Home-theater-designers
Microsoft Word là chương trình tiêu chuẩn trên thực tế dành cho các tài liệu Microsoft Office, từ các tài liệu nghiên cứu đến báo cáo chuyên môn . Nhưng đôi khi bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn cần tham khảo; nó có thể là trong Microsoft Excel, nó có thể là PDF, nó thậm chí có thể là một tài liệu Word khác. Biết cách nhập dữ liệu đó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày tám cách khác nhau để bạn có thể nhập thông tin vào tài liệu Microsoft Word của mình; một số sẽ hữu ích cho những thứ như báo cáo, một số khác sẽ tốt cho các thư từ biểu mẫu và các dự án tương tự, và những người khác sẽ chỉ tiết kiệm thời gian trong một vài tình huống cụ thể khi bạn cần một thứ gì đó. khác thường .
iphone 12 pro vs samsung s21 ultra
Vì Microsoft Excel là tài nguyên linh hoạt nhất để nhập dữ liệu nên chúng ta sẽ bắt đầu từ đó.
Nhập bảng từ Microsoft Excel
Định dạng bảng trong Microsoft Word thật là khủng khiếp. Đó là lý do tại sao Microsoft Excel tồn tại, phải không? May mắn thay, Microsoft đã có tầm nhìn xa khi cho phép bạn đưa các bảng trực tiếp từ Excel vào tài liệu Word của mình để bạn có thể thực hiện tất cả các định dạng trong Excel, nơi nó dễ dàng hơn rất nhiều.
Để bắt đầu, hãy chọn các ô bạn muốn sao chép trong Microsoft Excel, nhấn Chỉnh sửa> Sao chép và quay lại Microsoft Word.
Đi đến Chỉnh sửa> Dán Đặc biệt ... (hoặc nhấp chuột phải và chọn Dán đặc biệt ... ) và chọn Dán liên kết trong thanh bên trái. bên trong Như... menu, chọn Đối tượng trang tính Microsoft Excel , sau đó đánh VÂNG .
Bây giờ, bạn sẽ thấy các ô bạn đã chọn ngay trong tài liệu Microsoft Word của mình. Và bởi vì bạn đã chọn Dán liên kết thay vì Dán , những ô đó sẽ cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi trong bảng tính Microsoft Excel của mình.
Nếu bạn chọn Dán thay vì Dán liên kết , các ô của bạn sẽ không cập nhật khi bạn thực hiện các thay đổi trong bảng tính. Tuy nhiên, nó có lợi thế là hoạt động cho dù trang tính Excel có xuất hiện hay không. Vì vậy, nếu bạn không cần cập nhật - nếu bạn đang in hoặc bạn sẽ gửi tệp qua email cho người khác và nó cần hiển thị dữ liệu chính xác, chẳng hạn - bạn có thể muốn sử dụng Dán .
Nhập một ô từ Microsoft Excel
Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp tương tự như trên cho các ô riêng lẻ:
Trong trường hợp này, thay vì chọn Đối tượng trang tính Microsoft Excel , Tôi đã chọn Văn bản chưa được định dạng ; đây là lý do tại sao số có cùng định dạng với phần còn lại của tài liệu Microsoft Word. Nó vẫn được cập nhật theo cách tương tự, nhưng bạn không phải đối phó với việc cố gắng đưa hộp văn bản vào đúng vị trí.
Bạn có thể sử dụng cùng một chiến lược này với toàn bộ bảng, nếu bạn cũng muốn giữ định dạng nhất quán với tài liệu Word của mình. Nếu điều này không hoạt động hoặc bạn cần một hành vi phức tạp hơn từ một ô của mình, bạn có thể thử sử dụng Visual Basic để tích hợp dữ liệu Excel vào tài liệu Word của mình.
Nhập đồ thị hoặc biểu đồ từ Microsoft Excel
Giống như nhập bảng, có thể rất thuận tiện khi nhập biểu đồ hoặc biểu đồ từ Microsoft Excel vào Word, để nó tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với bảng tính Excel. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn phải tạo các báo cáo thông thường bao gồm các biểu đồ. May mắn thay, Microsoft đã thực hiện quá trình này cực kỳ dễ dàng: chỉ cần sao chép và dán biểu đồ từ Microsoft Excel vào Word.
Bạn cũng có thể nhấp và kéo biểu đồ từ Microsoft Excel sang Word để nhúng biểu đồ vào tệp. Dù bạn làm theo cách nào, biểu đồ giờ đây sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện các thay đổi đối với bảng tính ban đầu.
Hợp nhất Thư từ Microsoft Excel
Phối thư cho phép bạn tạo một số lượng lớn thư, nhãn, phong bì hoặc bất kỳ thứ gì khác trong Microsoft Word bằng cách sử dụng dữ liệu từ Excel. Bài báo của Brad trên cách kết hợp thư với Microsoft Excel và Word bao gồm chủ đề chi tiết hơn bao giờ hết, nhưng phiên bản ngắn là bạn sẽ sử dụng Công cụ> Trình quản lý kết hợp thư để chọn nguồn dữ liệu của bạn và tạo mẫu trong Microsoft Word.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Office cũ hơn, hướng dẫn phối thư này bằng Office 2007 có thể được sử dụng và bạn thậm chí có thể sử dụng trộn thư cho hàng loạt email trong Outlook . Có thể mất một lúc để sử dụng kết hợp thư, nhưng khi bạn đã sử dụng được, nó sẽ là một trong những công cụ hữu ích nhất trong kho vũ khí Office của bạn.
Nhập tệp PDF
Một lời cảnh báo nhanh: khi bạn nhập một tệp PDF vào Microsoft Word, về cơ bản nó sẽ ở dạng tệp hình ảnh chứ không phải văn bản. Nếu bạn muốn có thể chọn hoặc sửa đổi văn bản, bạn sẽ cần sao chép và dán nó từ tệp PDF. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn nhúng một tệp PDF vào tài liệu Microsoft Word của mình, hãy nhấn Chèn> Đối tượng , sau đó chọn Từ tệp ... và chọn tệp PDF của bạn.
Bạn sẽ kết thúc với tệp PDF được nhúng như thế này:
Nó không tuyệt vời đối với các tệp PDF dựa trên văn bản, nhưng nếu có hình ảnh trong tệp, thì việc sao chép và dán hoặc tìm cách biến PDF thành tệp hình ảnh để chèn vào tài liệu Microsoft Word của bạn sẽ dễ dàng hơn.
Tự động nhập văn bản từ các tài liệu Word khác
Nếu bạn cần nhập cùng một thứ thường xuyên, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đặt nó vào tài liệu Microsoft Word và chỉ cần tham chiếu nó từ một tài liệu khác.
Giả sử bạn có một loạt các mẫu đơn cần gửi, tất cả đều cần bao gồm tên của bạn và công ty bạn làm việc, nhưng chủ nhân của bạn thay đổi thường xuyên. Bạn không muốn thay đổi mọi ký tự bất cứ khi nào bạn nhận được hợp đồng mới, vì vậy bạn có thể chỉ cần lưu trữ người ký của mình trong một tài liệu và yêu cầu tất cả những người khác cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi.
Xem qua một ví dụ sẽ giúp làm rõ hơn điều này. Đây là tài liệu 'văn bản có thể cập nhật' mà tôi đã lưu:
Tôi muốn bao gồm từng thứ này - một người ký tên, thông tin liên hệ và một trích dẫn - trong mỗi bức thư. Để làm điều này, tôi sẽ tạo một dấu trang trên mỗi cái. Để tạo dấu trang, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn liên kết trong các tài liệu khác, sau đó bấm Chèn> Dấu trang .
Nhập tên dấu trang của bạn và nhấp vào Thêm vào .
Bây giờ, hãy lưu tệp và ghi chú lại đường dẫn đầy đủ đến nơi nó được lưu. Để chèn văn bản đã lưu của bạn, hãy chuyển đến một tài liệu Microsoft Word khác và nhấn Chèn> Trường . Lựa chọn IncludeText từ Tên trường thực đơn.
Bây giờ, trong hộp văn bản bên dưới menu, hãy nhập 'INCLUDETEXT' [đường dẫn đến tệp] '[tên của dấu trang]'. Khi tôi nhập nó, nó trông như thế này:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Người dùng: dralbright: Documents: updatable-text.docx' signoff
(Nếu bạn đang sử dụng Windows, bạn sẽ cần sử dụng ký hiệu tiêu chuẩn cho các đường dẫn, bắt đầu bằng 'C: \'. Lưu ý rằng bạn cần bao gồm hai dấu gạch chéo ngược giữa mỗi phần thay vì một.) Bây giờ nhấn VÂNG và bạn sẽ thấy văn bản được chèn vào tài liệu của mình.
cách tạo đường cong văn bản trong illustrator
Thỉnh thoảng, bạn sẽ nhập sai điều gì đó và bạn sẽ gặp lỗi, như sau:
Để khắc phục, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ nơi nào có lỗi và chọn Chuyển đổi mã trường - điều này sẽ cho phép bạn xem và chỉnh sửa các mã từ bên trong tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng điều này trên các trường đang hoạt động bình thường nếu bạn cần thực hiện thay đổi.
Từ đây, bạn có thể thực hiện bất kỳ bản sửa lỗi nào bạn cần. Trong ví dụ này, có thêm một dấu bằng ở đầu mã.
Sau khi loại bỏ dấu bằng, trường hoạt động chính xác.
Để thực hiện thay đổi trên tất cả các tài liệu mà bạn đã liên kết với dấu trang của mình, hãy quay lại tệp văn bản chung của bạn và chỉ cần thực hiện các thay đổi. Ở đây, tôi đã thay thế câu nói của Groucho Marx bằng câu nói của Oscar Wilde.
Trong các tài liệu khác của bạn, nhấp chuột phải vào trường đã được cập nhật và chọn Cập nhật trường .
Và, bạn đã có nó, trường cập nhật thông tin mới.
Điều này có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng nếu bạn phải nhập những thứ giống nhau một cách thường xuyên, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài. Phải mất một chút thời gian thiết lập trên giao diện người dùng, nhưng bạn sẽ thấy sự tiện lợi của hệ thống này ngay lập tức. Đừng quên kiểm tra các tính năng tự động hóa Office hữu ích khác với IFTTT để tiết kiệm thời gian.
Nhập Văn bản từ Tệp Văn bản hoặc Tài liệu Microsoft Word
Nếu bạn muốn lấy văn bản từ một tệp văn bản hoặc tài liệu Word, nhưng không muốn mở nó, hãy chọn mọi thứ, sao chép nó, quay lại tài liệu của bạn và dán nó (việc này có thể mất nhiều thời gian nếu bạn có hàng trăm trang văn bản), bạn có thể nhập trực tiếp. Chỉ cần nhấn Chèn> Tệp và chọn tệp văn bản hoặc tài liệu Word mà bạn muốn nhập văn bản.
Sau khi bạn đã chọn tệp (bạn có thể phải thay đổi Cho phép thả xuống Tất cả các tài liệu có thể đọc được ), bạn sẽ thấy toàn bộ văn bản trong tài liệu Microsoft Word của mình.
Nhập văn bản từ một trang web
Nếu bạn muốn giữ bản sao cập nhật của trang web trong tài liệu Microsoft Word, bạn cũng có thể làm điều đó! Giả sử tôi muốn một tệp văn bản trực tuyến chứa Một câu chuyện của hai thành phố trong tài liệu của tôi. Tôi sẽ sử dụng cùng một trường INCLUDETEXT, nhưng thay vì sử dụng đường dẫn cục bộ, tôi sẽ sử dụng URL:
Cập nhật trường sẽ đưa toàn bộ cuốn sách vào tài liệu của tôi.
Bạn sẽ nhận được kết quả tốt nhất với một trang web nhiều văn bản. Bạn có thể thấy điều gì sẽ xảy ra khi tôi cố gắng sử dụng INCLUDETEXT để đưa vào trang chủ của MakeUseof:
Nếu bạn có nhu cầu nhập văn bản cập nhật từ một trang web vào tài liệu của mình, điều này chắc chắn đáng để thử. Bạn có thể phải thử nghiệm một chút, nhưng nó có thể là một công cụ rất hữu ích.
Làm gì Bạn Nhập vào Microsoft Word?
Chúng tôi đã đề cập đến tám thứ khác nhau mà bạn có thể nhập vào Microsoft Word ở đây - nhưng có lẽ có nhiều lựa chọn hơn ở đó. Bạn đã nhập gì vào Microsoft Word? Chia sẻ những điều hữu ích nhất mà bạn có thể nhập, để tất cả chúng ta có thể giúp nhau tiết kiệm thời gian bằng cách trở thành những người thành thạo Word!
Đăng lại Đăng lại tiếng riu ríu E-mail 5 mẹo để nạp đầy năng lượng cho máy VirtualBox Linux của bạnBạn mệt mỏi với hiệu suất kém do các máy ảo cung cấp? Đây là những gì bạn nên làm để tăng hiệu suất VirtualBox của mình.
Đọc tiếp Chủ đề liên quan- Năng suất
- Phần mềm soạn thảo văn bản
- Mẹo Microsoft Office
Dann là một nhà tư vấn chiến lược nội dung và tiếp thị, người giúp các công ty tạo ra nhu cầu và khách hàng tiềm năng. Anh ấy cũng viết blog về chiến lược và tiếp thị nội dung tại dannalbright.com.
Xem thêm từ Dann AlbrightTheo dõi bản tin của chúng tôi
Tham gia bản tin của chúng tôi để biết các mẹo công nghệ, đánh giá, sách điện tử miễn phí và các ưu đãi độc quyền!
Bấm vào đây để đăng ký