Home-theater-designers
Định dạng có điều kiện là khi bạn tự động định dạng kiểu của các ô trong bảng tính của mình dựa trên dữ liệu trong mỗi ô. Google Trang tính cho phép bạn sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng các phông chữ, màu tô và các kiểu khác nhau, giúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn ngay lập tức.
Tất cả những gì bạn cần làm để sử dụng định dạng có điều kiện là tạo một số quy tắc để bảng tính của bạn tuân theo. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo các quy tắc định dạng có điều kiện đó với Google Trang tính.
Khi nào sử dụng định dạng có điều kiện
Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện vì bất kỳ lý do gì mà bạn thường có thể định dạng bảng tính. Ưu điểm chính là giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán, nhưng định dạng có điều kiện cũng khuyến khích bạn suy nghĩ trước về việc thiết lập và tạo kiểu cho bảng tính của mình.
Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để phân biệt giữa các loại dữ liệu trong một tập hợp, chẳng hạn như nhóm các nhân viên lại với nhau theo bộ phận của họ. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng nó để thu hút sự chú ý đến các giá trị có vấn đề, chẳng hạn như lợi nhuận âm. Đôi khi, nó cũng có thể hữu ích để giảm bớt các bản ghi lỗi thời, chẳng hạn như các hoạt động có ngày trong quá khứ.
Liên quan: Các thủ thuật bảng tính Google dễ học và dễ nhớ
Cách tạo định dạng có điều kiện trong Google Trang tính
Có lẽ cách tốt nhất để chứng minh định dạng có điều kiện là với một ví dụ đơn giản. Bắt đầu với một bảng tính mới và làm theo các bước bên dưới:
- Nhập một số giá trị mẫu vào một vài hàng.
- Đánh dấu phạm vi ô mà bạn muốn đủ điều kiện cho định dạng có điều kiện.
- Từ Sự sắp xếp menu, chọn Định dạng có điều kiện .
- Thay đổi Định dạng ô nếu… thả xuống Bằng .
- Nhập một trong các giá trị mẫu của bạn vào Giá trị hoặc công thức hộp.
- Chọn định dạng bạn muốn thêm, chẳng hạn như màu tô.
- Nhấp chuột Thêm quy tắc khác .
- Thay thế giá trị trước đó bằng một giá trị khác từ bảng tính của bạn và chọn một định dạng hoặc màu sắc khác cho giá trị này.
- Lặp lại hai bước trước đó để có nhiều giá trị hơn, sử dụng các định dạng khác nhau mỗi lần.
- Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Xong để xem danh sách các quy tắc bạn đã tạo.
Các loại điều kiện mà Google Trang tính hỗ trợ
Google Trang tính hỗ trợ nhiều điều kiện mà bạn có thể dựa vào đó để định dạng. Chúng được xây dựng dựa trên ba kiểu dữ liệu cốt lõi: văn bản, ngày tháng và số.
Chữ
Điều kiện đơn giản nhất cho văn bản, trống , phụ thuộc vào việc ô có chứa bất kỳ giá trị nào hay không.
Để kiểm tra sự hiện diện của một đoạn văn bản cụ thể, hãy sử dụng chứa đựng . Điều kiện này có thể kiểm tra một đoạn văn bản cố định hoặc nó cũng có thể sử dụng khớp mẫu, theo đó mỗi ? đại diện cho bất kỳ ký tự nào và * viết tắt của không hoặc nhiều ký tự bất kỳ.
cách cải thiện đồ họa trên máy tính xách tay
Cuối cùng, để đối sánh văn bản có cấu trúc hơn, bắt đầu với , kết thúc bằng , hoặc chính xác sẽ thu hẹp các trận đấu có thể.
ngày
Ngày là đơn giản, mặc dù chúng hỗ trợ một số giá trị được xác định trước hữu ích ngoài những giá trị do người dùng xác định. Sử dụng định dạng có điều kiện để tìm kiếm ngày tháng trước , sau , hoặc bình đẳng đến một lựa chọn các ngày tương đối (ví dụ: ngày mai, trong năm qua). Bạn cũng có thể so sánh chúng với một ngày cụ thể mà bạn chọn.
Con số
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tìm kiếm các số bằng, lớn hơn, nhỏ hơn hoặc giữa một loạt các số khác.
Công thức định dạng có điều kiện tùy chỉnh
Công thức tùy chỉnh làm cho định dạng có điều kiện mạnh mẽ hơn vì chúng có thể đánh dấu toàn bộ phạm vi và thậm chí các ô tham chiếu bên ngoài phạm vi đang được định dạng. Để chứng minh định dạng có điều kiện tùy chỉnh, hãy lấy một ví dụ rất đơn giản khác.
Lần này, hãy tạo một bảng trong Google Trang tính với hai cột. Chúng tôi đã chọn ghi lại mức tồn kho cho các loại trái cây khác nhau.
Để đánh dấu tất cả các hàng trong dữ liệu có hơn bốn mặt hàng trong kho:
- Chọn phạm vi dữ liệu ( A2: B5 ).
- Mở Quy tắc định dạng có điều kiện cửa sổ.
- Lựa chọn Công thức tùy chỉnh là như điều kiện.
- Như một Giá trị , đi vào = $ B2> 4 .
Đặc biệt chú ý đến các chi tiết của công thức chúng tôi đã sử dụng.
Có liên quan: Cách tạo các chức năng tùy chỉnh trong Google Trang tính
Như với một công thức bình thường trong một ô, nó phải bắt đầu bằng dấu bằng (=). Đô la ($) trước cột (B) làm cho nó trở thành một tham chiếu tuyệt đối, vì vậy so sánh luôn đề cập đến dữ liệu từ cột cụ thể đó. Hàng (2) có liên quan đến hàng đầu tiên của phạm vi dữ liệu, vì vậy đối với mỗi hàng, việc so sánh diễn ra với giá trị hàng trong cùng một hàng.
Các loại định dạng được hỗ trợ trong Google Trang tính
Bạn có thể chọn từ một tập hợp giới hạn các kiểu đặt trước trong Google Trang tính bằng cách nhấp vào Vỡ nợ văn bản, ngay dưới Định dạng kiểu .
Ngoài ra, các tùy chọn định dạng khá hạn chế, nhưng sẽ đủ cho hầu hết các mục đích thực tế.
Đầu tiên, bạn có thể định cấu hình bất kỳ sự kết hợp nào của các kiểu phông chữ chuẩn: đậm, nghiêng, gạch dưới và gạch ngang. Đặc biệt, phần sau có thể hữu ích để chỉ ra dữ liệu không hợp lệ hoặc lỗi thời.
Các kiểu tạo kiểu khác mà bạn có thể áp dụng liên quan đến màu sắc: cả văn bản (nền trước) và tô (nền). Các công cụ chọn màu tiêu chuẩn có sẵn, bao gồm các màu tùy chỉnh để đưa ra lựa chọn về cơ bản là bất kỳ màu nào bạn muốn.
Định dạng có điều kiện với thang màu
Một phương pháp thuận tiện để hình dung các giá trị số là thang màu. Điều này chỉ định màu từ bảng màu theo giá trị tương đối của mỗi ô. Màu sắc được áp dụng cho nền, hay còn được gọi là Tô màu .
Kỹ thuật này thường được sử dụng trong các biểu đồ và bản đồ, ví dụ, một màu tối hơn có thể chỉ ra một giá trị thấp hơn.
Việc triển khai Google Trang tính bị hạn chế, nhưng rất dễ sử dụng. Chọn một dải số, như trước đây, nhưng lần này, thay đổi tab gần đầu Quy tắc định dạng có điều kiện cửa sổ từ Màu đơn đến Thang màu .
Dưới Định dạng quy tắc bạn có thể xác định bản chất của thang màu. Nhấp vào Xem trước nút hiển thị một tập hợp giới hạn gồm các bảng màu được xác định trước để lựa chọn. Bạn có thể tùy chỉnh tỷ lệ bằng cách chọn các giá trị hoặc tỷ lệ phần trăm khác nhau để thể hiện điểm màu tối thiểu, điểm màu tối đa và điểm giữa. Các bộ chọn màu dọc theo mỗi điểm cho phép kiểm soát nhiều hơn đối với bảng màu.
Các khía cạnh khác cần xem xét
Nếu bạn sử dụng rộng rãi tính năng này trong một bảng tính, bạn có thể dễ dàng mất dấu các quy tắc định dạng có điều kiện mà bạn đã đưa ra. Bảng điều khiển bên không có cách nào để xem tất cả các quy tắc đang chơi; nó chỉ đơn giản là hiển thị các quy tắc nào được thiết lập cho các ô hiện được chọn.
Để xem tất cả các quy tắc của bạn, hãy chọn tất cả các ô bằng phím tắt ( Ctrl / Cmd + A ) hoặc bằng cách nhấp vào hình chữ nhật trống ở góc trên cùng bên trái trước hàng 1 và cột A.
Lưu ý rằng nếu bạn sao chép và dán một ô chứa định dạng có điều kiện, bạn cũng đang sao chép định dạng có điều kiện cho ô đó.
Cuối cùng, nếu bạn tạo nhiều quy tắc mâu thuẫn cho một ô hoặc phạm vi, thì chỉ quy tắc đầu tiên được áp dụng. Bạn có thể thay đổi thứ tự bằng cách kéo một quy tắc bằng biểu tượng dấu chấm dọc ở bên trái của quy tắc.
Tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán với định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện là loại tính năng của Google Trang tính có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, mặc dù bạn có thể dễ dàng sử dụng mà không bao giờ biết nó tồn tại. Ngay cả ở cấp độ đơn giản nhất, nó cho phép bạn trình bày dữ liệu bảng tính với ý nghĩa bổ sung mà không cần nỗ lực liên tục.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Tự động định dạng dữ liệu trong bảng tính Excel với định dạng có điều kiệnTính năng định dạng có điều kiện của Excel cho phép bạn định dạng các ô riêng lẻ trong bảng tính Excel dựa trên giá trị của chúng. Chúng tôi hướng dẫn bạn cách sử dụng nó cho các công việc hàng ngày khác nhau.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Bảng tính
- Google Trang tính
- Phân tích dữ liệu
Bobby là một người đam mê công nghệ, người đã làm việc như một nhà phát triển phần mềm trong gần hai thập kỷ. Anh ấy đam mê chơi game, làm Biên tập viên đánh giá tại Tạp chí Switch Player và đắm mình trong tất cả các khía cạnh của xuất bản trực tuyến và phát triển web.
Xem thêm từ Bobby JackTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký