Cách nhập dữ liệu từ biểu mẫu Microsoft Word sang bảng tính Excel

Cách nhập dữ liệu từ biểu mẫu Microsoft Word sang bảng tính Excel

Sử dụng biểu mẫu trong Microsoft Word để thu thập thông tin khá đơn giản và thuận tiện. Thách thức lớn nằm ở việc chuyển dữ liệu đã thu thập sang bảng tính Excel của bạn.





Việc nhập thủ công tất cả dữ liệu bạn đã thu thập có thể là điều quá sức. May mắn thay, có một số cách để tự động điền dữ liệu từ biểu mẫu Microsoft Word vào bảng tính Excel của bạn.



Hiểu các biểu mẫu trong Microsoft Word

Trước khi bắt đầu, chúng ta hãy thảo luận về các biểu mẫu trong tài liệu Microsoft Word. Bạn có thể tự hỏi làm thế nào các biểu mẫu Word hoạt động, nhưng nó khá đơn giản.





Với Word, bạn có thể tạo các tài liệu chuẩn hóa có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu. Nó thực hiện điều này bằng cách cung cấp cho bạn một mẫu mà bạn lựa chọn.

Mẫu bao gồm tất cả các trường có liên quan mà bạn có thể muốn người dùng của mình điền vào. Sau khi bạn chỉ định câu hỏi, người dùng sẽ có tùy chọn điền vào các mẫu này. Các phản hồi này sau đó được lưu trữ trong các biểu mẫu Word, có thể được truy cập bất cứ lúc nào.



Tạo bảng tính Excel từ biểu mẫu Microsoft Word

Bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào trong số này tùy thuộc vào số lượng biểu mẫu bạn có hoặc loại dữ liệu bạn muốn xuất từ ​​biểu mẫu Word của mình.

Phương pháp 1: Nhập một ô

Tốt nhất là sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một ô riêng lẻ vào bảng tính Excel. Dưới đây là các bước bạn cần làm theo để sử dụng phương pháp này.



ứng dụng email miễn phí cho windows 10
  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở một bảng tính Excel .
  2. Bấm vào Chèn tab và chọn Sự vật Lựa chọn.
  3. Khi nhấp vào nó, Sự vật tùy chọn sẽ dẫn bạn đến một cửa sổ, như được thấy trong ảnh chụp màn hình.
  4. Ở đó, chọn Tạo từ tệp Lựa chọn.
  5. Tìm kiếm thông qua Tài liệu Microsoft Word để nhập tệp mong muốn của bạn.
  6. Chọn nó bằng cách nhấp đúp vào tên tệp, sau đó đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào VÂNG cái nút. Quá trình này sẽ hợp nhất tệp Word vào bảng tính Excel của bạn.
  7. Hộp văn bản ô của bạn bây giờ sẽ hiển thị = EMBED ('Tài liệu') dưới nó, như thể hiện trong hình. Điều này chỉ có thể được thực hiện nếu quyền chỉnh sửa tài liệu Word nguồn được bật.
  8. Bấm vào Tab tệp> Lưu thành và đổi tên tệp Excel của bạn thay vì ghi đè lên tài liệu chưa được hợp nhất trước đó của bạn.
  9. Bấm vào Cứu một lần nữa để kết thúc quá trình.

Phương pháp 2: Nhập dữ liệu theo từng ô

Phương pháp thứ hai này cho phép bạn nhập từng ô dữ liệu của mình. Dưới đây là một số bước để hướng dẫn bạn thực hiện.

  1. Mở ra tài liệu Word với dữ liệu dự định để chuyển.
  2. Bấm vào các dấu mở trên bàn.
  3. Sao chép bảng bằng cách nhấn Ctrl + C .
  4. Sau đó bạn có thể gần tài liệu từ của bạn.
  5. Mở bảng tính Excel và nhấp vào lưới ô đầu tiên .
  6. Dán dữ liệu bạn đã sao chép bằng cách nhấn Ctrl + V . Dữ liệu của bạn sẽ được dán như trong hình này.

Nếu bạn chọn sử dụng phương pháp này, hãy đảm bảo rằng bảng Excel có cùng bố trí với bảng Word có các chi tiết.



Điều này có nghĩa là nếu bảng word của bạn có mười cột thì bảng Excel của bạn cũng phải có như vậy.

Phương pháp 3: Chuyển đổi Word sang Excel bằng tệp CSV

Một phương pháp đơn giản khác để chuyển đổi thông tin từ biểu mẫu Word sang bảng tính Excel của bạn là sử dụng các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy ( CSV ) tập tin. Tệp CSV là tệp văn bản được phân tách sử dụng dấu phẩy để phân tách các giá trị trong tệp.

Sử dụng phương pháp này rất đơn giản. Word phân biệt dữ liệu có liên quan với văn bản khác trong biểu mẫu của bạn. Điều này có nghĩa là phản hồi của khách hàng của bạn không thể bị trộn lẫn với các chi tiết bổ sung từ mẫu.

Chuyển Word sang CSV

Trước khi sử dụng CSV để chuyển dữ liệu sang bảng tính Excel, bạn có thể cần chuyển đổi biểu mẫu Word của mình sang định dạng CSV. Để chuyển đổi tệp của bạn, bạn có thể sử dụng một trong các phương pháp sau.

Tùy chọn 1: Sử dụng các tùy chọn để chuyển đổi từ của bạn sang CSV

Bạn có thể dùng Tùy chọn để chuyển đổi biểu mẫu của bạn thành CSV bằng cách làm theo các bước sau.

  1. Mở biểu mẫu Word của bạn. Đảm bảo rằng nó chứa tất cả thông tin bạn cần.
  2. Lựa chọn Tệp> Tùy chọn .
  3. Trên Tùy chọn bảng điều khiển, chọn Nâng cao . Bạn sẽ tìm thấy điều này ở phía bên trái của hộp thoại, như thể hiện trong hình dưới đây.

4. Kiểm tra Lưu dữ liệu biểu mẫu dưới dạng tệp văn bản được phân tách .

5. Cuối cùng, đóng hộp thoại bằng cách nhấp vào OK.

Giờ đây, bạn có thể xuất dữ liệu của mình sang Excel hoặc lưu tài liệu theo ý muốn.

cách kiểm tra tình trạng pin iphone

Tùy chọn 2: Sử dụng 'Lưu dưới dạng' để Xuất Dữ liệu của Bạn sang CSV

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Lưu thành để lưu tài liệu của bạn ở định dạng CSV. Nếu đây là phương pháp lý tưởng của bạn, thì đây là một số bước hướng dẫn bạn thực hiện.

  1. Trong khi vẫn ở trên biểu mẫu Word của bạn, hãy bấm vào Menu tệp> Lưu dưới dạng Lựa chọn.
  2. Bạn sẽ thấy một hộp thoại chứa Văn bản thuần túy được chọn theo mặc định, như trong hình.
  3. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn cần đổi tên tệp của mình và nhấp vào Cứu .
  4. Hộp thoại xem trước như hộp thoại trong ảnh chụp màn hình sẽ bật lên, hiển thị dữ liệu bạn định xuất sang định dạng CSV của mình. Để xuất dữ liệu, hãy nhấp vào VÂNG .

Bằng cách làm theo các bước sau, Word sẽ trích xuất dữ liệu trong biểu mẫu thành một .csv tập tin. Tệp CSV tương thích với Excel . Chúng cho phép bạn tự do truy cập chúng trên bất kỳ phiên bản Excel nào.

Để phân tách các trường khác nhau trong tài liệu, Word sẽ chèn dấu phẩy. Excel sử dụng các dấu phẩy này để phân tách dữ liệu thuộc các ô khác nhau.

Tùy chọn 3: Sử dụng Xuất để Lưu dữ liệu sang CSV

Nếu bạn không muốn sử dụng Lưu dưới dạng tùy chọn , bạn có thể muốn xem xét tùy chọn Xuất. Đây là cách xuất dữ liệu sang tệp CSV.

  1. Trong khi vẫn ở trên biểu mẫu của bạn, hãy nhấp vào Tập tin .
  2. Chọn Xuất khẩu Lựa chọn.
  3. Bấm vào Thay đổi Loại tệp , sau đó vào Loại tệp và chọn Văn bản thuần túy (* .txt) . Nó đơn giản như trong ảnh chụp màn hình.
  4. Bấm vào Lưu thành . Bằng cách này, bạn sẽ mở Lưu thành hộp thoại này sẽ cho phép bạn chỉnh sửa các thuộc tính của tệp.
  5. Chọn vị trí ưa thích cho tệp của bạn.
  6. Đặt tên tệp của bạn như mong muốn và nhấp vào Cứu . Thao tác này sau đó sẽ xuất dữ liệu.

Nhập dữ liệu biểu mẫu vào Excel

Bây giờ bạn đã chuyển đổi dữ liệu biểu mẫu Word của mình sang định dạng CSV, bước tiếp theo là nhập dữ liệu đó vào bảng tính Excel của bạn.

Tệp của bạn có thể không hiển thị trên Excel vì Excel chỉ hiển thị tệp Excel theo mặc định. Để truy cập tệp CSV của bạn, hãy làm theo các bước sau.

  1. Mở ra một Mới Bảng tính Excel.
  2. Bấm vào Tệp> Mở ra .
  3. Chọn Duyệt qua biểu tượng và chọn Tất cả các tệp trong danh sách thả xuống loại.
  4. Tìm vị trí của tệp và chọn nó.
  5. Bấm vào Mở ra . Điều này sẽ nhắc Excel mở Trình hướng dẫn Nhập Văn bản , như hình dưới đây. Bấm vào Được phân cách> Kế tiếp .

Đối phó với nhiều hình thức

Đôi khi bạn có thể cần phải chuyển đổi nhiều biểu mẫu trong một ngày. Trải qua toàn bộ quá trình này có thể rất vất vả trong trường hợp này.

Tùy chọn tốt nhất là tạo các kết nối mã đến bảng tính bằng ADO khi xử lý nhiều biểu mẫu. ADO (Đối tượng dữ liệu ActiveX) sẽ tự động hóa quá trình truyền. Bằng cách này, việc chuyển dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Có liên quan: Các công thức Microsoft Excel cực kỳ hữu ích

Tại sao sử dụng các phương pháp này

Mặc dù việc học những kỹ thuật mới này có thể đáng sợ, nhưng về lâu dài chúng sẽ mang lại hiệu quả. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng các phương pháp này.

làm thế nào để hoàn trả một trò chơi ps4

Chúng cũng làm tăng độ chính xác của bạn khi nhập dữ liệu. Bằng cách này, nguy cơ xảy ra lỗi sẽ thấp hơn một chút vì dữ liệu được chuyển từ phần mềm này sang phần mềm khác thay vì khóa nó theo cách thủ công.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách kết hợp hai cột trong Microsoft Excel (Phương pháp nhanh và dễ dàng)

Sử dụng nhiều cột trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hợp nhất chúng theo cách thủ công. Đây là cách kết hợp các cột trong Excel.

Đọc tiếp Chủ đề liên quan
  • Năng suất
  • Tài liệu kỹ thuật số
  • Mẹo về bảng tính
  • Phần mềm soạn thảo văn bản
  • Microsoft Excel
  • Mẹo Microsoft Office
Giới thiệu về tác giả David Perry(22 bài báo đã xuất bản)

David là người đam mê công nghệ của bạn; không có ý định chơi chữ. Anh ấy ngủ, thở và ăn công nghệ, chuyên về Năng suất trong Tech, Windows, Mac, iOS và Android. Là một nhà văn tự do đăng quang 4 năm, ông Perry đã giúp đỡ hàng triệu người thông qua các bài báo được xuất bản của mình trên nhiều trang web khác nhau. Anh ấy rất thành thạo trong việc phân tích các giải pháp công nghệ, khắc phục sự cố, tìm hiểu kỹ về bản cập nhật kỹ thuật số của bạn, đúc kết từ ngữ am hiểu công nghệ thành các bài đồng dao cơ bản và cuối cùng mang đến cho bạn những tác phẩm công nghệ thú vị ràng buộc bạn phải quan tâm. Vì vậy, không chắc tại sao họ đã dạy bạn quá nhiều về các đám mây và không có gì trên Đám mây? David ở đây để thu hẹp khoảng cách kiến ​​thức một cách có thông tin.

Xem thêm từ David Perry

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký