Làm thế nào để loại bỏ các bản sao trong Excel

Làm thế nào để loại bỏ các bản sao trong Excel

Đôi khi, bảng tính Excel của bạn xa rời bạn và bạn có thể thấy rằng nó cần được dọn dẹp tốt. Một vấn đề đặc biệt phổ biến là gặp phải thông tin trùng lặp trong nhiều ô hoặc nhiều hàng. Vì vậy, đây là một số cách dễ dàng để tìm và xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel để giúp khắc phục.





Cách tìm các giá trị trùng lặp trong Excel

Bạn nên tìm và đánh dấu các giá trị trùng lặp trong Excel trước khi xóa chúng. Việc xóa các giá trị sẽ xóa vĩnh viễn chúng khỏi bảng tính Excel, vì vậy, việc đánh dấu chúng trước tiên sẽ cho bạn cơ hội để xem lại các bản sao và đảm bảo rằng bạn không cần chúng.





Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng bảng tính sau:





Người dùng hư cấu của chúng tôi đang theo dõi tất cả các cây bút máy mà cô ấy đã đổ mực. Bảng tính chứa thông tin về bút và màu mực hiện có trong bút. Nhưng, cô ấy nghi ngờ rằng cô ấy đã vô tình vào một số bút của mình nhiều hơn một lần.

Cách dễ nhất để xác định các giá trị trùng lặp là sử dụng định dạng có điều kiện. Để đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện, hãy làm theo các bước sau:



  1. Chọn các ô bạn muốn kiểm tra các bản sao.
  2. Bên dưới Nhà tab, nhấp vào Định dạng có điều kiện bên trong Phong cách tập đoàn.
  3. Lựa chọn Đánh dấu quy tắc ô> Giá trị trùng lặp .
  4. Một hộp bật lên xuất hiện và cho phép bạn chọn định dạng kiểu cho các ô trùng lặp.
  5. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào VÂNG .

Phương pháp này làm nổi bật các bản sao trong mỗi cột hoặc hàng. Như bạn có thể thấy bên dưới, bất kỳ công ty, kiểu máy hoặc màu mực nào được liệt kê nhiều lần sẽ được đánh dấu.

Đối với ví dụ này, chúng ta cần nhìn vào cột Model để tìm các bút trùng lặp. Chúng tôi có hai bút Student, 41, và Preppy. Những chiếc 41 có các loại mực khác nhau, vì vậy chúng có thể là những chiếc bút khác nhau. Nhưng bút Student và Preppy có thể là bản sao.





Như bạn có thể thấy, phương pháp này không lý tưởng.

Nó tìm thấy mọi ô trùng lặp, nhưng trong trường hợp này, chúng tôi chỉ quan tâm đến việc tìm kiếm các hàng trùng lặp. Bạn có thể có nhiều bút khác nhau từ cùng một công ty với cùng một loại mực. Nhưng bạn ít có khả năng có nhiều hơn một cây bút cùng hãng, cùng kiểu máy và màu mực.





Liên quan: Tự động định dạng dữ liệu trong bảng tính Excel với định dạng có điều kiện

Cách làm nổi bật các hàng trùng lặp trong Excel bằng công thức tùy chỉnh

Excel cho phép bạn tạo định dạng có điều kiện tùy chỉnh với các công thức. Chúng ta có thể sử dụng phương pháp này để xác định các hàng trùng lặp. Việc chọn tùy chọn này tương tự như cách chúng tôi đã chọn các giá trị trùng lặp ở trên, ngoại trừ thay vì chọn Làm nổi bật quy tắc ô , lựa chọn Quy tắc mới thay thế.

Thao tác này sẽ hiển thị một menu bật lên. Đặt Phong cách đến Cổ điển , sau đó mở menu thả xuống tiếp theo và chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .

Công thức chúng tôi muốn nhập là:

COUNTIFS($A:$A,$A2,$B:$B,$B2,$C:$C,$C2)>1

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn công thức này.

Các công thức định dạng có điều kiện phải trả về một câu trả lời là đúng hoặc sai. Nếu câu trả lời là đúng, định dạng sẽ được áp dụng. Phương trình này đúng khi nó đếm nhiều hơn một hàng với cùng một thông tin.

Để kiểm tra các hàng có trùng lặp hay không, trước tiên công thức chọn một cột ($ A $ 2: $ A $ 14). Chúng tôi sử dụng vị trí tuyệt đối bởi vì chúng tôi muốn tất cả sử dụng cùng một phạm vi ô khi đánh giá các hàng để tìm trùng lặp.

Biến tiếp theo là mục tiêu mà chúng tôi đang kiểm tra giá trị trùng lặp ($ A2). Lần này, vị trí tuyệt đối được sử dụng cho cột, nhưng không phải hàng. Điều này cho phép công thức của chúng tôi kiểm tra từng hàng một.

Chúng tôi lặp lại điều này cho mỗi cột trong hàng.

Khi bạn nhập công thức, đừng quên chọn kiểu định dạng. Mặc định là không có kiểu dáng. Vì vậy, ngay cả khi bạn làm mọi thứ đúng, nếu bạn quên bước đó, bạn sẽ không thấy kết quả.

Sau đó, bảng của chúng tôi trông như thế này:

Phương pháp này chỉ làm nổi bật toàn bộ các hàng trùng lặp. Khi bạn đã tìm thấy tất cả các bản sao trong bảng tính Excel của mình, bạn có thể quyết định xem chúng có cần được loại bỏ hay không.

Làm thế nào để loại bỏ các bản sao trong Excel

Loại bỏ các bản sao thật dễ dàng trong Excel. Bên dưới Dữ liệu tab, trong Công cụ dữ liệu nhóm, bạn sẽ tìm thấy một tùy chọn để Loại bỏ các bản sao . Công cụ này rất tiện dụng vì nó cho phép bạn chọn các cột bạn muốn kiểm tra.

Để sử dụng công cụ này, hãy chọn dữ liệu của bạn và sau đó nhấp vào Loại bỏ các bản sao .

Khi bạn làm như vậy, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn các cột để kiểm tra các bản sao. nếu bạn Chọn tất cả cột, nó chỉ loại bỏ các hàng trùng lặp.

Tuy nhiên, bạn không phải chọn tất cả các cột. Ví dụ: nếu tôi muốn biết loại mực nào hiện có trong bút, bạn có thể chọn Màu mực và loại bỏ các màu trùng lặp. Thao tác này sẽ để lại cây bút đầu tiên sử dụng màu mới và xóa mọi mục nhập tiếp theo.

Sử dụng công cụ Xóa bản sao của Excel sẽ tự động xóa các mục trùng lặp.

Có liên quan: Cách dễ dàng loại bỏ hàng trống trong Excel

Nếu bạn chỉ muốn tạm thời xóa các mục nhập trùng lặp chứ không muốn xóa chúng, thì thay vào đó, bạn có thể muốn lọc dữ liệu của mình.

Cách lọc các bản sao trong Excel

Bộ lọc cho phép bạn thao tác với lượng dữ liệu được hiển thị mà không thực sự loại bỏ bất kỳ giá trị nào. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn bộ lọc trong Dữ liệu tab trong Sắp xếp & Lọc tập đoàn.

Có nhiều cách khác nhau để lọc dữ liệu trong Excel. Ví dụ dưới đây chỉ cho thấy cách lọc ra các giá trị trùng lặp:

dấu hiệu của một ổ cứng bị hỏng
  1. Chọn dữ liệu bạn muốn lọc qua.
  2. Nhấp chuột Nâng cao bên trong Sắp xếp & Lọc Tập đoàn.
  3. Trong cửa sổ bật lên, hãy bật tùy chọn để hiển thị Chỉ các bản ghi duy nhất .
  4. Nhấp chuột VÂNG .

Lọc dữ liệu này làm cho Excel ẩn bất kỳ hàng trùng lặp nào. Vì vậy, trong ví dụ của chúng tôi, các bút Student và Preppy trùng lặp đã bị ẩn.

Nhưng dữ liệu trùng lặp không biến mất, nó chỉ bị ẩn khỏi chế độ xem. Đây là lý do tại sao bảng của chúng tôi vẫn được định dạng theo quy tắc mà chúng tôi đã tạo trước đó, mặc dù không có bút trùng lặp nào xuất hiện.

Trên thực tế, nếu bạn nhìn dọc theo số hàng, bạn có thể thấy hai hàng bị ẩn. Các hàng nhảy từ bảy đến chín và nhảy lại từ 12 đến 14. Dữ liệu không biến mất, nó chỉ nằm ngoài tầm nhìn.

Xem lại cách loại bỏ các bản sao

Bước đầu tiên trong việc dọn dẹp dữ liệu của bạn là xác định bất kỳ bản sao nào. Loại bỏ các bản sao trong Excel sẽ xóa vĩnh viễn dữ liệu. Làm nổi bật chúng cho bạn cơ hội để đánh giá các bản sao trước. Và nếu bạn quan tâm đến các hàng trùng lặp, bạn cần sử dụng công thức định dạng có điều kiện để tìm chúng.

Và cuối cùng, nếu bạn không muốn xóa dữ liệu trùng lặp của mình, hãy cân nhắc sử dụng bộ lọc để thay thế. Điều này sẽ ẩn chúng khỏi chế độ xem mà không thực sự xóa bất kỳ dữ liệu trùng lặp nào khỏi Excel.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách làm nổi bật mọi hàng khác trong Excel

Làm cho bảng Excel của bạn dễ đọc hơn bằng cách đánh dấu mọi hàng khác bằng các màu khác nhau bằng các kỹ thuật này.

Đọc tiếp
Chủ đề liên quan
  • Năng suất
  • Bảng tính
  • Microsoft Excel
  • Phân tích dữ liệu
Giới thiệu về tác giả Jennifer Seaton(21 bài báo đã xuất bản)

J. Seaton là một nhà văn khoa học chuyên nghiên cứu về các chủ đề phức tạp. Cô có bằng Tiến sĩ tại Đại học Saskatchewan; nghiên cứu của cô tập trung vào việc sử dụng học tập dựa trên trò chơi để tăng mức độ tương tác trực tuyến của sinh viên. Khi cô ấy không làm việc, bạn sẽ thấy cô ấy đang đọc sách, chơi trò chơi điện tử hoặc làm vườn.

Xem thêm từ Jennifer Seaton

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký