Cách lưu trữ email trong Outlook

Lưu trữ email là một trong những cách tốt nhất để giữ cho hộp thư đến của bạn được kín đáo. Nếu bạn muốn thực hiện việc này trong Outlook, bạn thật may mắn. Cả Outlook cho web và Outlook cho máy tính để bàn đều cho phép bạn lưu trữ email của mình một cách dễ dàng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày tất cả các cách tốt nhất để lưu trữ email của bạn trong Microsoft Outlook trên máy tính của bạn.

Kho lưu trữ trong Outlook là gì?

Trong ngữ cảnh của Outlook và email, bản lưu trữ về cơ bản là tất cả các email mà bạn đã chọn để tách biệt với hộp thư đến chính của mình.

Trên Outlook cho web, lưu trữ email có nghĩa là chuyển email từ thư mục hộp thư đến chính sang thư mục Lưu trữ.

Trong Outlook dành cho máy tính để bàn, lưu trữ email về cơ bản có nghĩa là di chuyển email của bạn từ tệp Outlook PST chính sang tệp PST mới. Bạn có thể di chuyển xung quanh tệp PST này và truy cập vào tất cả các email đã lưu trữ của bạn trong đó, bất kỳ lúc nào bạn muốn.

cách cài đặt windows 10 từ usb trên máy tính mới

Nếu bạn mới bắt đầu với Outlook, so sánh Outlook cho web với máy tính để bàn và xem cái nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bạn có thể sử dụng kho lưu trữ Outlook cho tất cả tài khoản email của mình không?

Có hai trường hợp bạn không thể sử dụng tính năng Lưu trữ trong Outlook.

Trước tiên, nếu bạn có tài khoản email Exchange Server và tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Exchange Server Online Archive, thì bạn không thể sử dụng tính năng lưu trữ Outlook gốc.

Thứ hai, nếu quản trị viên mạng của bạn đã tắt tính năng lưu trữ, thì bạn cũng không thể lưu trữ email của mình.

Trong cả hai trường hợp này, hãy nói chuyện với quản trị viên mạng của tổ chức bạn để được trợ giúp.

Cách lưu trữ email trong Outlook for Web

Lưu trữ email trên Outlook cho web dễ dàng hơn so với lưu trữ trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Chỉ cần nhấp vào một vài tùy chọn và các email đã chọn của bạn sẽ được lưu trữ.

Đây là cách bạn thực hiện:

Đi qua Outlook.com và đăng nhập vào tài khoản email của bạn.
Nhấp vào thư mục bên trái nơi chứa email của bạn.
Chọn email bạn muốn lưu trữ từ ngăn bên phải.
Nhấp vào tùy chọn cho biết Lưu trữ trong thanh menu trên cùng.
Nếu bạn lưu trữ nhầm một email, hãy nhấp vào Hoàn tác ở dưới cùng để đảo ngược hành động của bạn.

Bạn có thể xem tất cả các email đã lưu trữ của mình bằng cách nhấp vào Lưu trữ bên trái.

Nếu bạn muốn di chuyển một email đã lưu trữ trở lại thư mục chính, hãy tìm email đó trong Lưu trữ thư mục, nhấp vào email, nhấp vào Chuyển tới ở trên cùng và chọn nơi bạn muốn chuyển email.

Có liên quan: Cách lưu trữ tất cả các email cũ trong Gmail và tiếp cận Inbox Zero

Cách tự động lưu trữ email trong Outlook

Trong Outlook dành cho máy tính để bàn, bạn có thể lưu trữ email tự động hoặc thủ công. Trong phần này, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng tính năng lưu trữ tự động trong Outlook dành cho máy tính để bàn.

Tự động lưu trữ là tên của tính năng giúp tự động lưu trữ email của bạn trong ứng dụng Outlook. Tính năng này sẽ gửi email của bạn từ các thư mục chính vào kho lưu trữ sau một khoảng thời gian xác định trước đã trôi qua.

Bạn có thể định cấu hình các tùy chọn khác nhau trong tính năng này và các bước sau mô tả cách bạn thực hiện điều đó:

macbook pro nên dùng được bao lâu

Mở ra Quan điểm trên máy tính của bạn.
Nhấp chuột Tập tin ở trên cùng, rồi chọn Tùy chọn từ thanh bên trái.
Nhấn vào Nâng cao tùy chọn ở bên trái.
Tìm thấy Lưu trữ tự động trên ngăn bên phải và nhấp vào Cài đặt Tự động Lưu trữ cái nút.
Đánh dấu Chạy Tự động lưu trữ mọi ở trên cùng và chỉ định khi nào tính năng này sẽ chạy trong Outlook của bạn.
bên trong Cài đặt thư mục mặc định để lưu trữ , chọn thời điểm lưu trữ một mục. Về cơ bản, bạn đang chỉ định độ tuổi của nội dung Outlook của mình.
Nhấp chuột Duyệt qua và chọn thư mục đích cho tệp lưu trữ của bạn. Bạn chỉ cần làm điều này nếu bạn không thích thư mục Outlook PST mặc định.
Cuối cùng, nhấn VÂNG ở dưới cùng để lưu các thay đổi của bạn.

Nếu bạn muốn ngăn Outlook tự động lưu trữ email của mình, bạn có thể tắt tính năng Tự động lưu trữ.

Để làm điều này:

Mở ra Quan điểm trên máy tính của bạn.
Nhấp chuột Tập tin ở trên cùng và chọn Tùy chọn bên trái.
Nhấn vào Nâng cao tùy chọn ở bên trái.
Nhấp chuột Cài đặt Tự động Lưu trữ trên ngăn bên phải.
Bỏ chọn Chạy Tự động lưu trữ mọi ở trên cùng.
Nhấp chuột VÂNG dưới đáy.

Cách lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công

Để có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với lưu trữ email, bạn thực sự có thể lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công. Điều này cho phép bạn gửi các email chính của mình vào kho lưu trữ khi cần thiết.

Để sử dụng phương pháp này:

Mở ra Quan điểm trên máy tính của bạn.
Nhấp chuột Tập tin ở góc trên bên trái.
Chọn Thông tin tab ở bên trái.
Nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống cho Công cụ và chọn Dọn dẹp đồ cũ .
Một hộp thoại xuất hiện cho phép bạn định cấu hình kho lưu trữ email thủ công của mình.
Ở trên cùng, bạn có hai tùy chọn cho phép bạn quyết định những gì sẽ đưa vào kho lưu trữ của mình. Chọn một cái mà bạn muốn sử dụng.
Chọn các thư mục bạn muốn thêm vào kho lưu trữ của mình.
Chọn độ tuổi của các mặt hàng của bạn bằng cách sử dụng tùy chọn lịch.
Nhấp chuột Duyệt qua và chọn thư mục mà bạn muốn lưu tệp lưu trữ Outlook của mình.
Đánh VÂNG ở dưới cùng để bắt đầu tạo kho lưu trữ email trong Outlook.

Sau khi tệp lưu trữ được tạo, bạn có thể di chuyển tệp PST kết quả đến bất kỳ đâu bạn muốn.

Cách xem các email đã lưu trữ trong Outlook

Truy cập các email đã lưu trữ của bạn trong Outlook cho máy tính để bàn cũng dễ dàng như trong Outlook cho web. Bạn chỉ cần tải tệp lưu trữ của mình vào Outlook và bạn sẽ thấy tất cả các email đã lưu trữ của mình.

Dưới đây là cách nhập tệp lưu trữ email PST vào Outlook trên máy tính của bạn:

Phóng Quan điểm .
Nhấn vào Tập tin menu ở trên cùng.
Lựa chọn Mở & Xuất trong thanh bên trái.
Trên ngăn bên phải, nhấp vào Mở tệp dữ liệu Outlook khi bạn nhập tệp dữ liệu PST vào chương trình.
Điều hướng đến thư mục chứa tệp lưu trữ của bạn, nhấp vào tệp và nhấn Mở ra dưới đáy.
Tệp của bạn sẽ tải trong chương trình và sau đó bạn sẽ có thể xem tất cả các email đã lưu trữ của mình.

Bạn có thể hợp nhất các tệp Outlook PST của bạn nếu bạn có nhiều tệp.

Khai báo Outlook bằng cách lưu trữ email

Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp khi chỉ nhìn vào số lượng email trong hộp thư đến của mình, đã đến lúc loại bỏ một số email đó bằng cách lưu trữ chúng. Sử dụng các phương pháp trên để chuyển các email ít quan trọng hơn vào kho lưu trữ, vì vậy bạn có thể làm việc với những email cần chú ý ngay lập tức.

Vấn đề với email là việc quản lý chúng không hề dễ dàng, ngay cả đối với những người chuyên nghiệp. Tuy nhiên, có một số mẹo và thủ thuật mà bạn có thể học để làm cho việc quản lý email bớt áp đảo hơn nhiều.

Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail Cách chinh phục Hộp thư đến của bạn: Hơn 60 Mẹo về Năng suất và Bảo mật Email

Đừng bị choáng ngợp bởi hộp thư đến của bạn! Đây là mọi thứ bạn cần biết để chinh phục email của mình một lần và mãi mãi.

Đọc tiếp Chủ đề liên quan

Năng suất
Mẹo về Email
Microsoft Outlook
Mẹo Microsoft Office
Ứng dụng email

Giới thiệu về tác giả Mahesh Makvana(307 bài báo đã xuất bản)

Mahesh là một nhà văn công nghệ tại MakeUseOf. Anh ấy đã viết hướng dẫn cách sử dụng công nghệ trong khoảng 8 năm nay và đã bao gồm nhiều chủ đề. Anh ấy thích dạy mọi người cách họ có thể khai thác tối đa thiết bị của mình.

Xem thêm từ Mahesh Makvana

Theo dõi bản tin của chúng tôi

Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!

Bấm vào đây để đăng ký