Home-theater-designers
Tất cả mọi người đôi khi vít lên. Hãy cố gắng như chúng ta có thể, không ai là hoàn hảo. Khi bạn mắc lỗi làm tổn thương người khác, bạn nên đưa ra một lời xin lỗi là đúng đắn.
Mặc dù bạn thường cần phải trực tiếp xin lỗi, nhưng đôi khi bạn có thể thích hoặc phải nói rằng bạn xin lỗi qua email. Hãy xem cách xin lỗi chuyên nghiệp trong email để giúp bạn xử lý tốt nhất tình huống này.
Ba thành phần của một email xin lỗi thích hợp
Tín dụng hình ảnh: sandphin / Flickr
Mặc dù không có khuôn mẫu chung nào, nhưng tiêu chuẩn được chấp nhận chung cho lời xin lỗi bao gồm ba phần:
- Công nhận rằng bạn đã làm sai điều gì đó.
- Cảm thấy hối hận cho hành động của bạn và đồng cảm để hiểu họ đã làm tổn thương người kia như thế nào.
- Sự thay thế , nơi bạn làm cho tình huống đúng.
Chúng tôi sẽ xem xét từng yếu tố trong số ba yếu tố này khi chúng tôi hướng dẫn cách nói lời xin lỗi trong email.
Cách mở Email xin lỗi của bạn
Trước khi bắt đầu viết lời xin lỗi thực sự, bạn phải nói với người bạn đang viết thư. Điều này sẽ thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người ấy.
Hãy giả sử rằng bạn đã mắc sai lầm trong một tình huống chuyên môn và do đó bạn cần phải gửi một email xin lỗi đến sếp của mình. Ví dụ, chúng tôi sẽ nói rằng bạn đã không hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng đúng hạn, điều này đã làm trì hoãn dự án đối với những người khác.
Liên quan: Tránh những sai lầm này để liên lạc qua email và văn bản tốt hơn
Trong trường hợp này, một lời chào thích hợp sẽ là 'Kính gửi [Tên], '. Nếu bạn đang xin lỗi một người bạn, những câu như 'Xin chào [Tên]' hoặc 'Xin chào [Tên],' sẽ phù hợp hơn.
Đừng quên dòng tiêu đề của email xin lỗi. Sau khi bạn xử lý sai ai đó, họ có thể không vui khi thấy một email từ bạn đến.
Đặt một cái gì đó như 'Vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của tôi' hoặc 'Tôi chân thành xin lỗi' trong dòng tiêu đề là một cách tốt để làm rõ ngay từ đầu thông điệp của bạn là gì. Đừng cố gắng trở nên thông minh bằng cách sử dụng các từ viết tắt của email; giữ cho nó đơn giản để họ biết những gì tin nhắn của bạn có.
Thừa nhận sai lầm của bạn
Tín dụng hình ảnh: stevanovicigor / Tiền gửi
Bây giờ bạn đã hoàn thành phần mở đầu, đã đến lúc phần quan trọng đầu tiên của lời xin lỗi. Ở đây bạn cần xác định rõ vấn đề đã xảy ra. Sở hữu những gì bạn đã làm; đừng cố đổ lỗi cho người khác hoặc bào chữa cho những gì đã xảy ra.
Đây là một ví dụ về những gì không làm trong email xin lỗi của bạn:
Mặc dù tôi biết rằng tôi đã bỏ lỡ một thời hạn quan trọng, nhưng đó thực sự không phải là lỗi của tôi. Tôi đang làm việc với Paul trong dự án này, và anh ấy đã lãng phí quá nhiều thời gian của tôi khi hỏi tôi một loạt các câu hỏi không liên quan. Máy tính của tôi cũng bị treo trong suốt cả tuần và CNTT vẫn chưa thể xem xét nó. Vì vậy, tất cả không phải do tôi.
2 người chơi trò chơi trên các máy tính khác nhau
Ngay cả khi tất cả những điều trên là sự thật, nó không phải là một lời xin lỗi tốt. Phần này cần thừa nhận trách nhiệm của bạn trong sai sót.
Một cái gì đó như thế này tốt hơn nhiều:
Tôi nhận ra rằng tôi đã bỏ lỡ một thời hạn quan trọng. Dự án này thực sự quan trọng đối với bộ phận của chúng tôi, và bạn đã tin tưởng tôi sẽ hoàn thành nó một cách kịp thời. Tôi biết rằng việc tôi không hoàn thành nhiệm vụ này đúng thời hạn đã làm trì hoãn việc hoàn thành dự án. Điều này phản ánh không tốt cho đội của chúng tôi, và tôi xin lỗi vì điều đó.
Ở đây, bạn đã trình bày rõ ràng những gì bạn đã làm sai, mà không cố gắng hạ thấp hoặc làm chệch hướng nó. Đây là một phần của lời xin lỗi mà ngày nay thường bỏ qua.
Bày tỏ sự tiếc nuối cho những gì bạn đã làm
Bây giờ bạn đã xác định rõ ràng lỗi của mình, bạn cần thể hiện sự lo lắng về những gì đã xảy ra. Hãy nhớ rằng ít nhất những gì bạn đã làm đã gây ra đau đớn, thất vọng và những cảm xúc tiêu cực khác cho người kia. Trong môi trường chuyên nghiệp, điều đó cũng có thể khiến họ lãng phí thời gian, tiền bạc hoặc gặp rắc rối với cấp trên.
Hãy thể hiện rõ rằng bạn cảm thấy hối hận về tình huống này. Hãy thử đặt mình vào vị trí của họ và hiểu hành động của bạn khiến họ cảm thấy như thế nào. Đừng đưa ra lời giải thích cho hành vi của bạn ở đây hoặc nói rằng bạn 'xin lỗi vì họ cảm thấy như vậy' về những gì bạn đã làm.
Mục đích của lời xin lỗi là để hàn gắn mối quan hệ rạn nứt chứ không phải để chứng minh rằng bạn đã đúng.
Dưới đây là một ví dụ về cách đóng khung phần này của lời xin lỗi:
Tôi muốn thành thật xin lỗi vì tôi đã không thực hiện nghĩa vụ của mình và hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã giao phó cho tôi đúng thời hạn. Không có lời bào chữa nào cho sự thất bại này. Tôi không muốn biết rằng mình đã làm cho nhóm của mình thất vọng và cảm thấy thật tồi tệ khi điều này khiến bạn xấu hổ khi gặp khách hàng.
Bày tỏ sự đồng cảm mang lại tính xác thực cho lời xin lỗi của bạn. Nó giúp bạn quên đi quan điểm của mình trong giây lát và nhìn vào những gì người khác đang giải quyết.
Spotify trả cho các nghệ sĩ năm 2017 bao nhiêu
Sai lầm của bạn là đúng
Lời nói là quan trọng, nhưng hành động còn nặng hơn nhiều. Để thể hiện rằng bạn có nghĩa là những gì bạn đã nói, điều quan trọng là phải sửa đổi. Hành động sẽ giúp tình hình trở nên đúng đắn (nếu có thể) hoặc cho thấy rằng bạn sẽ cố gắng hết sức để không mắc phải sai lầm tương tự lần nữa.
Tiếp tục với ví dụ của chúng tôi về việc bỏ lỡ thời hạn, một cái gì đó như thế này có thể đóng vai trò như một phần thay thế của email xin lỗi:
Trong tương lai, để tránh bỏ lỡ thời hạn, tôi sẽ nói chuyện trước với bạn nếu tôi lo lắng rằng tôi sẽ không thể hoàn thành công việc đúng hạn. Tôi sẽ nhận thức rõ hơn về việc các dự án quan trọng mất bao nhiêu thời gian và sẵn sàng bỏ thêm giờ ngoài văn phòng để đảm bảo chúng hoàn thành. Điều này sẽ không xảy ra nữa.
Trong một số tình huống, bạn có thể không biết phải cung cấp những gì để bù đắp cho hành vi của mình. Nếu đúng như vậy, bạn có thể chỉ cần hỏi 'Tôi có thể làm gì để điều này trở nên đúng đắn?'
Điều quan trọng nhất là cho thấy bạn sẽ hành động khác như thế nào trong tương lai để ngăn vấn đề tương tự xảy ra lần nữa.
Cách đóng email xin lỗi của bạn
Bây giờ bạn chỉ cần kết thúc tin nhắn. Điều này khá đơn giản, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn giữ giọng điệu phù hợp. Bạn nên cảm ơn người nhận vì đã đọc tin nhắn xin lỗi của bạn và chúc họ an lành.
Đọc thêm: Cách tốt nhất để kết thúc email một cách chuyên nghiệp
Mời họ thảo luận thêm về những gì bạn đã nói cũng là một ý kiến hay. Điều này cho thấy rằng bạn chân thành và cởi mở với các cuộc đối thoại bổ sung.
Đây là một cách để đóng email xin lỗi chuyên nghiệp của bạn:
Cảm ơn vì đã đọc nó. Nếu có bất cứ điều gì bạn muốn trao đổi thêm, vui lòng liên hệ với tôi để chúng tôi có thể giải quyết.
Trân trọng, [Tên của bạn]
cách xóa bộ nhớ cache trong android
Nếu bạn không muốn sử dụng 'Trân trọng', các câu kết trang trọng khác như 'Trân trọng' cũng sẽ hoạt động. Bạn không cần phải nói 'Cùng với lời xin lỗi' hoặc bất cứ điều gì tương tự, vì bạn đã dành toàn bộ email để xin lỗi một cách hợp lý.
Email có phải là phương tiện thích hợp cho lời xin lỗi không?
Chúng tôi đã hướng dẫn cách xin lỗi một cách chuyên nghiệp trong email. Nhưng trước khi bắt đầu viết thư, bạn nên cân nhắc xem email có phải là phương tiện thích hợp cho lời xin lỗi hay không.
Email chắc chắn có lợi khi nói đến lời xin lỗi. Bởi vì không bị ràng buộc về thời gian, bạn có thể soạn thảo suy nghĩ của mình một cách rõ ràng và trực tiếp. Nếu bạn muốn xin lỗi nhanh chóng, gửi email cho phép bạn liên hệ với họ trong một khoảng thời gian ngắn nếu gặp trực tiếp không phải là một lựa chọn. Và không giống như những lời xin lỗi trực tiếp, bạn không cần phải tự phát và phản ứng lại những gì người kia nói.
Nhưng không phải tất cả đều tốt. Email ít mang tính cá nhân hơn một lời xin lỗi trực tiếp (hoặc cuộc gọi điện thoại). Tùy thuộc vào việc thành lập công ty của bạn, việc gửi email có thể bị coi là hèn nhát nếu xuất hiện trực tiếp là khả thi. Đừng trốn sau màn hình khi bạn cần xin lỗi về điều gì đó.
Gửi email xin lỗi để sửa chữa sai lầm
Xin lỗi đúng cách là một kỹ năng sống có giá trị. Không phải ai cũng biết cách thực hiện và một lời xin lỗi không hay có thể khiến người đối diện cảm thấy thất vọng hơn trước. Sử dụng hướng dẫn cơ bản này về cách nói lời xin lỗi trong email và bạn sẽ tiến tới một mối quan hệ được hàn gắn.
Hãy ghi nhớ rằng mục đích cuối cùng của lời xin lỗi là xây dựng lại niềm tin đã tan vỡ. Bạn đã làm sai điều gì đó và ba bước chính ở trên là cách bạn làm chủ nó và sửa chữa nó. Đừng đưa ra lời xin lỗi về bạn.
Tín dụng hình ảnh: nito / Shutterstock
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 5 Cách Viết Email Chuyên Nghiệp Tiết Kiệm Thời Gian Và Công SứcĐó là một kỹ năng để biết cách viết email chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và nhận được thư trả lời. Hãy để những mẫu email này giúp bạn.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Mẹo viết
- Mẹo về Email
- Nghi thức trực tuyến
- Làm việc từ xa
- Mạng chuyên nghiệp
Ben là Phó biên tập viên và Giám đốc giới thiệu tại MakeUseOf. Anh ấy đã rời bỏ công việc CNTT của mình để viết toàn thời gian vào năm 2016 và chưa bao giờ nhìn lại. Anh ấy đã bao gồm các hướng dẫn công nghệ, đề xuất trò chơi điện tử và hơn thế nữa với tư cách là một nhà văn chuyên nghiệp trong hơn bảy năm.
Xem thêm từ Ben StegnerTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký