Home-theater-designers
Nếu Microsoft Office là một quốc gia, thì đó sẽ là quốc gia đông dân thứ ba trên thế giới. 1,2 tỷ người sử dụng một bộ ứng dụng duy nhất thật đáng kinh ngạc. Và, họ 'nói' 107 ngôn ngữ!
Nhưng ngay bây giờ, bạn và tôi đang nói chuyện bằng tiếng Anh và chúng ta sẽ nói về công cụ phổ biến nhất trong kho Microsoft Office - Phần mềm soạn thảo văn bản 2016 .
cách chèn dấu đầu dòng trong excel
Trình soạn thảo tài liệu này được sử dụng để viết nhiều loại tài liệu. Từ một ứng dụng đơn giản đến sơ yếu lý lịch cần thiết. Từ một danh sách nhóm đơn giản đến một bản ghi nhớ văn phòng. Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi có thể làm việc với Word. Nhưng chính khi ngồi viết báo cáo chuyên môn nghiêm túc, chúng tôi mới phát hiện ra một sự thật quan trọng.
Viết báo cáo chuyên nghiệp cần một bộ kỹ năng khác.
Vì vậy, hãy tự hỏi mình điều này - bạn có thể thực hiện bước nhảy vọt từ một tài liệu đơn lẻ thành một báo cáo dài? Bạn có biết tất cả các tính năng của Microsoft Word sẽ giúp quản lý dự án tài liệu quy mô lớn này không? Bạn có thể cộng tác trong công việc với các thành viên khác trong nhóm không?
Bạn có thể là sinh viên, chủ doanh nghiệp nhỏ, nhân viên văn phòng ... bạn sẽ cần tạo một báo cáo hoặc một tài liệu được định dạng chuyên nghiệp nào đó. Hướng dẫn MakeUseOf này sẽ giúp bạn cập nhật các kỹ thuật và làm sắc nét cách tiếp cận thiết kế của bạn.
Trong hướng dẫn này:
Viết báo cáo - Giới thiệu | Danh sách kiểm tra báo cáo
Các công cụ hữu ích của Microsoft Word - Dán đặc biệt | Nhà nghiên cứu | Đóng băng các phần của tài liệu của bạn
Làm việc trên Bố cục & Thiết kế - Giới thiệu | Trang bìa | Mục lục | Đầu trang và cuối trang | Số trang | Tạo kiểu phông chữ | Tạo kiểu đoạn văn | Ngắt trang | Phong cách và Chủ đề | Chú thích | Phần nhanh | Đường viền trang
Tham khảo và cộng tác - Mục lục | Thư mục | Tham khảo chéo | Bình luận
Hoàn thiện báo cáo của bạn - Chữ ký | Hình mờ | Chỉ đọc | In sang PDF
Bước tiếp theo - Phần kết luận
Viết báo cáo
Viết báo cáo liên quan đến nghiên cứu và sau đó công bố kết quả của phân tích đó. Trong thế giới chuyên nghiệp, 'diện mạo' hoặc sự xuất hiện của những gì bạn xuất bản là điều tối quan trọng. Kết quả cuối cùng đẹp mắt có thể đốt cháy danh tiếng của bạn và nâng cao thương hiệu cá nhân của bạn.
Các bước dưới đây sẽ giúp bạn nắm bắt được các tính năng chuyên gia trong Microsoft Word 2016. Hãy dành nhiều thời gian cho một kế hoạch. Bắt đầu với những nguyên tắc này…
Bước 1: Quyết định mục đích
Trước khi bắt đầu báo cáo, trước tiên bạn phải biết lý do tại sao bạn lại viết báo cáo đó ngay từ đầu. Các báo cáo có nhiều loại nhưng chúng đều nhằm mục đích thông báo hoặc thuyết phục. Nó có thể được dùng để mô tả một quy trình kỹ thuật, chia sẻ thông tin cơ bản hoặc chứng minh tiến độ của một dự án.
Tự hỏi bản thân minh - Gì và Tại sao . Điều này sẽ giúp bạn chắt lọc mục đích thành một điểm chính và bám sát nó thay vì lan man với những chi tiết không cần thiết.
Bước 2: Xác định đối tượng của bạn
Cân nhắc quan trọng thứ hai là đánh giá khán giả của bạn. Họ sẽ có thể hiểu những gì bạn đang nói về? Có nhiều cấp độ độc giả khác nhau sẽ đọc báo cáo không? Kiến thức của người đọc về chủ đề này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến thông tin mà bạn cần đưa vào.
Quyết định đối tượng chính và sau đó viết kịch bản báo cáo ở cấp độ kỹ thuật phù hợp. Đối tượng thứ cấp có thể được hỗ trợ với thông tin bổ sung ở cuối báo cáo.
Bước 3: Biết chủ đề của bạn
Bạn phải biết những gì bạn đang nói về. Vì vậy, hãy nghiên cứu chủ đề và bao gồm tất cả các thông tin liên quan để chứng minh quan điểm của bạn. Đảm bảo rằng bạn đưa ra kết luận dựa trên sự kiện chứ không phải quan điểm cá nhân. Thông tin phải chính xác, hiện tại và được tham chiếu tốt.
Đồng thời sử dụng nhiều tài nguyên khác nhau như tạp chí, bài báo, sách, trang web, tài liệu quảng cáo, dữ liệu thô, báo cáo hàng năm và bài phát biểu để giúp hỗ trợ quan điểm của bạn. Chỉ cần không dính vào Wikipedia.
Bước 4: Lập dàn ý cho Báo cáo
Bạn đã thực hiện nghiên cứu. Có rất nhiều thông tin đang chờ được đánh máy và in ra. Nhưng đợi đã! Đừng chết đuối trước khi bạn xuống nước. Chuẩn bị dàn ý cuối cùng của báo cáo, đây sẽ là biểu đồ các điểm tham chiếu để giúp bạn điều hướng từ đầu đến cuối. Bản phác thảo là bản thiết kế. Nó sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn cảnh về vùng đất và cũng cho bạn biết nơi bạn cần điền thông tin chi tiết.
Cấu trúc của một báo cáo ý tưởng có thể bao gồm các yếu tố sau:
- Trang tiêu đề
- Tóm tắt điều hành
- Mục lục
- Giới thiệu
- Nội dung của Báo cáo
- Phần kết luận
- khuyến nghị
- ruột thừa
- Thư mục và Tài liệu tham khảo
Microsoft Word's Đề cương tài liệu là một tính năng mạnh mẽ có thể giúp bạn sắp xếp tài liệu ngay cả trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu. Tận dụng lợi thế của các mẫu lập bản đồ tư duy và động não quá.
Bước 5: Viết, Chỉnh sửa, Đọc lại và Kết thúc
Khi bạn đã cấu trúc báo cáo của mình, đã đến lúc điền vào các tiêu đề với nội dung. Cá nhân tôi thấy tốt nhất là giải quyết một chút từng phần, và sau đó tổng hợp thông tin. Bạn có thể làm điều đó nếu bạn muốn hoặc hoàn thành từng phần khi bạn đi xuống cấu trúc báo cáo. Đảm bảo rằng bạn tập trung vào việc trình bày ý tưởng của mình và sử dụng bằng chứng hỗ trợ hơn là chính tả và ngữ pháp trước. Lập dàn ý cho lập luận của bạn và viết một vài câu trình bày các ý chính của bạn. Nếu bạn thấy điều gì đáng để trích dẫn, hãy trích dẫn nó.
Khi phần lớn văn bản của bạn đã được viết xong, bây giờ là lúc để đọc qua nó và đảm bảo rằng nó trôi chảy. Đảm bảo rằng bạn hướng dẫn sự hiểu biết của người đọc bằng các từ chuyển tiếp như 'Thông tin này cho thấy ...', 'Nói cách khác ...', 'Tương tự như vậy ...' và làm nổi bật các điểm liên quan và chính.
Cuối cùng, hãy dành thời gian để đọc lại, kiểm tra ngữ pháp và chính tả và kiểm tra kỹ tất cả các thông tin liên quan và luồng logic của nó. Tốt nhất bạn nên để lại ít nhất một ngày để kiểm tra và hiệu đính tác phẩm của mình. Đừng cố gắng chỉnh sửa nó ngay sau khi bạn nghĩ rằng bạn đã hoàn thành, vì bạn sẽ có xu hướng bỏ lỡ việc đọc những gì bạn đã viết. Ngủ một giấc và đọc lại nó vào ngày hôm sau.
Danh sách kiểm tra báo cáo
Trước khi bạn đi và gửi hoặc giao nộp báo cáo mà bạn đã làm việc rất chăm chỉ, hãy đảm bảo rằng bạn đã thực hiện những điều sau:
- Đã hoàn thành trang tiêu đề với Tiêu đề, Tên của bạn, Ngày tháng, Báo cáo dành cho ai và mô tả có thể có về nội dung của báo cáo.
- Trang nội dung có tiêu đề thích hợp và số trang chính xác.
- Đảm bảo phần giới thiệu bao gồm các điểm chính, phạm vi của báo cáo và mục tiêu mà phần giới thiệu muốn đạt được.
- Bạn đã thêm chú thích phía trên bảng và bên dưới hình ảnh / đồ thị.
- Nội dung báo cáo có trình bày thông tin một cách rõ ràng, logic, sát thực tế, đi đúng chủ đề, có trọng điểm không?
- Phần kết luận có nêu kết quả, trình bày lại ý chính và không bao gồm bất kỳ thông tin mới nào không?
- Các tiêu đề và tiêu đề phụ có được dán nhãn rõ ràng không?
- Các trích dẫn có liên quan, cập nhật và được tham chiếu chính xác không?
- Bạn đã sử dụng ngắt trang khi thích hợp chưa?
Bây giờ, hãy khởi chạy Microsoft Word và hướng dẫn bạn qua các tính năng sẽ giúp ghép bản thảo báo cáo của bạn lại với nhau và trình bày nó như một tài liệu chuyên nghiệp.
Các tính năng hữu ích của Microsoft Word để viết báo cáo
Hãy xem đây là những mẹo nhỏ và làm chủ từng mẹo một.
Microsoft Word là một khẩu pháo lớn với nhiều đai ốc và bu lông. Hãy tập trung vào các bộ kỹ năng chính và các công cụ bạn sẽ cần để lập kế hoạch, chuẩn bị và trình bày báo cáo chuyên môn. Các tính năng của Microsoft Word mà chúng tôi sẽ giới thiệu dưới đây cũng là các phím tắt năng suất sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
Mẹo: Sử dụng trợ lý 'Tell Me' của Microsoft Word 2016 để tìm hiểu thêm về các tính năng mới trong bộ Office.
Hãy bắt đầu với ba công cụ sơ bộ ...
Sử dụng Dán đặc biệt
Đối với hầu hết chúng ta, khi cần sao chép văn bản hoặc hình ảnh vào Word, phím tắt CTRL + V hoạt động tốt. Nhưng đôi khi chúng ta có thể muốn dán dữ liệu đã sao chép vào một định dạng khác, chẳng hạn như dữ liệu Excel dưới dạng hình ảnh. Với Dán đặc biệt lệnh bạn có thể loại bỏ hoặc chỉ định định dạng khi bạn dán ảnh, dữ liệu bản trình bày, bảng hoặc đối tượng từ bất kỳ chương trình nào khác vào Word.
Bạn sẽ làm việc rất nhiều với các bảng và biểu đồ Excel trong một tài liệu chuyên nghiệp.
Nếu bạn chỉ sao chép những gì bạn muốn và nhấp vào dán, bạn sẽ nhận thấy rằng nó sẽ chèn dữ liệu dưới dạng bảng. Tuy nhiên, nếu đó là một vùng lớn các ô bạn muốn dán và bạn không muốn chỉnh sửa nó, bạn có thể muốn dán nó dưới dạng hình ảnh, với tùy chọn bổ sung để chỉnh sửa nó.
Trong Microsoft Excel: Chọn và đánh dấu các ô bạn muốn sao chép> Bấm CTRL + C.
Trong Phần mềm soạn thảo văn bản: Đi đến Trang chủ> Dán> Dán đặc biệt . Lựa chọn Dán đặc biệt và từ hộp thoại, hãy chọn Đối tượng trang tính Microsoft Office Excel .
Bạn có thể thay đổi kích thước dữ liệu như một hình ảnh và nếu bạn nhấp đúp, bạn sẽ có thể chỉnh sửa các giá trị. Bạn có thể thay đổi bảng hoặc biểu đồ và thiết kế lại nó. Và, nếu bạn cập nhật dữ liệu trong biểu đồ hoặc bảng trong Excel, bạn có thể tự động làm mới biểu đồ trong Word.
Hãy thử cả menu ngữ cảnh nhấp chuột phải. Menu Dán Đặc biệt bật lên:
Có nhiều các tùy chọn để nhập dữ liệu từ Excel vào Word . Các Hỗ trợ Microsoft Office trang này cũng mô tả chi tiết về chúng.
Sử dụng Trình nghiên cứu
Có, có Google và Wikipedia. Nhưng liên tục chuyển từ Word sang trình duyệt của bạn có thể cản trở năng suất của bạn. Office 2016 mang đến sự tích hợp nghiên cứu mạnh mẽ cho công việc khó khăn này. Nhà nghiên cứu không chỉ có thể giúp bạn tìm nội dung từ bên trong Microsoft Word mà còn giúp bạn nhanh chóng thêm các trích dẫn. Nó sử dụng Sơ đồ tri thức Bing để tìm nội dung phù hợp để hỗ trợ tài liệu của bạn.
Đi đến Ruy-băng> tab Tham chiếu và c Chọn Nhà nghiên cứu . Một ngăn sẽ mở ra ở bên phải với các tùy chọn tìm kiếm.
Nhập từ khóa cho chủ đề muốn tìm kiếm và nhấn Enter.
Ngăn Kết quả hiển thị danh sách các nguồn bạn có thể sử dụng trong tài liệu của mình. Chọn một chủ đề để khám phá chi tiết.
Thêm chủ đề vào tài liệu Microsoft Word của bạn bằng cách nhấp vào dấu cộng ở trên cùng bên phải. Bạn cũng có thể nhấp vào dấu cộng trên bất kỳ kết quả nào để trích dẫn nguồn trong tài liệu nghiên cứu của bạn. Nguồn trích dẫn giúp bạn hỗ trợ nghiên cứu của mình bằng các nguồn web và sách.
Như chúng ta sẽ thấy ở phần sau, thư mục có chú thích là một trong những phần khó nhất của tài liệu. Nhà nghiên cứu là một trợ lý thông minh tham gia.
Cố định một phần tài liệu Word của bạn
Hãy mặc nhiên rằng báo cáo chuyên môn của bạn sẽ là một công việc dài và phức tạp. Bạn có thể chia cửa sổ Word thành hai ngăn để có thể xem hai phần khác nhau của tài liệu cùng một lúc. Đây là một công cụ tiết kiệm thời gian quý giá khi bạn muốn sao chép và dán các phần từ nơi này sang nơi khác hoặc tham khảo một phần của tài liệu trong khi làm việc ở nơi khác.
Đi đến Ruy-băng> Xem tab> Tách .
Để loại bỏ sự phân tách, hãy nhấp vào Loại bỏ sự phân chia trong cùng một tab.
Nhóm Windows cung cấp cho bạn một số tùy chọn để thay đổi cách bạn làm việc với hai hoặc nhiều tài liệu. Các tính năng tự giải thích.
Để cuộn cả hai tài liệu cùng một lúc, hãy nhấp vào Cuộn đồng bộ trong nhóm Cửa sổ trên tab Xem. Bạn cũng có thể nhấp vào Xem song song để đặt hai phần của tài liệu cạnh nhau.
Mẹo: Sử dụng Chế độ xem phân tách để hiển thị hai bố cục khác nhau - ví dụ: Bản in và Bản phác thảo. Đặt phần tách. Sau đó, bấm vào ngăn mà bạn muốn thay đổi, rồi chọn một bố cục khác trên tab Dạng xem.
Làm việc trên Bố cục & Thiết kế
Cách trình bày báo cáo là điều khiến ai đó đọc báo cáo ngay từ đầu và đó là lý do tại sao điều quan trọng là báo cáo của bạn phải được trình bày tốt. Nếu bạn có sự lựa chọn trong số bốn báo cáo để đọc, bạn sẽ chọn cái gì?
- Một bản báo cáo viết tay.
- Một tài liệu được in đen trắng.
- Một bản báo cáo in màu trên khổ giấy A4 thông thường.
- Một báo cáo được in màu, với trang tiêu đề hấp dẫn, được đóng gói gọn gàng và bóng bẩy?
Bạn sẽ chọn báo cáo thứ tư vì nó sẽ kéo bạn về phía nó chỉ bằng hình thức bên ngoài.
Bìa trước không phải là lý do duy nhất. Một báo cáo được thiết kế tốt sẽ dễ đọc hơn. Nó cũng dễ dàng hơn để quét khi bạn không có thời gian để đọc. Đó là lý do tại sao bạn cần dành một chút thời gian cho đầu trang và cuối trang, cũng như các phong cách và chủ đề khác nhau. Nói tóm lại - định dạng của mọi phần tử trong báo cáo.
Định dạng có vẻ là một công việc khó khăn, nhưng nó là một bài tập thú vị sẽ rèn luyện tất cả các cơ sáng tạo của bạn. Các bài học quan trọng sẽ là những kỹ năng bạn có thể áp dụng cho bất kỳ thứ gì trong Microsoft Office trong tương lai. Và bạn sẽ tiết kiệm được thời gian với tất cả các mẹo năng suất học được ở đây.
Microsoft Word 2016 có một bộ tính năng phong phú. Đây chỉ là một số cách giúp thiết kế báo cáo của bạn có thể nổi bật và chuyên nghiệp. Vì vậy, chúng ta hãy chia nhỏ bố cục và kỹ năng thiết kế.
Phần này sẽ trình bày từng bước các tính năng này:
- Bắt đầu với Trang bìa
- Lập Mục lục
- Tạo Đầu trang và Chân trang của bạn
- Thêm số trang
(Định dạng nội dung)
- Chọn đúng phông chữ
- Tạo kiểu cho các đoạn văn
- Kiểm soát ngắt trang
- Sử dụng kiểu và chủ đề
- Chú thích
- Sử dụng các bộ phận nhanh
- Trang trí với Viền Trang
1. Bắt đầu với một trang bìa
Trang đầu tiên là điểm tiếp xúc đầu tiên với độc giả của bạn. Đó cũng là cơ hội để bạn tạo ấn tượng thuận lợi. Đừng để việc thiếu kỹ năng nghệ thuật của bạn là cái cớ vì Word đảm nhận công việc với bộ sưu tập trang tiêu đề được tích hợp sẵn. Tất cả những gì bạn phải làm là kết hợp một người với chủ đề của báo cáo.
Microsoft Word 2016 cung cấp cho bạn 16 mẫu được định dạng trước và ba trang khác trên Office.com.
Đi đến Chèn> Nhóm trang> Trang bìa .
Trang bìa xuất hiện ở đầu tài liệu theo mặc định.
Vì chỉ có 16 mẫu 'chính thức' được cung cấp, bạn có thể thấy rằng tất cả các mẫu khác của bạn đều có cùng một trang bìa. Vì vậy, tại sao không tùy chỉnh nó, và làm cho nó độc đáo hơn một chút.
Bạn có thể thiết kế trang tiêu đề (hoặc trang bìa) trong Microsoft Word đó có thể là bản gốc trong ngăn xếp. Lưu nó dưới dạng mẫu hoặc dễ dàng thay đổi thiết kế một cách nhanh chóng.
2. Lập Mục lục
Trình đọc thông thường quét. Người đọc giỏi quét trước và sau đó đi sâu. Mục lục cung cấp các quan điểm giúp ích cho cả hai. Khi đó là một tài liệu dài và phức tạp, bạn có muốn kiểm tra phần đất trước khi chuyển đến phần mà bạn quan tâm không?
Xem xét Mục lục (TOC) nếu tài liệu của bạn dài hơn 10 trang. Trước tiên, bạn nên đảm bảo rằng bạn không cần sắp xếp lại bất kỳ trang nào trong tài liệu của bạn trước khi tạo TOC.
Trong Microsoft Word, bạn không cần phải viết toàn bộ TOC bằng tay. Có một Công cụ tự động Mục lục Bên dưới Người giới thiệu tab lấy phác thảo của bạn và thiết kế nó cho bạn. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng cập nhật nó khi bạn muốn thay đổi điều gì đó.
Ngoài ra còn có các mẫu bạn có thể tải xuống và phù hợp với bản chất của nội dung. Ví dụ: TOC cho một luận văn sẽ khác với TOC trong báo cáo thường niên của một công ty.
Chúng tôi có một hướng dẫn đầy đủ về cách tạo mục lục trang trong Word .
Ý chính của nó là:
Tạo phác thảo và sử dụng các kiểu đầu đề để tổ chức hệ thống phân cấp. Áp dụng công cụ TOC tự động cho các kiểu đầu đề. Word 2016 tìm kiếm các tiêu đề đó và sau đó chèn mục lục vào tài liệu của bạn. Sau đó, bạn có thể tự động cập nhật TOC của mình nếu bạn thực hiện các thay đổi trong tài liệu của mình.
Để kiểm soát thực tế hơn, bạn cũng có thể sử dụng Mục lục Hướng dẫn sử dụng Phong cách. Word sẽ chèn văn bản giữ chỗ và bạn phải chèn và định dạng từng nội dung trong danh sách.
3. Tạo Đầu trang và Chân trang của bạn
Đầu trang và Chân trang rất quan trọng trong báo cáo vì mục đích chính là cung cấp thông tin về báo cáo trên mọi trang. Chúng là các khu vực hiển thị phổ biến cho số trang. Tiêu đề của tài liệu phải chứa tiêu đề của báo cáo và có thể là tên của người đã tạo ra nó. Tiêu đề của phần hiện tại là hữu ích.
Mặt khác, phần chân trang phải bao gồm số trang, ngày xuất bản và các thông tin quản trị khác được yêu cầu. Lưu ý rằng một số hướng dẫn kiểu có các hướng dẫn đặc biệt cho đầu trang và chân trang .
Hãy bắt đầu với tiêu đề trong tài liệu của bạn và tạo cho nó một cái nhìn độc đáo.
Lựa chọn Chèn , sau đó chọn một trong hai Tiêu đề hoặc Chân trang từ nhóm. Thư viện tích hợp sẵn hiển thị cho bạn một số tùy chọn mà bạn có thể chọn.
Khoảng trống đầu trang và chân trang được chèn vào tài liệu của bạn bằng văn bản hoặc bảng giữ chỗ. Các Công cụ Đầu trang & Chân trang mở trên Ruy-băng cho công việc định dạng khác như ngày, giờ hoặc ảnh.
Nhập văn bản của bạn và sau đó chọn Đóng Đầu trang và Chân trang .
Bạn có thể bắt đầu với đầu trang và chân trang trống. Nếu bạn có kỹ năng thiết kế, hãy sử dụng Công cụ Đầu trang & Chân trang để thiết kế của riêng bạn. Làm chủ không gian đầu trang và chân trang nếu bạn muốn tạo tiêu đề thư tùy chỉnh cho tổ chức của mình. Bạn có thể sử dụng các yếu tố thương hiệu như biểu trưng của công ty hoặc tổ chức ở trên cùng và chú thích được định dạng gọn gàng ở dưới cùng
Hãy thử và sửa đổi một trong các tiêu đề có sẵn. tôi đã chọn Chàng từ thư viện.
Giao diện cuối cùng mất hai phút để kết hợp với các hiệu ứng văn bản đơn giản và một biểu tượng có nguồn từ thư viện biểu tượng Microsoft Office.
Đầu trang và chân trang ở đúng vị trí. Nhưng, làm thế nào để bạn biết bạn đang ở đâu trong tài liệu? Chèn số trang làm biển chỉ dẫn quan trọng tiếp theo.
4. Thêm số trang
Số trang trông đẹp nhất ở chân trang (không giống như ở đầu trang như trong hình trên). Bạn có thể thêm một số trang cơ bản từ Chèn> Số trang trên thanh Ribbon. Bạn cũng có thể thêm nó từ Thiết kế tab xuất hiện khi bạn thêm đầu trang và chân trang.
Bạn có nhiều quyền kiểm soát số trang. Chọn từ nhiều định dạng số và tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn. Trong trường hợp này, chúng tôi đang thêm số vào chân trang, nhưng bạn có thể đặt chúng ở đầu hoặc thậm chí ở lề. Trong ví dụ này, tôi đã đặt số trang ở dưới cùng bên trái. Tuy nhiên, tôi muốn thay đổi giao diện và định dạng mặc định.
Ví dụ: Sử dụng 'Trang X trong số XXX' giúp chỉ báo tốt hơn trên một tài liệu dài.
Chọn số trang. Đi đến Chèn> Bộ phận nhanh . Từ menu thả xuống, hãy chọn Đồng ruộng . Bạn cũng có thể truy cập hộp thoại Trường từ tab Thiết kế đầu trang và chân trang.
Lựa chọn NumPages từ danh sách dài các tên trường. Từ hộp bên phải, bạn có thể chọn một định dạng cụ thể. Tôi đã chọn thông thường 1, 2, 3. Nhấp vào VÂNG , và số lượng trang sẽ xuất hiện. Bây giờ tất cả những gì bạn phải làm là thêm văn bản của bạn, chẳng hạn như Trang X của XXX và thay đổi giao diện của các số bằng các công cụ định dạng văn bản thông thường có sẵn từ tab Trang chủ.
Bây giờ nó trông như thế này:
Thiết kế giao diện trên bất kỳ số trang nào trong tài liệu của bạn và Word sẽ tự động cập nhật tất cả các trang còn lại. Số trang là yếu tố phổ biến nhất trong chân trang, nhưng nó cũng có thể chứa bất kỳ thông tin nào khác như tiêu đề. Từ các tùy chọn trong nhóm Chèn, bạn có thể thêm ngày và giờ, thông tin tài liệu, ảnh, v.v. vào đầu trang hoặc chân trang của mình.
Tiếp theo, chúng tôi đang tiến hành định dạng nội dung.
Bản vẽ trực quan của báo cáo chuyên nghiệp của bạn đi kèm với sự 'làm đẹp' mà bạn áp dụng cho nội dung. Định dạng cũng là một bước cần thiết để một tài liệu trôi chảy. Vì vậy, bạn phải tập trung rất nhiều năng lượng vào việc chọn đúng phông chữ, không gian đoạn văn và màu sắc.
Đừng lo lắng. Thậm chí, những người thích nghệ thuật sẽ thấy phần này dễ dàng vì Microsoft Word được đóng gói với các chủ đề và phong cách trực quan mặc định. Hãy bắt đầu với phần tử cơ bản nhất của một tài liệu.
5. Chọn và tạo kiểu cho phông chữ phù hợp
Của bạn lựa chọn phông chữ trong báo cáo Word chuyên nghiệp không chỉ xác định cách văn bản nổi bật mà còn cả cách nó được in. Bạn muốn cả hai đều có tác động tối đa.
Bạn có thể áp dụng một kiểu chữ (nghĩa là giao diện trực quan của phông chữ) cho toàn bộ tài liệu hoặc cho các phần cụ thể của tài liệu. Tất cả các lựa chọn phông chữ đều có sẵn từ tab Trang chủ. Đi đến Trang chủ> Phông chữ .
Phông chữ mặc định trong Microsoft Word 2016 là Calibri. Hãy nhìn xa hơn vì bạn có rất nhiều thứ khác để lựa chọn. Nếu bạn chọn Times New Roman, bạn có thể bị coi là lười biếng, nếu bạn chọn Windings, tốt… Tôi không nghĩ tôi cần giải thích điều đó. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn chọn một phông chữ dễ đọc và phù hợp với báo cáo. Để chơi an toàn, hãy chọn một trong những phông chữ Google trông chuyên nghiệp ; chúng có sẵn miễn phí.
Mẹo: Baskerville và Georgia là những lựa chọn thay thế tốt cho Times New Roman
Hãy thử ghép nối phông chữ khác nhau cho văn bản nội dung và Tiêu đề (và Tiêu đề phụ). Một số trang web như FontJoy và TypeWolf sẽ giúp bạn thử nghiệm với các cặp phông chữ. Bạn có thể tải xuống và sử dụng phông chữ tùy chỉnh quá. Nhưng hãy nhớ quy tắc ngón tay cái - không bao giờ sử dụng nhiều hơn ba kiểu chữ khác nhau trong một tài liệu.
Để có thêm chút nhạc pizazz, hãy thử một thả nắp để nâng cao văn bản của bạn .
6. Tạo kiểu cho các đoạn văn
Nếu bạn muốn các dòng của mình có khoảng cách đôi hoặc khoảng cách đơn, bạn cần thay đổi định dạng của các đoạn văn. Bằng cách thay đổi khoảng cách, bạn có thể làm cho tài liệu dễ đọc hơn hoặc tạo ấn tượng rằng tài liệu dài hơn và bạn đã làm nhiều việc hơn.
Để thay đổi đoạn văn cho toàn bộ tài liệu, tốt nhất bạn nên chọn từng khối văn bản; ngược lại, nếu bạn đang sử dụng tiêu đề trong báo cáo của mình, chúng cũng sẽ thay đổi. Một tùy chọn khác tốt hơn là nếu bạn tùy chỉnh kiểu cụ thể mà bạn đang sử dụng để định dạng đoạn văn.
Để làm điều này, hãy truy cập Nhà > Phong cách . Nhấp chuột phải vào kiểu bạn muốn thay đổi và chọn Biến đổi . Bấm vào Định dạng> Đoạn văn ở cuối hộp thoại. Bây giờ, hãy thay đổi khoảng cách, thụt lề và căn lề cho đoạn văn. Nhấp chuột VÂNG để đóng hộp thoại.
Khi bạn muốn thay đổi một phần nhỏ hơn của tài liệu , chọn những gì bạn muốn thay đổi. Nhấp chuột phải vào văn bản được đánh dấu và chọn Đoạn văn . Hộp thoại tương tự như trên sẽ xuất hiện.
7. Kiểm soát ngắt trang
Ngắt trang - theo tên gọi của nó - chia một khối văn bản liên tục trên hai trang. Ngắt trang là yếu tố cấu trúc quan trọng đối với các tài liệu dài. Word tự động chèn dấu ngắt trang ở cuối trang. Nhưng trong một tài liệu dài, bạn có thể đặt ngắt trang ở nơi bạn muốn.
Để chèn ngắt trang thủ công, hãy nhấp vào Chèn> Ngắt trang. (Phím tắt: CTRL + Enter)
Ngắt trang trông giống như thế này khi bạn nhấp vào Hiện an lệnh trong Nhóm đoạn văn .
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn giữ một loạt các dòng cùng nhau trên một trang hoặc cột và không tách chúng ra do ngắt trang? Bố cục nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Nhấp vào mũi tên nhỏ mà bạn nhìn thấy ở dưới cùng bên phải của nhóm Đoạn văn.
bên trong Hộp đoạn văn, nhấp vào Ngắt dòng và ngắt trang. Chọn từ bốn tùy chọn phân trang sau:
- Góa phụ / Trẻ mồ côi kiểm soát đặt ít nhất hai dòng của đoạn văn ở đầu hoặc cuối trang.
- Giữ với tiếp theo ngăn ngắt giữa các đoạn mà bạn muốn ở cùng nhau.
- Giữ các dòng cùng nhau ngăn chặn ngắt trang ở giữa các đoạn văn.
- Ngắt trang trước thêm dấu ngắt trang trước một đoạn văn cụ thể.
Chúng tôi cũng đã hiển thị cách xóa ngắt trang khi cần thiết.
8. Sử dụng Kiểu và Chủ đề
Kiểu và chủ đề có lẽ là hai trong số những tính năng ít được sử dụng hơn trong Microsoft Word. Nhưng tôi nghĩ bạn nên sử dụng chúng ở mọi cơ hội để tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Nhưng sự khác biệt giữa chủ đề và phong cách là gì? Microsoft nói:
Chủ đề cung cấp một cách nhanh chóng để thay đổi màu sắc và phông chữ tổng thể. Nếu bạn muốn thay đổi định dạng văn bản nhanh chóng, Word Styles là công cụ hữu hiệu nhất.
Vì vậy, khi các chủ đề kiểm soát giao diện chung bằng màu sắc, hiệu ứng và phông chữ - trước tiên hãy bắt đầu với một chủ đề tốt cho tài liệu của bạn. sau đó , sử dụng Kiểu để tìm hiểu các phần cụ thể mà bạn muốn thay đổi giao diện.
Vì Chủ đề: Đi đến Thiết kế chuyển hướng. Chọn một chủ đề từ thư viện. Bạn có thể xem bản xem trước về sự kết hợp màu sắc như thế nào.
Vì Phong cách: Chọn phần văn bản bạn muốn thay đổi. Đi đến Phong cách nhóm trên Nhà chuyển hướng. Bạn có thể xem bản xem trước của chúng trông như thế nào. Chọn Phong cách phù hợp với nội dung của bạn. Ví dụ: chọn một kiểu đầu đề cho các tiêu đề trong tài liệu của bạn. Hoặc, một phong cách cụ thể cho bất kỳ dấu ngoặc kép nào. Bạn cũng có thể sửa đổi kiểu hiện có và tạo kiểu mới từ đầu.
9. Chú thích
Mọi hình ảnh, biểu đồ hoặc hình minh họa đều cần có chú thích để mô tả rõ ràng. Nó là một dòng văn bản, thường nằm bên dưới hình ảnh. Chú thích cũng là một tài liệu tham khảo quan trọng khi bạn cần đề cập đến chúng ở một nơi khác. Nhiều tài liệu bỏ qua chi tiết nhỏ này.
Thật dễ dàng để thêm chú thích. Nhấp chuột phải vào hình minh họa bạn muốn thêm chú thích. Lựa chọn Thêm chú thích .
Trong hộp thoại, thêm văn bản phụ đề của bạn và định cấu hình các tùy chọn còn lại. Phụ đề có thể được tự động tham chiếu trong Word.
10. Sử dụng các bộ phận nhanh
Các tài liệu chuyên nghiệp có thể lặp đi lặp lại. Đây là lý do tại sao bạn nên bắt đầu sử dụng Phần nhanh cho nội dung bản soạn sẵn mà bạn luôn sử dụng lại. Ví dụ, giả sử có một điều khoản hợp đồng mà bạn đưa vào mọi tài liệu. Hoặc, một số thông tin giới thiệu. Thay vì sao chép-dán lặp lại, hãy lưu chúng dưới dạng Phần nhanh và sử dụng lại chúng nhiều lần.
Bộ phận Nhanh cũng là một loại khối xây dựng . Bạn có thể xem thư viện của tất cả các khối nội dung có thể tái sử dụng trong Công cụ tổ chức khối xây dựng .
Lưu và sử dụng lại các Phần nhanh của riêng bạn theo hai bước:
- Chọn cụm từ, câu hoặc phần khác của tài liệu mà bạn muốn lưu vào thư viện.
- Đi đến Chèn> Nhóm văn bản> Phần nhanh> Lưu lựa chọn vào Thư viện phần nhanh . Thay đổi tên và thêm mô tả nếu bạn muốn. Nhấp chuột VÂNG .
Cũng dễ dàng như vậy, bạn có thể sử dụng lại đoạn nội dung đã lưu.
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn vùng chọn từ Thư viện các bộ phận nhanh. Đi đến Chèn> Nhóm văn bản> Phần nhanh . Sau đó nhấp vào câu, cụm từ hoặc lựa chọn đã lưu khác mà bạn muốn sử dụng lại.
Bạn sẽ nhận thấy ba danh mục khác trong menu Phần nhanh.
Văn bản tự động: Word 2016 đã giữ lại cái cũ Văn bản tự động đặc tính. Nó hoạt động giống như Quick Parts cho bất kỳ khối văn bản nào mà bạn sử dụng nhiều. Ví dụ: Một ghi chú bạn muốn sử dụng với mọi tài liệu.
Thuộc tính tài liệu: Một tập hợp các thuộc tính không đổi mà bạn có thể đưa vào mọi tài liệu. Ví dụ: Tên công ty hoặc tác giả.
Lĩnh vực: Đây là những phần tử được xác định trước sẽ cập nhật tự động. Ví dụ: Ngày, giờ, số trang, v.v.
Hãy nhớ rằng, các mục nhập cho thuộc tính tài liệu đôi khi có thể bao gồm thông tin mà bạn không muốn chia sẻ với mọi người. Vì vậy, hãy theo dõi kỹ các trường này và xóa dữ liệu cá nhân ẩn bất cứ khi nào cần thiết.
11. Trang trí với đường viền trang
Đường viền trang trông đẹp không chỉ trên tờ rơi và lời mời. Nếu làm đúng, họ có thể thêm một lớp học vào tài liệu. Nhiều kiểu đường kẻ và độ rộng cũng như đường viền nghệ thuật có sẵn từ menu Thiết kế trên Ruy-băng.
Đi đến Thiết kế> Viền Trang.
bên trong Viền và bóng hộp, sử dụng Đường viền trang tab để thiết kế đường viền của bạn.
Các cài đặt tự giải thích. Hãy thử Shadow hoặc 3-D với màu sắc phù hợp để thêm đường viền tinh tế nhưng thanh lịch. Các phong cách Nghệ thuật với đường viền clip-art của chúng có thể quá sặc sỡ đối với các tài liệu chuyên nghiệp.
Sử dụng bốn nút ở góc trong Xem trước cửa sổ để chọn các cạnh của trang để vẽ đường viền. Nhấp vào các nút này để xóa hoặc thêm đường viền, như bạn muốn.
Đặt con trỏ trên trang đầu tiên của tài liệu nếu bạn chỉ muốn đặt đường viền xung quanh trang đầu tiên. Bạn cũng có thể đặt đường viền xung quanh các trang nhất định trong một phần. Đặt con trỏ vào phần - ở trang đầu tiên của phần đó hoặc ở trang tiếp theo.
Tham khảo và cộng tác
Báo cáo Word có vẻ như là một công việc không thể quản lý được. Nó giống như sắp xếp hàng triệu đống cỏ khô thành những đống nhỏ gọn gàng. Ý tưởng là biết chính xác ngăn xếp nào có mã pin mà bạn đang tìm kiếm. Những tính năng này nhằm làm cho nó dễ dàng hơn.
1. Tạo Chỉ mục
Khi viết các tài liệu lớn như một báo cáo chứa nhiều thông tin, một trang nội dung có thể không đủ. Một Mục lục sẽ xuất hiện ở cuối tài liệu, với số trang cho từ khóa và thông tin trong báo cáo. Tạo một chỉ mục để giúp người đọc tham khảo thông tin phù hợp chỉ với số trang.
Lập chỉ mục nếu tài liệu của bạn có hơn 20 trang. Microsoft Word 2016 không để quá trình này làm bạn choáng ngợp. Về cơ bản nó có hai phần:
- Chọn các từ hoặc thông tin bạn muốn đưa vào chỉ mục.
- Đặt chỉ mục vào đúng vị trí trong tài liệu của bạn.
Bạn có thể cuộn qua tài liệu đã hoàn thành và đánh dấu các từ hoặc cụm từ bạn muốn đưa vào chỉ mục hoặc đánh dấu chúng khi bạn tiếp tục. Dù bằng cách nào, hãy chọn văn bản bạn muốn sử dụng làm mục nhập chỉ mục hoặc nhấp vào nơi bạn muốn chèn mục nhập.
1. Nhấp vào Người giới thiệu > Đánh dấu mục nhập .
2. Chỉnh sửa văn bản trong Đánh dấu mục nhập chỉ mục hộp thoại. Bạn cũng có thể thêm một mục phụ để xác định thêm từ chính mà bạn đã sử dụng trong chỉ mục. Bạn có thể thêm nhiều cấp độ và mỗi cấp độ sẽ xuất hiện thụt vào bên dưới mục nhập chính.
3. Dưới Tùy chọn , bạn cũng có thể tạo một tham chiếu chéo đến một mục nhập chính khác. Người đọc có thể sử dụng điều này để tham khảo thông tin liên quan ở những nơi khác trong cùng một tài liệu.
4. Sử dụng định dạng Số trang để quyết định sự xuất hiện của số trang trong chỉ mục.
điện thoại của tôi là gì
5. Nhấp vào dấu để đánh dấu mục nhập chỉ mục. Để đánh dấu văn bản này ở mọi nơi nó hiển thị trong tài liệu, hãy nhấp vào Đánh dấu tất cả .
6. Lặp lại quy trình cho tất cả các từ và cụm từ bạn muốn đưa vào chỉ mục.
Bây giờ bạn đã xây dựng chỉ mục của mình. Chèn nó vào đúng vị trí ở cuối tài liệu.
1. Nhấp vào trang mà bạn muốn chèn chỉ mục.
2. Nhấp vào Tham khảo> Chèn chỉ mục .
3. Các Mục lục hộp thoại được hiển thị. Tại đây, bạn có thể chọn định dạng các mục nhập văn bản, số trang, tab và ký tự lãnh đạo.
4. Chọn giao diện từ các định dạng khác nhau trong danh sách và kiểm tra cửa sổ Xem trước ở bên phải. Hãy nhớ rằng, cửa sổ Xem trước không hiển thị cho bạn chỉ mục thực tế. Nó chỉ là một 'mô phỏng' về cách nó sẽ trông như thế nào.
5. Nhấp vào VÂNG . Chỉ mục của bạn hiện đã sẵn sàng.
Đôi khi, bạn có thể cần thêm nhiều mục nhập hơn vào chỉ mục sau khi bạn đã chèn nó vào trang. Đánh dấu mục nhập và đi đến Tham khảo> Cập nhật chỉ mục để bao gồm các đề cập mới.
Ngoài ra, hãy thêm tiêu đề cho chỉ mục vì Word không tự động làm điều đó.
2. Tạo Thư mục
Tài liệu của bạn gần như đã hoàn thành. Bây giờ, bạn cần ghi nhận tất cả các công trình nghiên cứu và ý tưởng khác mà bạn đã tham khảo trong tài liệu của mình. Đã đến lúc viết thư mục.
Một báo cáo của công ty có thể không cần thư mục nhưng một bài báo học thuật sẽ không hoàn thành nếu không có một bài báo cáo. Thư mục là một trong những công việc tốn nhiều công sức nhất trong một báo cáo học thuật. Bạn cần có tất cả các trích dẫn của mình theo thứ tự trước khi bạn ngồi xuống để đóng khung thư mục. Ngoài ra, hãy quyết định kiểu trích dẫn (thường là MLA, CÁI GÌ , hoặc Kiểu Chicago ) theo hướng dẫn của chủ đề của bạn.
Đừng ngần ngại tận dụng các trình tạo thư mục và trích dẫn của bên thứ ba để xây dựng phần này.
Tuy nhiên, Microsoft Word 2016 có một bộ công cụ hoàn chỉnh để làm cho quá trình này trở nên dễ dàng nhất có thể. Vì vậy, hãy đi đến điểm trong tài liệu mà bạn muốn đặt thư mục. Sẽ rất tốt nếu bạn có ít nhất một trích dẫn để bao gồm, nhưng ngay cả khi bạn không có, Word 2016 cho phép bạn sử dụng trích dẫn giữ chỗ và điền vào các nguồn sau đó.
Nhấp chuột Tài liệu tham khảo> Thư mục .
Word cung cấp một số kiểu thư mục chỉ khác nhau về tên tiêu đề của chúng. Chọn kiểu thích hợp và sau đó chèn các trích dẫn từ nút trong Nhóm trích dẫn & thư mục .
Công cụ thư mục có một vài bước để thực hiện. Để ngắn gọn, tôi sẽ hướng bạn đến điều tuyệt vời Trang trợ giúp của Microsoft Office đó là hướng dẫn từng bước.
Một số bài báo học tập sẽ yêu cầu bạn tạo một thư mục có chú thích . Nó là một phiên bản chi tiết hơn của thư mục với danh sách các trích dẫn cho các tạp chí, sách, bài báo và các tài liệu khác, theo sau là một đoạn văn ngắn. Đoạn văn là mô tả về nguồn và cách nó hỗ trợ bài báo của bạn.
3. Tham khảo chéo
Bạn có thể sử dụng tham chiếu chéo để giúp người đọc điều hướng qua một tài liệu dài. Tại bất kỳ thời điểm nào trong tài liệu, bạn có thể yêu cầu người đọc tham khảo lại tiêu đề, số trang, hình ảnh, biểu đồ, chú thích cuối trang, chú thích cuối và đoạn văn. Liên kết tham chiếu chéo là một cách gọn gàng để kết nối các thông tin liên quan với nhau. Người đọc chỉ cần nhấp vào liên kết để truy cập đoạn thông tin đó.
Đây là cách bạn bắt đầu:
1. Chọn địa điểm để tham khảo chéo và nhập văn bản cho người đọc biết về địa điểm đó. Ví dụ: 'Tham khảo Biểu đồ 3 để biết các xu hướng trong tương lai.'
2. Đi tới Chèn> Tham chiếu chéo .
3. Trong Loại tham chiếu , hãy nhấp vào danh sách thả xuống để chọn những gì bạn muốn liên kết đến.
4. Các tùy chọn trong Chèn tham chiếu vào trình đơn thả xuống sẽ thay đổi theo lựa chọn của bạn ở trên.
5. Trong Mà , đi qua các lựa chọn và cho Word biết thông tin chính xác để liên kết đến.
6. Kiểm tra Chèn dưới dạng hộp siêu kết nối để tạo siêu liên kết cho thông tin được tham chiếu.
7. Nhấp vào Chèn để bao gồm tham chiếu chéo trong tài liệu.
Hãy nhớ rằng, đề cập của chúng tôi về chú thích? Bạn có thể tạo tham chiếu chéo đến các phương trình, số liệu, đồ thị và bảng nếu bạn sử dụng chú thích bên dưới chúng.
Word không thể tạo tham chiếu chéo cho một cái gì đó không tồn tại. Word sẽ cho bạn biết về những lỗi này và cũng tự động cập nhật các tham chiếu chéo khi bạn thay đổi số trang hoặc văn bản của mục được tham chiếu.
4. Sử dụng Nhận xét
Một báo cáo chuyên nghiệp có thể là một công việc đơn lẻ hoặc bạn có thể nhờ sự trợ giúp của một nhóm để chuẩn bị bản thảo đầu tiên. Người khiêm tốn Bình luận là một trong những công cụ được sử dụng ít nhất của tài liệu Word. Nó được hiển thị dưới dạng một bong bóng màu hình chữ nhật ở lề hoặc trong Ngăn Đánh giá.
Bạn có thể sử dụng các nhận xét dưới dạng 'giấy ghi chú nhỏ' hoặc tự ghi chú. Hãy để lại những ghi chú nhỏ cho bản thân khi bạn viết, chỉnh sửa và sửa đổi theo cách của bạn thông qua một báo cáo hoặc một bản thảo. Hãy sáng tạo - thêm liên kết bổ sung vào các tài nguyên khác, sử dụng chúng cho các mẹo và con trỏ, liên kết đến các phần khác nhau của tài liệu hoặc thiết lập liên kết phản hồi cho người đọc của bạn. Và khi bạn hoàn thành, bạn có thể dễ dàng xóa tất cả nhận xét trong Word .
Microsoft Word 2016 cũng là một công cụ viết cộng tác nâng cao. Nhận xét đóng một vai trò rất lớn trong việc truyền đạt phản hồi trong nhóm. Đây là cách hệ thống nhận xét hoạt động ...
1. Đánh dấu văn bản bạn muốn thêm nhận xét hoặc nhấp vào cuối khối văn bản.
2. Đi tới Chèn> Nhận xét . Nhập nhận xét của bạn vào hộp. Các nhận xét xuất hiện trong khu vực đánh dấu ở bên phải. Dạng xem Bố trí In thường là cách tốt nhất để xem các chú thích cùng với văn bản.
3. Đi đến Ôn tập tab và xem thêm các tùy chọn cho nhận xét. Tab này cũng hiển thị tất cả các điều khiển cho theo dõi các thay đổi và nhận xét trong một tài liệu hợp tác. Sử dụng các tùy chọn Đánh dấu để hiển thị hoặc ẩn các nhận xét. Ví dụ: Không có đánh dấu sẽ ẩn các nhận xét và vùng đánh dấu ở bên phải.
Hoàn thiện báo cáo của bạn
Khi phần lớn báo cáo của bạn được hoàn thành và lưu, đã đến lúc hoàn thiện báo cáo của bạn. Khi tôi nói hoàn thiện, tôi không có nghĩa là đọc lại nó. Điều đó cũng nên được thực hiện. Bây giờ, bạn phải thực hiện các biện pháp bảo mật để bảo vệ báo cáo khỏi những thay đổi và đạo văn trái phép.
Các biện pháp bảo mật này sẽ cung cấp thêm mức độ xác thực cho tệp điện tử của bạn trước khi bạn chia sẻ nó.
Phần này sẽ bao gồm:
- Chữ ký
- Chèn hình mờ
- Đặt tài liệu ở chế độ 'chỉ đọc'
- Mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn
- In tài liệu của bạn sang PDF
1. Chữ ký
Bạn có thể thêm chữ ký văn bản để tạo dấu ấn cá nhân vào báo cáo. Nhưng một chữ ký văn bản đơn giản không cần bất kỳ xác thực nào. Chữ ký điện tử là cách tốt hơn để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi bị truy cập trái phép. Chữ ký điện tử xác nhận rằng tài liệu đến từ người ký và không bị giả mạo theo bất kỳ cách nào.
Hãy tạo một dòng chữ ký trong Microsoft Word 2016.
Trong tài liệu, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn tạo dòng chữ ký.
1. Đi tới Chèn > Chữ tập đoàn > Dòng chữ ký và bấm vào Dòng Chữ ký Microsoft Office .
2. Các Thiết lập Chữ ký hộp thoại được hiển thị. Điền vào các trường như được chỉ ra. Nếu bạn đang gửi tài liệu cho người khác để ký, hãy thêm hướng dẫn cho người ký trong trường dành riêng cho tài liệu đó ( Hướng dẫn cho người ký ). Người ký cũng có thể thêm vào mục đích của việc ký kết nếu Cho phép người ký thêm nhận xét trong hộp thoại Ký được kiểm tra.
3. Nhấp vào VÂNG và tài liệu bây giờ sẽ hiển thị một chỗ dành sẵn cho chữ ký.
Nhập chữ ký:
Khi bạn cần ký văn bản bằng chữ ký số, hãy chuyển đến dòng chữ ký và nhấp chuột phải vào nó.
Bạn sẽ được nhắc ký bằng ID kỹ thuật số. Nếu bạn chưa có, Microsoft sẽ yêu cầu bạn lấy một cái từ đối tác dịch vụ chữ ký.
Nếu bạn không có ID kỹ thuật số, bạn có thể chèn một biểu diễn văn bản của một dòng chữ ký . Bạn có thể sử dụng chữ ký bằng văn bản hoặc hình ảnh không yêu cầu xác thực.
2. Chèn hình mờ
Hình mờ Microsoft Word là một chỉ báo trực quan 'giả' nhưng vẫn hữu ích cho trạng thái của tài liệu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hình mờ có nội dung 'Bản nháp' để phân biệt nó với phiên bản cuối cùng của tài liệu. Hoặc, sử dụng hình mờ để đề xuất tài liệu là 'Có bản quyền' hoặc 'Bí mật'.
Dấu hiệu 'Bản nháp' là phổ biến nhất. Tuy nhiên, Microsoft Word cung cấp cho bạn một số hình mờ khác để bạn lựa chọn.
1. Đi tới Thiết kế > Trang nền và lựa chọn Chữ ký ảnh . Nút Hình mờ sẽ chỉ được bật trong chế độ xem In.
2. Bạn có thể chọn hình ảnh hoặc hình mờ văn bản từ thư viện. Cả hai phiên bản ngang và chéo đều có sẵn. Hộp thoại cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn tùy chỉnh cho giao diện cuối cùng của hình mờ. Hãy thử các phông chữ, bố cục, kích thước và màu sắc khác nhau.
3. Bạn có thể nhập văn bản của riêng mình vào trường Văn bản để tạo hình mờ tùy chỉnh.
4. Chọn VÂNG để áp dụng hình mờ cho tài liệu của bạn. Word tự động áp dụng hình mờ cho mọi trang ngoại trừ trang tiêu đề.
3. Đặt tài liệu ở chế độ 'Chỉ đọc'
Bản chất của một báo cáo chuyên nghiệp không cần phải được chỉnh sửa bởi người đọc. Chuyển đổi tài liệu sang PDF là một cách. Tuy nhiên, bạn cũng có thể áp dụng thêm một số hạn chế trong Microsoft Word và ngăn chặn việc sửa đổi hoặc bỏ sót ngẫu nhiên dưới bất kỳ hình thức nào.
Có ba cách để bảo vệ tài liệu.
Đầu tiên - Đặt tài liệu của bạn ở chế độ 'chỉ đọc'.
Điều này đảm bảo rằng tài liệu của bạn chỉ có thể được đọc hoặc sao chép. Nó sẽ không ngăn bất kỳ ai sao chép tệp và thực hiện các thay đổi đối với bản sao.
1. Đi tới Tập tin tab> Thông tin > Bảo vệ tài liệu > Đánh dấu là cuối cùng.
2. Khi người đọc mở một tài liệu, một thanh trên cùng sẽ nhắc người đọc coi tài liệu này là tài liệu chỉ đọc. Tuy nhiên, họ có thể nhấp vào 'Vẫn chỉnh sửa' để mở tài liệu ở chế độ Chỉnh sửa.
Thứ hai - Mật khẩu Bảo vệ Tài liệu của Bạn.
Bảo vệ tài liệu của bạn khỏi các chỉnh sửa không mong muốn bằng hàng rào mật khẩu.
1. Dưới Bảo vệ tài liệu , lựa chọn Mã hóa bằng mật khẩu . Nhập mật khẩu và nhấp vào VÂNG .
2. Trong Xác nhận mật khẩu , nhập lại mật khẩu, sau đó bấm VÂNG . Tài liệu sẽ mở khi người đọc được nhắc nhập mật khẩu.
Microsoft sử dụng AES (Tiêu chuẩn mã hóa nâng cao), độ dài khóa 128 bit, SHA1 (thuật toán băm mật mã tạo ra khóa 160 bit gần như duy nhất để thay thế bản rõ) và CBC (chuỗi khối mật mã) để cung cấp cho hacker -cảm đau đầu.
Thứ ba - Hạn chế chỉnh sửa.
Tính năng kiểm soát này giúp bạn với tư cách là tác giả quyết định phần nào của tài liệu mà người khác có thể chỉnh sửa và phần nào sẽ bị khóa. Hãy nghĩ về nó như là người bảo vệ người để cho các VIP vào nhưng nếu không thì chặn cửa cho những người bình thường.
1. Đi tới Ôn tập > Hạn chế chỉnh sửa .
2. Dưới Các hạn chế chỉnh sửa , đánh dấu Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu và đảm bảo rằng danh sách cho biết Không có thay đổi (Chỉ đọc) .
Không có thay đổi (Chỉ đọc) là loại hạn chế mặc định. Đối với một mức hạn chế khác cho tài liệu, hãy nhấp vào menu và chọn từ Thay đổi được theo dõi, Nhận xét hoặc Điền vào biểu mẫu.
3. Để giải phóng một số phần khỏi sự phong tỏa chỉnh sửa, hãy chọn các phần để chỉnh sửa mà không bị hạn chế. Để chọn nhiều khu vực, hãy nhấp vào ĐIỀU KHIỂN trong khi chọn khu vực bằng cách sử dụng chuột.
4. Bạn có thể kiểm tra Tất cả mọi người trong Ngoại lệ (tùy chọn) trong bảng Hạn chế Chỉnh sửa. Hoặc, nhấp vào Nhiều người dùng hơn … Và chỉ cho phép những người dùng cụ thể sửa đổi các phần. Các khu vực cho phép sẽ được đánh dấu bằng dấu ngoặc vuông.
5. Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ .
Bây giờ, hãy nhập một mật khẩu duy nhất vào hộp mở ra. Bạn phải gõ lại để xác nhận.
Mật khẩu là tùy chọn. Nhưng nó đảm bảo rằng không ai có thể chỉ cần nhấp vào Dừng bảo vệ và chỉnh sửa tài liệu. Nếu bạn vẫn hoang tưởng, hãy tiếp tục và mã hóa tài liệu Microsoft Word của bạn như chúng tôi đã làm trong quy trình thứ hai ở trên.
4. In Báo cáo của Bạn sang PDF
Định dạng tài liệu di động có nhiều ưu điểm. Không kém phần quan trọng là khả năng tương thích đa nền tảng của nó trên tất cả các máy tính. Tài liệu của bạn đã sẵn sàng và bây giờ bạn cần chia sẻ hoặc gửi tài liệu để được in. Nhiều báo cáo chuyên môn - ví dụ, một tài liệu pháp lý - cần phải giữ nguyên định dạng như đã định.
Lưu hoặc chuyển đổi một bản sao sang PDF. Microsoft Word 2016 không cần bất kỳ phần bổ trợ nào của bên thứ ba.
Đi đến Tập tin > Xuất khẩu > Tạo PDF / XPS .
Hãy nhớ rằng tài liệu Word của bạn có thể chứa thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn đưa vào PDF. Xóa nó trước khi bạn xuất bản sang PDF. bên trong Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS cửa sổ, chọn Tùy chọn . Sau đó chọn Tài liệu và rõ ràng Thuộc tính tài liệu . Đặt bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn và chọn VÂNG .
Duyệt đến nơi bạn muốn lưu tệp và nhấp vào Công bố .
Bước tiếp theo...
Bạn đang ở gần vạch đích. Phóng sự đã sẵn sàng để chuyển đến tay bạn đọc. Nhưng còn một công việc cuối cùng.
Lật các trang và đảm bảo (một lần nữa) rằng báo cáo của bạn thân thiện với người đọc. Tiếp cận nó với con mắt của người đọc. Bạn đã sắp xếp các suy nghĩ của mình và viết một cách thuyết phục chưa? Thông tin có trôi chảy với các biểu đồ và hình ảnh minh họa không? Họ có thể đọc lướt qua và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng không? Văn bản có đọc được không? Sử dụng điểm khả năng đọc để đánh giá mức độ dễ đọc của tài liệu của bạn như một bước cuối cùng.
Bạn cũng có thể nhận thấy rằng chúng tôi đã không đề cập đến một số khía cạnh của Microsoft Word. Ví dụ, Bảng Microsoft Word là một công cụ quan trọng để hiển thị dữ liệu. Hoặc là sức mạnh của danh sách trong quản lý thông tin.
Microsoft Word đã có tuổi đời hơn một phần tư thế kỷ và có rất ít tính năng. Tại MakeUseOf, chúng tôi đã bao quát mọi ngóc ngách của con quái vật này. Vì vậy, hãy sử dụng tài nguyên của chúng tôi để tìm hiểu thêm về phần mềm này miễn phí. Mỗi tính năng mới của Microsoft Word học được sẽ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
Làm cho báo cáo của bạn tỏa sáng
Như tác giả Nathaniel Hawthorne đã nói,
Đọc dễ là viết khó
Điều này không đúng với việc viết báo cáo chuyên nghiệp phải không? Rốt cuộc, nếu được lựa chọn, không ai có thể muốn đọc nó. Viết báo cáo kinh doanh và sử dụng nó để giao tiếp là hai việc khác nhau. Microsoft Word chỉ là một công cụ - đó là công việc của bạn.
Đối với một số lựa chọn thay thế, hãy xem trình xử lý văn bản trực tuyến tốt nhất . Và để được trợ giúp thêm về cách viết chuyên nghiệp, hãy xem cách xin lỗi trong email và ý nghĩa của nó .
Các phương pháp hay nhất để viết báo cáo kinh doanh chuyên nghiệp là gì? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Nâng cấp lên Windows 11 có đáng không?Windows đã được thiết kế lại. Nhưng điều đó có đủ thuyết phục bạn chuyển từ Windows 10 sang Windows 11?
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Phần mềm soạn thảo văn bản
- Longform
- Hướng dẫn Longform
Saikat Basu là Phó tổng biên tập về Internet, Windows và Năng suất. Sau khi loại bỏ những thứ bẩn thỉu của bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài mười năm, anh ấy hiện đang đam mê giúp đỡ những người khác cải thiện kỹ năng kể chuyện của họ. Anh ta tìm kiếm dấu phẩy Oxford bị thiếu và ghét những ảnh chụp màn hình xấu. Nhưng những ý tưởng về Nhiếp ảnh, Photoshop và Năng suất làm dịu tâm hồn anh ấy.
Xem thêm từ Saikat BasuTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký