểm của học sinh này là bao nhiêu. Đây là công thức chúng tôi sẽ sử dụng:
cách kết nối hai máy tính với một màn hình mà không cần kvm
=INDEX(F:F, MATCH('Waters', C:C, 0))Bạn sẽ nhận thấy rằng loại đối sánh được đặt thành 0 ở đây. Khi bạn đang tìm kiếm một chuỗi, đó là những gì bạn sẽ muốn sử dụng. Đây là những gì chúng ta nhận được khi chạy hàm đó:
Như bạn có thể thấy từ bên trong, Owen Waters đã ghi được 1720, con số xuất hiện khi chúng tôi chạy hàm. Điều này có vẻ không hữu ích khi bạn chỉ có thể xem qua một vài cột, nhưng hãy tưởng tượng xem bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu bạn phải làm điều đó 50 lần trên một bảng tính cơ sở dữ liệu lớn chứa hàng trăm cột!
Bắt đầu Tìm kiếm trong Excel
Microsoft Excel có rất nhiều chức năng cực kỳ mạnh mẽ để thao tác dữ liệu, và bốn cách được liệt kê ở trên chỉ làm xước bề mặt. Học cách sử dụng chúng sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Nếu bạn thực sự muốn thành thạo Microsoft Excel, bạn thực sự có thể hưởng lợi từ việc giữ gần Essential Excel Cheat Sheet!
Tín dụng hình ảnh: Cico / Shutterstock
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Canon so với Nikon: Thương hiệu máy ảnh nào tốt hơn?Canon và Nikon là hai tên tuổi lớn nhất trong ngành công nghiệp máy ảnh. Nhưng thương hiệu nào cung cấp dòng máy ảnh và ống kính tốt hơn?
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Bảng tính
- Microsoft Excel
- Thủ thuật tìm kiếm
Ian Buckley là một nhà báo tự do, nhạc sĩ, nghệ sĩ biểu diễn và nhà sản xuất video sống ở Berlin, Đức. Khi không viết hay trên sân khấu, anh ấy sẽ mày mò với các thiết bị điện tử hoặc mã tự làm với hy vọng trở thành một nhà khoa học điên rồ.
Xem thêm từ Ian BuckleyTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký